オンライン秘書のサポートで得られる効果〜15分のZoom壁打ち編〜

こんにちは。オンライン秘書のヤマアキです。

前回のnoteでは、オンライン秘書になにをお願いするか迷ったときは、”時間と労力がかかっている業務”をお任せくださいとお話しました。

今回は、オンライン秘書って聞いたことはあるけれけど、導入するとどんな効果があるの？と疑問をもたれている方にオンライン秘書を雇ったときの効果をお伝えします。

実際に、お客様にオンライン秘書を導入して良かった点を聞いたみたところ、「抽象的な相談（指示）を具体化してくれるところが良かった」とおっしゃっていただく機会がありました。

オンライン秘書のひとつの活用方法として、みなさんのご参考になると嬉しいです。

〇Zoomの打ち合わせで、やりたいことの整理ができる

個人で経営をされている方は、事業を継続するためにやらなければならないことがたくさんあります。
たとえば、集客、マーケティング、営業、顧客対応、経理、教育、今後の事業計画…など、仕事の範囲は多岐にわたります。

そのなかで、”時間があったら試してみたいこと”や、”今後の事業展開のために注力したいこと”があるものです。けれど、全体のなかでの優先順位が低くく、そこまで手が回らない。。そんなお悩みを聞いてきました。

そんなときは、オンライン秘書との｢15分のzoom打ち合わせ｣が効果を発揮します。
打ち合わせの流れをご紹介します。

①お願いしたいことを話していただく
まずは、オンライン秘書（私）にお願いできそうなことをお客様にだぁーと話してもらい、私が書き出していきます。
↓
②対応方法のざっくり確認
そして、その依頼したい事項のなかで私が対応できることをピックアップして「～という方法でよろしければできます。」とか、「この作業の目的は～で合っていますか？」などと軽く確認をします。この確認の工程は、お客様と私の間での認識の食い違いを予防するためにとても重要です。
↓
③優先順位・期限決め
先程の依頼したい事項のなかで、優先順位、期限を確認して予定を立てていきます。（スケジュールを共有しているのであれば、Googleカレンダーなどにタスク登録するのもいいですね。）
そして、依頼事項を一覧にしてまとめると、お客様と私の”やることリスト”の完成です。

〇抽象的な「こういう物を作りたい」から、「ではどうする？」と具体化していく。

やることリストができたら、あとは実行の段階です。

たとえば、私はこのような流れで”顧客リスト”を作成しました。
作成前に確認したことは、使用目的と必須項目です。この段階では、お客様のなかでまだそこまで完成像がはっきりしていなくても大丈夫です。なぜなら、私がたたき台として作った顧客リストを見ていただくと、自然に「あ！そういえば業種も入れてほしい！」などとより望んでいる完成像が見えてくるからです。

〇まとめ

抽象的な指示から具体化していく過程では、概要をつかんだうえでまずは手早くたたき台を作ります。それをお客様に確認をしていただき、具体性を高めてお客様の理想に近づけます。オンライン秘書が身近にいると、頭の片隅に追いやられてしまったやるべきことや、やりたいことに着手するきっかけを作ることができます。

少しでも興味をもっていただいた方は、お力になれる業務をまとめたお仕事紹介ページをご覧いただけますと嬉しいです。

ヤマアキWork

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最後までお読みくださり、ありがとうございました！