欲しい情報にすぐ手が届く！がんばらない基本の整理術~キャリコンの場合~

ファイルがやたらと溜まってくる現象にお困りでは？

フリーランスで活動されている方は特に、所属団体や務受託先が増えたり、研修を受けたりする度に書類が増えますよね。コロナ禍で紙の資料からデータへの移行も進み、扱いに困っている方も多いのではないでしょうか。

「あの資料にいいこと書いてあったけどどこだっけ？？」
「応募するのに資格の登録番号が要るけどどこだっけ？？」

今回は、そんなストレスをなくして、スムーズに業務を進めるために、ズボラな私がしている情報整理についてまとめてみます。

Googleドライブを使ったフォルダ仕分け

基本的に、Googleドライブを使います。PCにあれこれ置きっぱなしにしていた時期、急にPCの調子が悪くなってきた時には本当に焦りました……。

こちらは私のキャリコン関係のフォルダ直下。「並べたい順」に頭に番号をふっています。（表示順が変わってしまった時でも、「名前」をクリックすれば番号順に整列してくれるため）

基本はリアル収納と一緒。
「仕舞うときに迷わない。欲しいものがすぐ取り出せる」

リアルでモノを収納するときのポイントのひとつは、すべてのモノに対して住所を決めること、と言われています（多分こんまりさん）。これは書類整理も同じですね。

リアルと違うのは、取り出すときに「検索がかけられる」こと。便利ですよね！よって、以下二つを意識するだけでも、けっこう機能的な感じに仕上がります。

• フォルダの構成は「仕舞う時に迷わない」優先で決める

• フォルダ名は「検索したら出る」ものにする

「フォルダ/ファイル名をひと工夫」が圧倒的に便利！！

フォルダ名やファイル名は、いつでも自由に変えられますし、長くても問題なし。そこで、私はこんなふうに工夫していますという例を一つ。

キャリアコンサルタントという資格は、資格更新のために決まった時間数分の研修を受けることになっていて、その種類が二つあるなど、数字を覚えるのが苦手な私にはけっこうフクザツ。そこで、こんなふうにしています。

研修後、修了証をゲットしたら、フォルダにしまう際に時間数をプラスしていけばオーケー。残り時間が一目瞭然です。そして、更新の申請開始日はドキュメントファイル名に追記。

こうしておけば、いちいち進捗管理ファイルを作る必要も、修了証を開いてチェックし直す必要もなし。便利です。

まとめ

今回は、データの整理にあまり慣れていな方の参考になればと、私がやっている方法をまとめてみました。一回整理する場所をつくってしまえば、あとは隙間時間にポイポイっとファイルを放り込んでいくだけで、快適な仕事環境になります。まだの方はぜひ試してみてくださいね。