テキストコミュニケーションは、返信スピード×手数で考えろ
はじめに
たまには時事ネタまとめ以外も書こうということで・・
iCAREには「誰と共に働きたいか」「仕事をする上で意識すべきアクション」を明確にするクレド＆バリューがあります。そのバリューの中から「スピードはあがらないか」について、私が日頃意識していることを紹介します！
ポイント
返信する速さだけでなく、メールが往復する数を減らすことを考える
メリット1 「この人とのやり取りってスムーズだな」と思ってもらえる
メリット2 原則ボールが宙に浮かなくなる
どうやるか1 メールをただの会話にしない
どうやるか2 自分の作業処理スピードを把握する
メールが往復する数を減らすことを考えろ！
これ、20代の頃に当時の上司から教わったことです。
当時、めちゃくちゃメールが多い業務で、「いかに手数を短くメールのラリーを終えられるか考えろ」と骨身に染みるくらい言われていました。（ありがたい・・）
仕事ができる人はメールの返信が速いとは言いますが、メールの往復回数も少ないです。ラリーの回数意識してますか？5往復のメールを3往復で済ますことができたら、メールに割く時間も削減できますよね。
時間削減だけではなく、メリットについてもご紹介しますね。
メリット1 「この人とはスムーズに仕事できそうだな」と思ってもらえる
ラリーを減らすことを考えていると、「どうすればこのやり取りが短く早く終わるか」めちゃくちゃ考えることになります。それってつまり、「いかに少ないやりとりで、相手との関係を築けるか」ということ
これができるようになると、メール相手にも「この人って仕事できそうだな」「スムーズにプロジェクト取り組めそうだな」と思ってもらえるのです。
デートに例えたらわかりやすいかもしれないですが、日程がスムーズにきまって、さらに相手から「楽しみにしてますね！」なんて言われたら、当日への期待が高まりませんか？
メリット2 原則ボールが宙に浮かなくなる
ラリーを減らそうと思うと、例えば、「確認してほしい」という依頼が来た時に「確認してお返事します！」みたいな一次返信が減ります。
取り急ぎわかってることは返信して、「ここまではこういう感じです！ここから先は〇日後までに返信しますね！」みたいな返信になるのです。
※私はこの時点でタスク化して、カレンダーに追加調査と返信を行う予定を入れちゃいます。
これを続けていると、ラリーが減るだけでなく、「あとで調べて返信しようと思ってたけど忘れてた」ということも減るので、タスクの見落としも減ります。なんて素敵！
どうやるか1 メールをただの会話にしない
テキストコミュニケーションは会話ではありません。これはメールだけでなくチャットツールも同じだと思います（会話を楽しむだけなら、意識する必要はないです！）
メールのやりとりもミニマムなプロジェクト。このプロジェクトのゴール（アポイントなのか資料送付なのか謝罪なのかいろいろですが・・）にいかにスムーズにたどり着くか、考えて対応することが大事です。
なお、ラリーを短くすることだけ考えると、そっけなくなってしまう可能性もあります。短いラリーで「円滑に関係を築きつつ」プロジェクトのゴールにたどり着く方法を考えてみてください。
どうやるか2 自分の作業処理スピードを把握する
で、やっぱり自分の作業時間を把握してるかどうかって大事になってくるんです。メールの返信が遅くなっても事態はスムーズに進みません。
新たに入ってきたメールに対して、ちょっと調べたりしてから返信する余裕があるのか、今はそんな時間ないからひとまず「後で連絡します！」と言わなきゃなのかは、
・今自分がどのくらいのタスクを抱えているのか
・どのくらいの作業時間で終わるのか
このあたりが把握ができてないと、すぐに判断できないんですね。
なので、ざっとでもよいので、自分が作業時間に対してどのくらいの時間を割いているのか、いまバッファがどのくらいあるのかは把握しておきましょう。
なお、上記にプラスして、期限を決めるというのも大事です。
ということで、すでにやっていらっしゃる方も多いとは思いますが
まだの方は是非「ラリーを短くする」を意識してみてくださいね！
習慣になるとプロジェクト推進的なことをするときも役にたちますよ！
なんて偉そうな感じで書きましたけど、私もまだうまくラリーを減らせてないことも多いです。一緒にがんばりましょう。
iCAREでは一緒に働く仲間も募集中です！
クレド＆バリュー、パーパスに共感された方は特にぜひ！
この記事が気に入ったらサポートをしてみませんか？