Salesforce構築物語2ヶ月目　〜"取引先"での代理店運用と"商談"の項目整理〜

こんにちは！

今日から3月になりましたね！

桜もあと3週間ほどで咲きそうですかね🤔🌸

春ってhappyな気持ちになるし、
お洋服も可愛い季節なので
春が待ち遠しいはすみんです。笑🥺🌷

前回に引き続き、2月のSalesforce構築状況をnoteに書きました🎉🎉

私が想像していたより遥かに多くの方々から、
反響いただきとても嬉しいです！あらためてありがとうございます😊💓

今回、はじめて私のnoteを読んでくださる方は1月の構築物語もチェックしてもらえると👇

私についての自己紹介的な内容はこちらを読んでもらえると👇

さて、それでは早速、
2月で私が対応したSalesforce構築物語のはじまりはじまり〜🤹‍♀️

Week5

・取引先名＝LEADPAD利用orパートナーの企業名 に統一
・【パートナー種別】を作成、管理。
　└既存顧客、解約顧客、代理店の分類でまずはスタート。
　　パートナー経由の顧客かどうかを測る、顧客属性を管理するという目的

・代理店の管理方法ルールを作る（簡易版）
　→弊社は小規模ながらパートナー（代理店）さんからのトスアップや紹介があるので、この商談に関わる企業は『どの企業か？』ということを管理したいと思いました。

   また、Salesforceを活用することで、将来的に
『どの流入経路、代理店からのLTVが高いのか？』
『売り上げ予測』
『売り上げに関わるマージン、請求書の送付先』
をSalesforceのダッシュボードで一元管理したいと思いました。

   一気に着手するのは正直難しいし、いろいろ追いつかないな（パートナーのランク制度を決めるなど）と思い、
まずは、直販かパートナー（代理店）か？　
というところだけを簡易的に管理することにしました。

   実際の設定した内容👇

・ビューの条件設定について学ぶ
・取引先のセクション追加について

【オブジェクトマネージャー＞項目とリレーション＞取引先＞ページレイアウト＞Account Layout】

・代理店の管理方法、それに基づく内容についてレクチャーをいただく
　→いずれは、パートナー制度を整えて、ランクごとにマージンなどが把握できるようにしたいと思っています！（経理目線でもこれが管理できるとラクだなと！）

・CSパイプラインについて検討　
　→現状は営業のパイプラインまでしか考えられていなくて、受注後のCSの管理もSalesforceで設計したいと思い、担当の方へ相談しました！
弊社は、CSがNotionを使って顧客管理やマニュアル作成をしているので、こちらをSalesforceに移行できるようにしたいと思っています。
ややハードルが高いのですが、パイプラインから設計を検討することにしました！

👇Salesforceさんの管理方法や他社さんの内容をお聞きしたものを参考にしようと思っています👇

■Salesforceさんの例
・受注後に自動で更新商談を立つように設定されているとのこと。
・CSフェーズも管理している（数字で）

■私がイメージするのRocketsのCS商談フェーズ管理
【01運用開始→02ハイタッチ→03定着→04更新打診→05回答待ち→06更新確定（88解約）】

Week6

・失注の定義見直し
　失注という概念を持たずに、管理しようとしたんですが、やはり管理しにくいかもということになり、
『C-見込み（3ヶ月以内）』と『D-長期案件』を失注に統合しました！

👇見直し後のフェーズ内容👇

・商談の種別の項目の持ち方について
　→こちらはデフォルトの項目ですが、細かく分けても使いこなせないので、一旦SalesかCSかだけわかるようにしました。

👇後々ここも細かく設定しようと思っています！👇

【設定＞オブジェクトマネージャー＞商談＞項目とリレーション＞種別＞商談 種別 選択リスト値＞編集or新規＞保存】

・必須項目の持たせた方
　→「この項目は必須で入力して欲しい！」というときに必須項目を活用できます。
ただし、必須にしなくても、入力規則やプロセルビルダーを活用できたりはするみたいですが、一旦必須項目の持たせ方について！

