#216【組織改変に悪影響を与えないための３つのポイント】

どーも、はつです。

4月は、組織改変が最も多く行われる月です。

これまで慣れ親しんだ環境から別の環境に変わり、場合によっては不安を感じる人も多くいるのではないでしょうか？

しかし、多くの組織変更は、その当事者である部下やメンバーが、改変の理由や経緯を知らせられずに進められることがほとんどです。

そこで、今回は組織改変において部下が不安を感じるポイントにフォーカスし、具体的な解決策を提案していきます。

■組織改変に悪影響を与えないための３つのポイント

組織が改変される際に、部下への説明を忘れがちになります。

上司はある程度の経緯を把握していますが、部下はそのあたりの事情を全く知らされません。

部下が十分な情報を持っていないまま変更が進められると、その変更に抵抗を感じたり、不安を抱いたりすることがあります。

結果、それがうまく解決できないまま、組織に悪影響を与える可能性もあります。

そこで、上司は部下に対して、変更の背景や目的、進捗状況などを丁寧に説明することが求められます。
その際、次のような３つのポイントに注意するとよいでしょう。

●部下が理解しやすい言葉で説明する

組織改変は、理由や目的が分からないと、不安や不信感を抱かせることがあります。

そのため、上司は部下が理解しやすい言葉で、組織改変の理由や目的を説明する必要があります。

例えば、ある企業が部署の統合を行う場合

『シナジー効果』や『システムの統合』

などの専門用語を使って説明するよりも、

『より効率的に業務を進めるために、部署を統合して人員配置を見直すことになりました』

といったように、専門用語を避け、簡潔な言葉で説明することが望ましいでしょう。

●部下が知りたい情報に重点を置く

部下が知りたい情報に重点を置くことで、部下が納得しやすくなります。

組織改変においては、どのような部署・役割の変更があるのか、自分たちがどのような立場になるのか、その後の業務内容や組織運営にどのような影響を与えるのかなどが重要です。

上司は部下が知りたい情報に重点を置いて説明することで、部下の不安を解消することができます。

例えば、部下が仕事に使うツールやプロセスの変更について興味を持っている場合、具体的な変更点や新しいツールの使い方、トレーニングの計画などを説明することが求められます。

自分たちの仕事や職務に影響を及ぼす変更について、正確かつ詳細な情報を知りたいと考えることが多いでしょう。

●具体的なアクションプランを提示する

組織改変に伴う部下の不安は、具体的なアクションプランを提示することで解消されます。

変更に伴って部下が取るべき具体的なアクションを明確に説明し、部下が変更に対応できるようにする必要があります。

例えば、新しいプロセスを導入する場合は、部下に具体的な手順を説明することや、変更後の部署や役割の内容、新しいチームメンバーとのコミュニケーション方法、スキルアップのための研修などが挙げられます。

上司は、部下の不安に対して具体的なアクションプランを提示することで、部下が不安を感じないようにサポートすることができます。

■まとめ

ある程度、一方的に決められる組織改変ですが、それが組織の不満の要因になっては意味がありません。

しかし、組織である以上、経営者の判断や考えを受け入れなければならないのも事実です。

組織改変が強みになるように、何も知らされない人や情報を持っていない人がいることを十分に配慮して丁寧な説明を心がけましょう。

というわけで、おわり。