30分ルールのすゝめ

連休あとのふわふわとした気持ちもほどほどに、めずらしく今月2本目の記事なひぐしゅんです。

みなさんは会議すきですか？？

私は会議が苦手で、特に長いやつ！ ほんと無理！！

ということで、苦手な会議をイチ早く終わらすべく「30分ルール」というものをはじめてみました。

導入してからは少しだけ会議が好きに、そして何より時間短縮になったので真似してみてね。

1. 30分ルールとは

ずばり「30分ルール」とは、その名の通り会議を30分で終わらすことです。

みなさんもこれまでの会議を思い出してみてください。

・出席の必要がない会議
・アジェンダのない会議
・世間話の長い会議
・話し合うまでもない会議
・資料を読み上げてるだけの会議

どれかひとつでもあてはまった人は、今すぐに「30分ルール」を導入することをおすすめします。

30分ルールでは、

・話し合うべき事柄だけ議論し
・それ以外の事柄については事前や事後の確認とし
・徹底的に無駄を省くことで会議の質をあげて

時間短縮を目指すというものです。

2. 事前準備

まず会議前に大切なのは相手とのアジェンダの共有です。

何について話し合う会議なのか、目的がないと会議は長くなってしまうので会議前に共有するようにしましょう。

アジェンダには何でもかんでもつめこんでしまってはダメです。

会議はお互いの時間を拘束するので、顔を合わせて同期的にコミュニケーションすることに意味を持たせないと無駄なコストが発生してしまいます。

下記にあてはまるものはアジェンダからはずして、メールやチャットで事前にすまし、本当に話し合う必要があるものにしぼりましょう。

【アジェンダから外すもの】
・YESかNOかの二択で答えられる確認事項
・資料の内容に関する質問

そしてアジェンダと共に重要なのが、会議時間は30分であると伝えることです。

くれぐれも「30分で終わりたいです」という伝え方はしないように！

あくまで確保できた時間は30分であり、アジェンダについて話し合う時間であると認識を合わせるために必要なことです。

3. 会議でやること

いざ会議がはじまると日本特有のあれがあります。そう、世間話！

たしかに場をなごませるために有効なコミュニケーションですが、思わず話が長引いてしまうことも…。

世間話やアイスブレイクは会議がはじまるまでの時間にすませましょう。

こうすることで、時間になったあるいは参加者が揃ったタイミングで切り替えて本題に入ることができます。

世間話もほどほどに、いよいよ会議がスタート。

ここで大切なのは自分主体で話を進めることです。

いざ相手に主導権を渡してしまうと、アジェンダ以外の話題におよびやすいです。

自分からアジェンダを切り出し、それについて話し合う進行をするようにしましょう。

そうは言っても相手から質問や確認事項が出てくると思います。

この時も「今答えられるものか」「準備や確認が必要なものか」に分類して、後者であれば会議後にメールやチャットで共有する旨を伝えるようにしましょう。

まとめ

目的の事前共有、アジェンダの分類は時間短縮だけではなく、会議の質をあげることにもつながります。

ぜひ「30分ルール」を取り入れて、よき会議を！

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ついったーもみてね(●´ω`●)

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