   必須項目にする方法は２つあるそうです。

▶︎Salesforce Help：カスタム項目を必須にする方法

①ページレイアウトで必須項目にする
→レイアウトごとに必須項目を変更できる。

【設定＞オブジェクトマネージャー＞ページレイアウト＞Lead Layout＞編集 （編集済み）】

   ②項目自体を必須項目にする
   →こちらを入力しないと保存できない、という強い制限となる。

   メリットデメリットはそれぞれあると思うのですが、
弊社はいろんなサービス連携を考えているので、
必須項目を作り過ぎてしまうと後々影響が出てきそうと思ったので、必須項目をミニマムで設定しました！

👇弊社の必須項目内容はこちら👇

■商談
商談名/取引先名/フェーズ/完了予定日
■取引先
取引先名
■取引先責任者
名前/取引先名

Week7

・商談のデフォルトの項目を削除
→英語だし、きっと使うことはないから（あっても新しく作成すればいいし）と思い削除しました！

・ユーザー削除
→ユーザーは削除はできず、凍結、することは可能😵
→ユーザーの判断の仕方は"有効"があるかないかで判断する
▶︎Salesforce Help：ユーザーの削除・ユーザーの無効化

❗️重要❗️
IntegrationB2B→というアカウントは凍結させない方がいいらしいです！
Pardot（MA）を導入した時にPardotに紐づく連携アカウントになりうるため。
その他のデフォルトユーザーアカウントは凍結しても問題ないそうです！

・ユーザー重複のロジック
　🚨問題発生🚨
特定のユーザーがなぜかユーザー追加ができない...

　😩原因😩
Salesforce開発環境に同一メールアドレス、ユーザー名が存在していたから

　🙆‍♀️解決策🙆‍♀️
同一メールアドレスでの登録はOK
ただし、同一ユーザー名の登録はNG→@前のユーザー名を変更したら登録OK

👇エラー内容と対処法👇

▶︎Salesforce Help：ユーザ名の作成時に「ユーザ名がすでに登録されています」エラー・Salesforce のユーザ名がメールアドレスである必要はない

メモ📝
chatterだけをアクセスできる無料ライセンスなどもあるそう。
→あまり使うケースがないそうですが...

・Salesforceで項目を設定する上での並べ方について
　→左から右へ項目設定をすることを推奨
（人の思考が左から右へ映るのでその流れで項目は設定をするとよい。とのこと）

■項目の並べ方について（まとめ）
左は重要項目、必須項目
右は任意項目など
フェーズ、完了予定日、金額は左がいいかも

・プロセスビルダーを使って案件可否を自動入力
　→C-見込み（3ヶ月以内）になったら自動で案件化日が入るように設定しました！
　→考えないといけないこと：案件化日の日にちの持たせ方（企業規模によって商談からB-決裁者合意になるケースもあるため要確認）

👇実際に私が設定したフロー👇

⑴プロセスビルダーを新規で作成
【設定＞プロセスビルダー＞新規＞プロセスビルダーで続行＞プロセス名、API参照名入力（案件化日を自動で入力する）＞プロセスを開始するタイミング＞レコードが変更された時＞Save】

⑵オブジェクトを作成
【オブジェクト＞オブジェクトを検索＞商談＞プロセスを開始（レコード作成したときのみor作成または編集した時）を選択＞保存】

⑶条件を追加
条件を追加＞条件名＞アクションの実行条件（条件を満たしている）＞『条件を設定』＞項目＞項目を検索＞日付&時間＞TODAY＞Choose＞種別＞選択リスト＞値＞ステータスを入力＞いずれかの条件に一致＞保存＞有効化

▶︎Salesforce Help：プロセスビルダー

・失注情報の見直し
　└再度アプローチするだけなら→日付だけでよい
　└製品開発にいかすなら→競合情報、現在使っているサービスなどの情報をとるとよい。（Salesforceさんはそうしているそう）

