事務処理の自動化にトライしてみる
事務処理の自動化のキモは？
二重入力を止める
「人によるデータの二重入力をできる限り止める」ことを目標にしました。
転記作業で「間違いが起きる」と同時に「時間が掛かる＝コスト増」になるからです。
仕入伝票などがCSV形式やPDFで送られてくれば、EDI（Electronic Data Interchange・電子データ交換）も可能になります。
既存の会計パッケージソフトの機能を使う
腹式簿記は、一つの処理 (取引という) に対し、二つの記帳をする方式です。
「貸方」や「借方」など特殊用語があり、経理を専門に勉強した人でないと構造を理解するのが難しい分野です。この難しさが「事務職員の聖域」になっている一つの原因かと思われます。多くの会計ソフトは、CSVファイルでのデータ入力が可能なので、できる限り科目に合わせた振替伝票形式のデータを生成して、会計ソフトに入力する方式を採用しました。
岡部 洋一 元放送大学学長 (東京大学名誉教授)が書いた「複式簿記」が大変わかりやすいです。複式簿記の本質がよく理解できます。教科書は「知識の圧縮」が目的だと思います。一読をお勧めします。
http://www.moge.org/okabe/temp/balance/node7.html
http://www.moge.org/okabe/
エクセルをデータ入力ツールとして使う
テンプレートを作成して立替金精算・カード使用・売上・仕入などの伝票を入力する方式を採用しました。
Pythonには、エクセルを操作する「openpyxl」や「pandas」など豊富なライブラリーが揃っています。今回はデータ分析が主ではないので、主にopenpyxlを使いました。詳しくは別に書きます。
バッチ処理で動かす
事務処理では、リアルタイム性は求められていません。どんなに短期間でも日次決算です。
一定期間データを集め、複数の処理をある程度まとめて一括処理を行う、バッチ処理で十分に効率化ができます。
完成目標の概念図
疎結合でデータ連携を行う
ツール類
Mac Book Air M2
日常的に使っているPCです。Windows は検証用に10を使用しています。
Python3
MacにはデフォルトでPythonがインストール済みです。インストールされていないMacもありましたので、チェックした方が良いでしょう。
Windowsは以下のアドレスが参考になります。
https://www.sejuku.net/blog/33294
https://okumuralab.org/~okumura/python/install.html
PyCharm
統合開発環境（ IDE：Integrated Development Environment）です。
簡単で便利なので使っています。Pythonで実行形式のプログラムも作れます（若い人に作ってもらった）がプログラムを動かしながらならこれで十分かと思います。PyCharmの機能の殆どは使っていない状況です。
PyCharm Community 版 （無料）で十分です。
https://www.jetbrains.com/ja-jp/pycharm/download/?section=mac
SQLite ： リレーショナル・データベース
Macには最初からインストールされています。サーバー不要のお手軽データベースです。
https://www.javadrive.jp/sqlite/
請求データと登録したデータの付け合わせにどうしても必要になります。
案件の収益状況の把握などでも必要です。
DB Browser for SQLite
SQLiteのデータベースを作成・閲覧・編集できるほか、肥大化したデータベースを最適化してファイルサイズを小さくすることも可能です。GUIで操作することができるツールです。
https://www.javadrive.jp/sqlite-db-browser/
エクセルのテンプレートファイル
個別のプログラムを説明する時にダウンロードできるようにします。
現時点で感じていること
①クレジット・カードをできる限り使うことと、②社員の立替金の精算は１ヶ月に一回の振り込みにする。このことで事務作業は大幅に軽減されました。
これは「組織のシステムの変更」です。やり方を変更するための社員のモチベーションが最も重要だと感じています。そのためには「社員に対する説明」と「効果の実感」が必要と考えています。
これから
実際に動かしている Python のプログラムを公開しようと考えています。
コードが綺麗でないのはご容赦願います。自分の理解のためもありますが、コメントをたくさん書くつもりです。
トラブルや問題点も記述しようと思います。
全てのコードを書き換えればもう少し読みやすくなるはずですが・・・
恥ずかしいChatGPT への問い合わせも開示したいと思います。
ご参考
少人数の会合で使ったパワーポイントのPDFです。
この記事が気に入ったらサポートをしてみませんか？