青信号はなんで緑なの？

長女を保育園に送っていくいつもの道。
娘「パパ！なんで青信号って緑なの？なんかおかしいよね。」
僕「た、確かに。みんな当たり前に青って言ってるけど本当は緑だよね。」
・・・

僕「これさ、外国ではちゃんと緑信号は進め。なんだってよ。」
娘「パパ。進めは青信号でしょ！」
心の声「この会話、無限ループやんけ！」

ざわつきポイント

・言葉で表現されたものと実際が違う
・表現と実際が違うのに当たり前と思っている
・緑、黄、赤は世界共通の信号なのに日本だけ表現が青
つまり、伝えた内容と伝わった内容がズレるということ。
これ、説明しても伝わらないって話し。仕事でよく聞くなぁ・・・

伝わらない。には訳がある

・あなたの当たり前は、相手と同じ当たり前？
・チームの当たり前は、他部署と同じ当たり前？
結論から言えば、間違いなく違います！

「今度のプロジェクトで四角い箱を使いますので用意してください。」
何の気なしで聞けばスルーしてしまう業務伝達です。
しかし、締切近くになり、おそらくスタッフの行動は止まるでしょう。

なぜか？
・プロジェクトの目的や展望、使う箱の目的が説明されていない
・四角い箱は・・・正方形？　長方形？　大きさは？

伝える側のイメージを言葉で伝えるとき、大きな情報ロスがあります。
言った。から、伝わった。は100％あり得ません。
伝える技術を磨かなければ、人は動いてくれません。

頭のいい説明「すぐできる」コツ

長女の質問にざわついている時に、ちょうど手に取った本があったので内容を簡単に紹介します！

説明の効果は三段階に分割できます。
第一は「伝える」段階
第二は「伝わる」段階
第三は「結果が出る」段階

頭のいい説明「すぐできる」コツより

●伝える・・・一方的。相手に伝わったかは不明。
●伝わる・・・聞き手が理解した状態。頭の中だけの話。
●結果が出る・・・話し手の意図が実現。相手が行動を起こす。

あなたが話し終わったあと、相手やチームがぽかん。としないためのスキルを簡単にまとめてみました。

①結論で始まり、結論で終わる
②話題の全体像、大枠の情報→詳細で具体的な情報の順で話す
③見聞きした事実→そこから得たあなたの解釈や意見を加える
それぞれ見ていきましょう。

①結論で始まり、結論で終わる

説明には、情報を正確に伝える以上の目的があります。典型例は下の2つ。
・説明を聞いて、こうして欲しい、こうなって欲しい
・こんな行動につながってほしい
つまり「お願いごと」と捉えると整理しやすいです。

「これから○○についてのお願い（結論）が３つあります。」
相手は「これからこんな話があるんだな。」「要件は3個あるのか。」
と話の要点を整理して注意を向けやすくなります。

そしてお願い事の中身の話に②③のスキルを使います。
これで聞きやすさが格段に上がります。
「なるほど。」となったところで振り返りの意味も込めて再び冒頭の結論で締めましょう。

②話題の全体像、大枠の情報→詳細で具体的な情報の順で話す

全体像とは、相手と前提を合わせる作業です。
仮にデイサービスの１か月のキャンセル率が10％だったとします。
相手にとって、これは多いのか少ないのかわからないですよね。

「前年同月は20％だったところ、今年度は10％でした！」
これなら一緒に喜べそうです♪
ここで初めて10%の具体的な中身、病欠なのか用事なのか。など詳細情報の話が有効なものとなります。

③見聞きした事実→そこから得たあなたの解釈や意見を加える

『お願い』が生まれた背景やストーリーが、事実。ということになります。
業務命令的に「○○してください」みたいなのよくありますが、人は動きませんよね。

『お願い事をする』と捉えると、お願いしたい理由を話すのは自然なことですね。
協力したいと思える情報（背景情報）とは、「そもそもお願いをしたい理由は○○」というストーリー的な情報です。
当然、そこには話し手の感情が宿っているから協力したくなる訳です。

まとめ

説明はコミュニケーションの手法の一つです。
センスがあるから説明がうまいのではないことは絶対に覚えておいてください。

実はコミュニケーションは体系化された学問なのです。
習って練習をすれば誰でも使いこなすことができるものです。

さあ明日からやってみよう♪