おっちょこちょい&慌てがちな会社員の業務改善案

　私は昔から「おっちょこちょい」「慌てすぎ」と言われて育ってきました。会社員として、社会に出てからもこの性格はなかなか変わりません。
　例えば、「メールに資料を添付するのを忘れた」「日付や曜日を間違えて発信してしまった」「勤怠の打刻を忘れて業務を始めてしまった」などなど…これまで数え切れない失敗を積み重ねてきました。これが「おっちょこちょい」で許されているうちはまだいいのですが、小さな失敗は積み重なった結果、信用問題に発展してしまう恐れもあります。
　さらに、小さな失敗って意外と焦りに繋がるんですよね。

　今回、個人的には残念だと思う自分のうっかり&焦り体験から気づいた業務のつまづき所を洗い出し、具体的な改善案を考えてみました。

　ちなみに、普段はいち会社員として「自社システムとお取引先さまのサービスをつなぐツールの導入支援」や「メールマガジンの配信やWebのキャンペーンぺージ制作の進行管理」などの業務に携わっており、おもにメールでのコミュニケーションが多く発生しています。時々メールが捌ききれないことが近頃の悩みです。

わたしのつまづきエピソード５選

【1】メールに添付資料をつけずに発信しちゃった…！

■課題
メルマガ原稿のやりとりに必要な資料の添付を失念していまう、結果進行が滞る
■改善案
資料を添付しないとメールが送れない仕組みを作る
■実装案
Power Automateを使用したメール送付手順の仕組化

【2】申し込みの受け付けメールを見落としてしまって営業担当者から催促が…！！

■課題
出稿の申し込みメールが他のメールに埋もれてしまう、結果見落としのリスクが増える
■改善案
・出稿の申し込みメールを受けたら通知する仕組み
・出稿の申し込みをメールではない別のツールで受け付ける
■実装案
・Power Automate × Outlookを使用したメール受付の仕組化
・LINE BOTやTeamsを使用してエントリーの仕組みを根本的に変更する

【３】同じ説明を別々のメンバーから何度も求められる。前に説明資料はちゃんと作っているはずだけど、どこにいったか自分でもわからない！

■課題
プロジェクトごとの資料の格納方法がルール化されていないので、資料を作った人ではないと見つけられない。（自分でもあっちこっちにファイルを作成してしまう。）
■改善案
・ファイル名や格納先のルール化
・上記ルールの浸透活動（発信）
■実装案
・Power Automateなどを使用し、ファイル名の付け方を定義する
・BOT機能を使用して、普段ファイルにアクセスしない人も格納先がすぐに見つけられるような仕組みを作る

【4】すぐにメルマガの見積りを出して欲しい？他にも急ぎの対応があって、すぐに対応できません…許して！

■課題営業担当者が資料を出して欲しい時にすぐ作業時間が確保できない。
特に平日休みなどがあると返答まで時間がかかる。
■改善案
料金体系が決まっているので、希望の条件を入力したら見積金額を算出するツールを提供し、営業自身がすぐに確認ができるようにする。
■実装案
・BOTを使用して、条件を入力したらすぐに返答をするような仕組み
・Power Automateなどを使用し、金額だけではなく見積書をファイル作成してくれる仕組みまで準備する

【5】チーム内の誰が担当か分からないから全員CCに入れちゃうって？（大事なメール見落としちゃうよ…)

■課題
チームの中でも業務が比較的縦割りなので、チーム外部から担当者が分かり難いと言われる⇒結果、全員が宛先でメールを受けるため、大切なメールが埋もれる原因に
■改善案
それぞれ担当業務が決まっているので、自動的に担当にメールや問い合わせが振り分けられるようにする
■実装案
問い合わせメールのフォーマット化とPower Automateの組み合わせで仕組化
ex)メールの宛先にある文字列をルール化し、文字列から業務内容ごとに担当者へ振り分ける

　ここ最近業務効率化につながる技術について学んでいるのですが、実装案の引き出しがもっと出てくるようにもう少しアンテナをはって積極的に情報の収集を行っていきたいと思います。