ドキュメントを書く目的は「みんなに自主的に読んでもらうため」ではなく「聞かれた時に簡単に返すため」

自分しか持っていない知識を組織の形式知とするためにドキュメントを書くことはよくあります。
ただ、ドキュメントを書いて周知したとしても、実際に必要になった方がそのドキュメントを見つけて解決してくれることよりも、ドキュメントを探したけど見つけられなかったり、そもそも探さずに、知識を持っている(持っていそう)な方に質問して解決することが多くあります。

この時、せっかくドキュメントを書いたのに見てくれないじゃんとモチベーションが下がってしまうこともあるかと思います。

ただし、このとき、相手の気持ちを考えると大量にあるドキュメントの中から、あるかどうかも分からない、かつ見たこともない記事を探すことはかなり困難です。

ここで改めて聞かれた場合にどうなのか考えてみましょう。
聞かれたとしても、書いた記事を教えてあげることで教える時間を大幅に短縮することができているのではないでしょうか。

これだけでもかなりのメリットを享受することができています。
ドキュメントを書く目的を最初から「聞かれた時に簡単に返せるようにするため」と思っておき、自主的に見つけてくれたらラッキーくらいに思っておくことでドキュメントを書くモチベーションを保つことができます。