Week8

＜行動＞
・終日チェック、場所→ページレイアウトから削除
・関連先、名前→配置換え
・種別（メール、電話など）をページレイアウトから削除
・行動の項目見直し
　→商談の内容は【新規行動】で蓄積していこう方向で進めるのが良さそう。（Buffの野村さんよりアドバイスいただきました！）
   商談前後で記入する項目を設定しようと思っています。


   ★検討した内容★
・商談前に記入する項目：現状は設けないことにしました🙅‍♀️サービスの売り方をこれから模索していくということで一旦は見送り。

・商談後記入する項目：導入MA・SFA・CRMの１つだけにすることにしました。後々増やしていく方向に
　└プルダウン（複数選択）の項目を設定しました！
　└ 選択リスト作成
【設定＞選択リスト＞選択リスト値セット＞新規＞表示ラベル入力＞名前＞値を入力（プルダウンにしたい項目）＞保存】一旦、MA_SFA_CRMという項目を簡易的に作成。

・活動で新規項目作成
　→行動というオブジェクトでは作成ができなかった。活動で作成。
▶︎Salesforce Help：ToDo または行動のカスタム項目を作成する

＜商談＞
・商談フェーズの見直し
　→アルファベットから数字に移行を検討
　👇検討フェーズ内容👇

・クラウドサインの締結内容の反映
　→取引先ではなく商談でセクションを設定する方向で進みそうです！
　👇検討項目👇

・失注したら記入のセクション追加

①失注理由：プルダウン（１つのみ）
まずは６つでライトな感じで！分析したいのでこちらはまずミニマム運用✌️
②失注メモ：テキスト入力
③再アプローチ日：日付入力

👇失注したら記入する内容（３つ）👇
　（プロセスビルダーや入力規則でさらに作り込みたい！！！）

＜カスタムオブジェクト＞
・カスタムオブジェクト作成検討
　→CSのパイプラインはカスタムオブジェクトで進める予定で設計しようとしています！

😭⚡️ここで悲報です⚡️😭

・Einstein 活動キャプチャでメールを自動紐づけられるのは6ヶ月までらしいです...
🚨発覚した経緯🚨
過去のメール取り込み内容を確認していたところ、
1年以上前のメール内容が紐づいていないことに気づき、
サポートに問い合わせをしたところ上記事象を確認😂

さらにさらに....
Einstein 活動キャプチャを利用してメール履歴を保持できる期間は2年だそうです。
   それ以降はデータアーカイブされ見れなくなってしまうそうです、、、、

■Einstein 活動キャプチャのメリット・デメリット
・メリット：一度【Einstein 活動キャプチャ】を設定してしまえば、Salesforceに登録されている取引先責任者、リードとのメール履歴は自動で記憶され、手間なくデータ蓄積ができる。
・デメリット：半永久的にデータが蓄積しないため、過去メール履歴を一定の期間をすぎると確認できない。

▶︎参照：Salesforceさんは手動でメール記録をしているそうです。
（弊社も手動記録で再度検討です...）

・商品登録を試みました！
　→簡易的に商品名だけ

▶︎Salesforce Help：商品の管理

むすび

2月の"Salesforceと私の構築物語"はここまでとなります！

いや〜、2月も頑張りました！！！

いろいろ設定を進めたり、学びと壁にぶち当たりながらも前進できているなと思います😊

3月までには、クラウドサイン連携、CS運用まで進みたいと思いますので、引き続き頑張っていこうと思います^^

あと、私ごとですが、
『Salesforce認定 Sales Cloudコンサルタント』
を年内に取得することを目標に頑張っていこうと決断いたしました！（やるならしっかり形に残したいなと👍）

もう春はすぐそこに来ていますね！
次リリースする頃はちょうど桜が満開でしょうか😆🌸
(今年の開花予想は3月21日とかですね🌸)

また、3月の内容は4月上旬にnoteリリースしますので、
次回またお会いしましょう！

  ご相談やコミュニケーション取りたいよ！

  っていう方いたら、いつでもTwitterやFacebookなどご連絡ください🤗

  では、また来月お会いしましょう👋

  はすみん🌻