仕事を引き受ける側になった時、必要以上に疲弊しないためのTips

前回「仕事上の埋められない溝」（バックオフィス業務の視点から） の中に、仕事の依頼をした側と受けた側で仕事の解像度が違うことで「埋められない溝」ができる・・・という点を書きました。

（前略）解像度が違うことで、依頼する側は依頼した側から確認が入ると「なんだよいちいちこまけえな」になるし、依頼される側は「依頼の仕方が雑で丸投げ」という埋められない断絶が発生します。そして依頼される側は「それでもそれが仕事だから」とぐっと我慢して対応するのです。

「仕事上の埋められない溝」（バックオフィス業務の視点から）

これを書いている私自身が、立場上圧倒的に「仕事を受ける側」であることから、私目線で「それでも仕事だからやりますけど（怒）」みたいなドス黒い感情を抱えないですむように心がけていることを書いていこうと思います。

確認するのは「用途」「納期」「粒度」

最低限、この3つを聞いておけば依頼された仕事を正しくスタートできるよね、というのが「用途」「納期」「粒度」の3点。

「用途」：何に使うものか、何のためにやることか
「納期」：いつまでに完了していれば（相手に納品できれば）よいのか
「粒度」：ざっくりでいいのか、完成度は高く、なのか

引き受けた最初の時に聞いておくのがベストですが、最も遅くても3割完成する前までに、この3点は必ず聞いておきたいです。

指示がない状態で対応した時のあるある

以下は、この3点の指示がない依頼を対応した時に発生すると想定されるできごと（たぶんみんな、どれか一度は経験があるやつ）

用途：資料作成の依頼あり。内容から判断してお客様向けの提案資料と判断して丁寧に作っていたら 「そんなに時間かかってるの？」と言われた。 社内向けの打ち合わせ資料ですぐに欲しかったらしい。（じゃあ最初に言え）

納期：終業時間間近に依頼された仕事を急ぎで残業してやっていたら「残業してまでやるほど急ぎじゃなかった」 と言われた（じゃあ最初に言え）

粒度：依頼された調査案件で、さらっと資料を作って提出したら「え、お客様にこれ提出するつもり？」って言われて作り直した（じゃあ最初に言え）

ほんこれ

仕事をしているわたしたちは、人間です。
仕事をお願いする側も、お願いされる側も、みんな人間です。
感情があります、感情で動きます。

小さい仕事の積み重ねが大きい仕事を作りあげるので、ちょっとした事務作業も大きい仕事の一部。そういうことを「まとめて引き受けて効率化」しているのが、バックオフィス部門の方々やアシスタントと呼ばれる立場の方だと思います。

みんな、少しでも気持ちよく仕事をしたいですよね。ただそれだけです。

今回の締めくくりに。
わたしが、毎年期が変わる時に読み返すnoteをご紹介します。