仕事の段取りを考えてみる

最近、なんとなく毎日の仕事が忙しい。仕事柄どうしてもすぐに対応しなくてはいけないものも多く、予定通りにはいかないことも多くて。

その日ぐらしになっている面が否めない。

でも、それじゃいけない・・・と、時々自分を修正しているのですが、今、自分がどんなふうに仕事をしているのか、どんなふうにしていけばいいのかを考えてみたいと思います。

仕事の優先順位を考える

私は看護師ですが、病棟で仕事をしているわけではありません。病院の入院、退院の窓口、調整の役割を担っています。

おおまかな具体的な内容は・・・
・近隣の病院、施設、ケアマネージャーからの入院の電話相談対応
・入院検討の準備（資料作成）
・入院に向けての家族面談
・入院日調整、入院日決定時の事務処理
・入院後の方向性が施設入所の場合は、施設入所申し込み支援
・施設と情報共有、連携
・病棟での多職種カンファレンス
・退院決定時の事務処理

他にもいろいろあるのですが、大まかにはこんな感じです。これを、緊急度と重要度に分けて考えていけばいいのではないかと思うのです。

働き方の健康診断 第3回 時間リッチの秘訣は「優先順位」より

ただ、そんなに単純な話ではなく、複数の患者さんの対応が常に動いていますし、いろんな職種が関わる分、業務が複雑化しているような気がします。

ですので、緊急かつ重要な業務は最優先にし、緊急だけど重要でないことには自分以外でもできることがないか考えてみるのも大事かもしれないって思ったりしています。

自分が今抱えている仕事が、どれに当たるのかを理解して、整理して、仕事ができればいいのかなって思うんです。

勤務時間は有限ですからね。

やることリストを作る

やることがたくさんになると、それだけで「やらなきゃ」という気持ちで、頭がぐるぐるしちゃう時ってないですか？

私は時々あるのです。今日の私はまさにそんな感じでした。

そんな時は、一度紙に書いてみると、頭が整理されてきます。

頭で考えているだけだと、うまく業務量が把握できなかったりするのですが、実際に紙に書いてみて、いつなにをしなくてはいけないのかを時系列で整理すると、「あれ？」って、思ったほどじゃないことに気付ける時があるのです。

すべてを同じ時間にする必要はないので、段取りが組めれば焦ることもない、そんなことも多いのではないかと、自分の経験から思うのです。

あれをしなきゃ、これをしなきゃ、と焦るばかりじゃなく、やることを見える化してみましょうという話でした。

空いた時間で何をするかを考える

緊急度の高い業務の話を中心にしてきましたが、一番大事な、緊急ではないが重要な業務。これをいつするのか。

まとまった時間がないと出来ないことは、時々思いがけずまとまった時間が取れた時にすると決めておく。やらなければいけない作業的なものは、やることを決めておけば隙間時間ですると決めておくことも出来る。

私の業務でいえば、例えば、やっていることをデータ化するための材料をそろえるのは隙間時間で、それを分析することやそのデータ分析をする目的の修正はまとまった時間に。

そんなふうに決めておくことが大事だと思っています。

もちろん期限があるものは、時間を作る必要はあるのですが、できるだけ慌ててすることがないように段取りは考えていく必要がありますね。

そして、緊急でも重要でもない業務、これは雑談とかでしょうか（笑）。職場の雰囲気や人間関係をつくる上では、ほどほどには必要なことかもしれませんね。