ハピラのテレワークのこれまでとこれからを社内システム担当に聞いてみた。
こんにちは！
note担当のおざわです。
ずっと自宅にいるとどうしても運動不足になりがちですね…。
あまりにも動かなすぎるので最近switchのフィットボクシングを始めました。
痩せますように…と願いを込めながらパンチを繰り出す日々です。
みなさんはおうちで運動されてますか？
さて、前回のnote(https://note.com/hapilanote/n/ne9526d42f96a)でお話した通り、今回からはハピラで働く社員にスポットを当てていきたいと思います！
社員インタビュー新年第一弾は、経営管理部のEさん。
社内システムを担当するEさんはいつでも優しく、些細な質問にもすぐ的確な回答をくれる、ハピラのパパのような存在です。
テレワークへの準備を進めてきたEさん。
ポケモンを愛するEさんにテレワークのこれまでとこれからを聞いてみました！
テレワークの取り組みまでの経緯を教えて下さい。
Eさん：ハピラでは2020年4月に緊急事態宣言が発令される前から、テレワークができる環境を整えようとしていました。
営業担当者が外出や出張している際でも、社内にいるのと同じように仕事を行うことを可能にするためと、東京オリンピックが決まっていたので、開催期間中、全社員が自宅から業務ができる…ということを目標にしていました。
テレワークに向けての具体的な施策を教えてください。
Eさん：大きく３つのことをしました。
1つめは社外から社内にネットワークがつながるようにしたこと、
2つめは固定電話を廃止し、社員全員に配布した社用スマートフォンで電話対応ができるようにしたこと、
3つめは受信したFAXを紙ではなく電子ファイル化したことです。
おざわ：固定電話は今スマートフォンのアプリで対応してますよね。どの業者さんにお願いするか、というのはどういった基準で決められたんですか？
Eさん：基準は…音声の品質がいいこと、導入実績がたくさんあって評価もいいこと、ですね。有力なところから選んでいきました。
おざわ：なるほど…その選定もEさんが行ったんですね。
Eさん：やりましたね。もともと前任のシステム担当者と話し合っていたときは別のものを選んでいたんですけど、考え直して…今のシステムにしました。
システムの導入やテレワークの実現に向けて、工夫したことを教えて下さい。
Eさん：ネットワークと電話とFAXって業務での核になるものだと思っていて、それを全部刷新するとなると混乱は避けられないなと感じていました。
極力その混乱が少なくなるよう、できるだけマニュアルを作ったりとか、直接説明する機会を設けるとか、そういったところはやるようにしました。
おざわ：電話アプリのマニュアルはとても助かりました。
Eさん：あのマニュアルは…コピペコピペでやっちゃったんですけど(笑)
おざわ：Eさんって、テレワーク開始以前の新システム導入の際とかも、説明会を開いてくれたりマニュアルを作成してくれたりしていて、なんて優しいシステムの人なんだろうって思ってました。
Eさん：説明会は…さらっとでもやる、っていうのが前職でもそうだったので、自分としては当たり前の感覚でした。
今回、時期の都合で電話アプリ導入の際は説明会ができず、資料を準備したりする時間もなかったので…もうちょっときちんとやっておきたかったな、という思いがあります。
おざわ：あと、社員として便利だなと思っているのが社外から社内にネットワークが繋げられることです。あれもEさんがわかりやすいマニュアルを作ってくれたので滞りなくできたなと思いました！
Eさん：それこそ外出中の営業担当者向けに始めていたもので、2019年の12月に、グループリーダークラスの方々にはシステムを導入していました。それがいい感じだったらみんなにも導入しましょうねと話していたんですが、急に全社員に導入することに…。
えま：FAXのシステムが紙から電子化するにあたって、社員への理解度ってどのように高めたんですか？私がFAXを使うとしたらてんやわんやになりそうで…。
Eさん：実はFAXについては、割とおまかせ…というか、あんまりそっちに注力できなくて…FAXを使いやすくするソフトは、利用者にシステムをインストールして操作方法などもお伝えしたんですけど、それくらいです。
理解度を深めるために策を取った、というのはあんまりないですね…。運用の方法も各グループで話し合って決めてもらったので、皆さんの協力のおかげで助かったという部分があります。
大変だったことを教えてください。
Ｅさん：準備期間が短かったというのが大変でした。ネットワーク、電話、FAXのシステムを１～２か月くらいで整えないといけなかったので…。
