AI時代の文書管理術 Google Docs 編

「はみだしチャンネル」Ogawaです。
この番組は「声がきける あなたのヘルプデスク」をテーマに、僕の経験を通じて、日々の生活に役立つ情報や感じたことを声でお届けしています。
standfmで音声を配信し、noteでテキスト記事を配信しています。

今日のテーマは「AI時代の文書管理術」です。それでは、今回もスタートです。

本日のテーマ: AI時代の文書管理術

AIとのやり取りで文書をどう管理するか、そのコミュニケーションの取り方について、今日はお話ししたいと思います。それでは早速、始めましょう。

私は最近、プライベートの環境でCopilotProと契約するためにMicrosoft365に加入しました。契約する前は、Wordなどのオフィスソフトは職場で使うものの、プライベートではほとんど使っていませんでした。

今後のAIとの連携、特にCopilotProとの連携を考えると、OneDriveやWordなどに移行したほうがいい可能性が高いとは思っています。

しかし、私には以前から独自の文書管理方法がありました。探求し、自分に合った方法を見つけ出したものです。

これが他の方にも役立つかもしれませんし、もっと良い方法があるかもしれません。

今回は、私が実践している文書管理術を皆さんと共有したいと思います。

私がAIとやりとりするときによく使うのはGoogle Docs

使い方としては、例えば、まずPodcastで音声を録ります。そして、WhisperというAIの文字起こしツールを使ってテキストに変換します。

そのテキストをコピーして、Google Docsに貼り付けます。貼り付けるときには、書式なしの状態で貼り付けるコツがあります。

• Macでは、`コマンド+シフト+V`

• Windowsでは、`コントロール+シフト+V`

を押すと、書式なしでコピー&ペーストができます。

Google Docsに貼り付けたテキストを、AIに整えてもらうために、CopilotのチャットやChatGPTなどのツールに投げかけます。

返ってきた文章をさらにコピーして、Google Docsに貼り付けます。これも書式なしで行います。

Google Docsのメリットは、新規ドキュメントを開いたときに、空白の文書を選ぶと、11ポイントのArialフォントが自動的に選ばれることです。

このフォントはMacとWindowsで共通で、1枚あたり2000文字の目安で音声テキストファイルの文字数を見ることができます。

また、Google DocsはMacとWindowsの両方で使えるため、環境に依存しません。私はMacとWindowsを自宅で使えるようにしていますが、Macで作業するのが好きです。その理由は、フォントの見やすさです。

私の環境では、27インチの4Kモニターを使っていますが、4KでWindowsとMacを見比べると、Macの方が文字が見やすいです。

それは変わらないと思います。ですから、Windowsでしかできない作業以外は、Macで行うルールにしています。

Windowsでしかできない作業は、マイクロソフト純正のオフィスソフトで文章を編集するときです。これはWindowsでやった方がいいと思います。

そのためだけに、以前からWindowsのPCを保有しています。MacとWindowsを同居させる環境を整えるには、モニターやKVMスイッチなどハードウェアが必要ですが、それはまた別の機会に話します。

私はMacで作業最適化や効率化アプリに関して探求してきましたが、最近はAIに関連するところでWindowsが面白いと思っています。Windows自体がOSも含めてAIに使いやすいように変わってきています。

今Windowsが面白いと思っています。そこでCopilotやCopilot Proといったツールを使ってみたり、マイクロソフトの365に加入する決断もしました。

私が興味があるのはテキストのエディター

マイクロソフトオフィスでいうとWordですが、Google DocsやPagesなど他のツールもあります。これらのツールを使ってAIとのやりとりをスムーズにできるようになりたいと思っています。

最近マイクロソフトの365に入って、特にWeb版のワードを使ってみましたが、同じ作業をすると、10.5ポイントのCenturyという明朝体フォントで表示されます。それが非常に見づらくて、イライラします。

昔からの互換性を保つためかもしれませんが、貼り付けた文字が見づらいのは困ります。ワードのこの部分に関しては、改善して欲しいと思っています。

一方、Google Docsは非常に使いやすいと感じています。プレーンテキストで貼り付けることや、Google Docsをあまり使っていない方には、一度使ってみるとしっくりくると思います。

AIに適している話をすると、プロンプトの中に、AIの指示文の中に

・整理したテキストはコードブロックで囲んでください

・Markdown記述を使用してテキストを整理します

という言葉を使うことがあります。コードブロックを囲むことは、AIで返ってきた文章の中で出力する部分のみをコピーできるようにする工夫です。

私の使い方が普通なのかはわかりませんが、マークダウンの記述やプレーンテキストで扱う分には、メモ帳関係と競合する部分があると思います。

Notionや他のツールを使っている方もいると思いますが、私はGoogle Docsを使うのが慣れていて、マイクロソフトの365やAI時代に対してブラッシュアップしていきたいと思っています。

まとめ

今回はAI時代の文書管理術について、Google Docsをよく使っているという点に焦点を当てて話しました。

この情報が役に立ったという方がいたら嬉しいですし、私はこういう使い方をしていますとか、これがおすすめですよというのがあれば、ぜひ教えてください。

「いいね」やコメントをいただけると嬉しいです。
音声版はstandfmで配信中です。記事の最後にリンクを貼っておきますので、ぜひ私の声で内容をお楽しみください。

別の放送でも、あなたに出会えることを楽しみにしています。それでは！

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