書類整理は命がけ
ペーパーレスの時代にはなってきましたが、今でも時々大切な書類がどこに行ったか慌てて探すこと、少なくありません。通信回線の契約でプロバイダへの接続情報の書かれた書類、すぐに出せる人も意外と少ないと思います。
大切な書類ほど封筒に入ったまんま
プロバイダからの接続情報、ケータイショップでの契約書面、フレッツ光等の光回線の契約書類等々・・・・。
はい。
「封筒に入ったままの人、手を挙げて〜！」
どうでしょう？
いま、目の前で8人ぐらい手が上がりましたね（笑）。
どれが大切でどれが捨てていいのかが分からないので、とりあえずそのまま封筒に入れっぱなしで持ってる方がすくなくないのがこれらの書類。
”探す”時間を無くす
ドキュメント類の整理では、”探す”時間を限りなく少なくするのが理想。
必要な書類を探すのに1日3分かかっていたとしたら、
1ヶ月で90分。
1年で18時間。。。。
とてもとても勿体ない話です。
システム開発の現場にいた頃、プログラムの仕様書をなにかにつけて見ることが多く、この時に教わった整理の仕方が今も役に立っています。
半日かけて見出しだけを作っていた上司
サラリーマン1年目の頃、先輩上司が机にすわってずーーーーーーっとファイルの見出しだけを作っていた日がありました。 当時はなぜそんな事をしているのかが全く理解できず、不思議に思っていました。
しかし、その見出しは新しく構築するシステム仕様書のファイルで使うものでした。
この見出しのおかげでプログラムの仕様書を確認する時、必要な書類に即座にたどり着くことができました。 もし、この見出しが無かったら毎回探す作業をしていたと思うと、この先輩上司が半日かけていた時間はとても有効な時間効率化を行っていたことになります。
書類整理は命がけ
仕事だけじゃなく、いまは通信サービス関連の書類は必要なものをいつでも容易に取り出せるよう整理しておくことが必須です。 何が必要で何が必要でないか分からない方もいると思いますが、僕の考え方を少しご紹介。
通信に接続する情報（初期ID,PW等）が書かれた書類
契約内容、プラン、利用料金の支払方法等
端末分割支払に関する明細
保証書
ネット購入の品であれば購入証明書（保証書代わりになる時がある）
おおよそ、これぐらいかな。
それ以外の書類って、チラシや重要事項説明書類といったものだと思います。
手元の封筒から全部出して、こうした書類を抜き出します。
抜き出した書類は、こうしたクリアファイルに必ず開いた状態でファイルしていきます。重ねたりもしません。
ファイリングしたあとは、書類に見出しをつけていきます。
つける見出しで使うのは、僕はこのラミネートインデックスが手放せません。
このラミネートインデックスは見出し部分をシールできるので消えたり汚れたりし辛いんです。いいですよ、これ。
不要なものは潔く捨てましょう
こうして整理したもの以外は全て不要なものなので、シュレッダーにかけたるものはシュレッダーにかけて全部捨てましょう。残してもいいことありません。このファイルがあれば、我が家の通信・ITに関しては全部わかる。
そんな1冊が出来上がれば完璧です(^^)。
更新作業もお忘れなく
一度作ったら終わりではなく、パスワードを変更したり契約を別に切替えたりすることも発生します。そんな時には必ずファイルの中も新しくしましょう。その時に。すぐに。
”あとで”は禁物です。絶対、忘れます（笑）。
以上で、僕が書類整理するときの手順をまとめてみました。
自分でやるのが難しいなあ、一度整理してみて欲しいという方、いつでもお手伝いしますので、遠慮なく声かけてくださいね(^^)。
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