本来は、利用者と「こういう運用していきましょうね」と話し合って進めたかったんですが、その時間も取れなかったので、こういう風にしたら混乱少ないだろうなというのを考えて、マニュアル作って…孤独な闘いみたいな感じでした。
おざわ：新型コロナウイルスが急速に拡大していって緊急事態宣言も発令されて、それにシステムもついていかないと…という感じだったんでしょうか。
Ｅさん：昨年4月の緊急事態宣言を受けて、ハピラでは全社員テレワークとなったので、いつまでにシステムを整備しないといけない、っていうのがいきなり決まってしまったんですよね。
本当はひとつひとつのシステムに時間をかけたかったんですが…ちゃんと考えきれてない部分があったりとか、実際使う人たちと話し合いの場も持てなかったりしたので、そこは結構大変でした。
えま：あまり利用者と連携して整備を進められなかった、とお話されてましたが、実際にシステムを利用している社員から意見が来たりはするんでしょうか？
Ｅさん：割と来なかったですね。電話のシステムは最初ちょっと運用に混乱があったんですが、徐々に改善していきました。質問や意見などが来たら、どうすれば解決できるかな～と策を探して、実装して…という感じでした。
今後の展望を教えてください。
Eさん：現在ハピラはテレワークメインなのですが、やはり仕事上どうしても出社しなければいけない人もいます。その理由として請求書の発行など、紙での業務がネックになっていて。
そこを電子化するというのを進めていきたいです。
それを進めれば全員が出社しなくてもちゃんと業務が回せるかな、と思います。
他にも専門的なことにはなるのですが、RPAという業務を自動化してくれるソフトや、営業支援システムの導入などやりたいことはいっぱいあります。
今後はそういうところにも手を付けていきたいと思っています。
おざわ：Eさんのおかげでハピラの働き方改革がどんどん進んでいきますね！
Eさん：だといいんだけど(笑)
おざわ：正直ハピラはテレワーク出来るのかな？と思ってた部分もあるんですが、まさか本当に実現して働きやすくなるとは…！と感動してます。
Eさん：やればできるものだよね(笑)
でもみんな理解が早かったというか…。マニュアルをちゃんと読んで理解しようとしてくれてくれたから実現できたと思ってます。
おざわ：社員の協力ありきですね。
Eさん：ですねえ。
普段のEさんは？
おざわ：ハピラではどんな人が働いてるのかなというのを読者の方に知ってもらいたくて。
ちょっとEさんのパーソナルな部分も聞けたらと思ってます。
突然なんですけど趣味は何ですか？
Eさん：趣味…なんだろうな～。
えま：ポケモンじゃないんですか？
※Eさんがポケモン好きというのは社内でも有名
Eさん：たしかにポケモンは趣味ですね。ゲームもやるし、アニメも見てるし。
映画もまだ観に行けてないんですが前売り券は買ってあります。
子どもも好きなので一緒に遊べていいですね、ポケモンは。
えま：趣味にポケモンって出てこなかったからポケモンは趣味を超えてるのかと思いました。もう生活の一部なのかなって(笑)
Eさん：アニメの時間帯が変わって金曜の夕方になったからリアルタイムで見れなくなっちゃったんですよ。それで悲しんでいるところです(笑)
録画で見てるんですけどやっぱりリアルタイムで見たいんですよね.
えま・おざわ：わかります…。
おざわ：そういえばEさんのチャットのアイコンがラビフットからエースバーン(※ポケモンの名前です)に進化してましたね。
Eさん：そう、それはアニメに合わせて変えました(笑)
えま：芸が細かい…。
次の質問なのですが、特技はなんでしょうか？
Eさん：特技…なんでしょうね(笑)
小学生の時に野球をやっていたり、中学生の時に卓球をやったりしていたので、そのへんのスポーツは人並み以上に出来るかなと…。
えま：球がつくものですね！
Eさん：でもサッカーとか足を使う球技はダメ(笑)
えま：なんで野球から卓球に転身したんですか？
Eさん：練習が辛かったからです(笑)
朝5時くらいに起きて5時半から練習してそのあと学校行って…。
真冬でもやってたからいい思い出が全然なくて。
それで卓球に転身しました。
おざわ：最後の質問です。休日の過ごし方を教えてください！
Eさん：基本的に家族でいますね。
午前中家でのんびり過ごして、午後は近所に買い物に行ったり。
晴れた日は公園に行って遊んでますね。
えま・おざわ：いいパパ…Eさん本日はありがとうございました！
Eさん：ありがとうございました！
ハピラでも在宅勤務が始まり、もう半年以上が経ちます。
渦中の中、Eさんが中心となり在宅勤務を進めてくれたからこそ、自宅も滞りなく仕事が出来ている今があると思います。
これからも推進されていくハピラの働き方改革がとても楽しみです！
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