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アメリカ在住5年によるフリーランスやりとりの90%ぐらいを乗り切る英語メールテンプレ

アメリカに5年も住んで、現地の人との交流が生活の90%を締めていると忘れがちですが、英語でメールって大変ですよね。大変なんですよね...TAのバイトで1年半ぐらい毎日英語でメール50+通打ってどうにか書けるようになりましたが、あの経験がなければ今もメール打ててないと思います。

フリーランスでは海外からの案件をもらえる機会の増える人もたくさん出てきました。私はクライアントのほとんどが海外の方で、全員英語でやりとりしています。受信ボックスを見直してみると、質問を除く90%ぐらいは同じような会話です。今までのメールを見ながら在米5年の英語力を総動員し、プロっぽく見えて英語できるっぽく見えるメールテンプレを作りました。題してフリーランスやりとりの90%ぐらいを乗り切る英語メールテンプレ。おまけで、頻出表現を最後にまとめています。コピペしてどうぞお使いください〜

英語メールは三行でまとめろ

英語でメールするときに心がけるべきことは簡潔さとスピード、また返信を忘れた方ではなくフォローアップしなかった方が悪いことです。慣れていないと難しいですが、英語が母国語じゃない人もたくさんいる言語環境ではミスコミュニケーションを生むことがいちばんネックです。遠回しな言い方や長々メール、せっかちな人には丁寧な言い回しすら嫌われます。基本スタンスは三行でまとめろです。言いたいことはストレートに言いましょう。またいつまでに何をしてほしいのかしっかり明記しましょう。要点以外の内容(理由、経歴など)は読み飛ばす人もたくさんいることを覚えておくと良いと思います。また、アメリカではメールが返ってこければ相手が忘れていると見なして良しいう暗黙の了解があります。忙しいのかも...などと躊躇わず何度もフォローアップしましょう。しつこくメールするのは失礼ではありません。

文体をわかりやすくすること、メールの往復の回数を減らす工夫も喜ばれます。アポイントをとるときはこちらから日時を提示しましょう。無理なら無理&代替案を出してくれます。質問が多いときはパラグラフで切ったり箇条書きにすることでぱっと見だけで質問の量を把握できます。

開きと結び

まず開きは、相手が目上でもHi (名前)でオッケーです。唯一の例外は相手が教授などのPh.Dホルダーの場合で、Hi Dr. (苗字)です。

結びはThank youかBestを使っておけば大丈夫です。私は基本はThank you、文中で既にThank youと言ってしまった場合にはBestを使います。

仕事依頼メールへの返信

Hi John [以後、文中のJohnは相手の名前に変えてください],

Thank you for reaching out! Your project sounds very exciting and I'm interested in working with you. Please let me know the following to see if I can take the project:

・When would you like the product delivered by?
・What is your intended usage of the product?
・Is there any style that you want me to reference?
(ご連絡ありがとうございます。すごく面白そうなプロジェクトですね!ぜひ詳しく聞きたいです。案件を取れるか検討するのに以下を教えてください。

・納期はいつですか?
・用途は何ですか?
・どんなスタイルがいいか、リファレンスを頂けませんか?
・他)

Best,
Meow [以後、文中のMeowは自分の名前に変えてください]

価格交渉のメール

Hi John,

Thank you for getting back to me! I can complete the project by [納期] and grant [ライセンシング] for [値段]. Please let me know if this is something you are interested in moving forward with. I will prepare a contract and kick off the project upon the receipt of the signed document.
(返信ありがとうございます。〇〇ドルで[納期]までに[ライセンシング]の条件で契約可能です。こちらで進めてよろしいかどうかご連絡下さい。契約書を用意します。サインした契約書の返送をもって作業開始させて頂きます。)

Best,
Meow

契約書

Hi John,

Attached please find the contract. Let me know if there is any question. Once I received the signed contract, I will start the project.
(添付の契約書をご覧ください。質問があればご連絡ください。サイン付きの契約書を頂きましたらプロジェクトを開始させて頂きます。)

Thank you,
Meow

修正確認

Hi John,

Attached please find the illustration. Please let me know if there are any fixes by [いつ]. 
(添付のイラストレーションをご覧ください。修正がございましたら[いつ]までにご連絡ください。)

Thank you,
Meow

相手が特に何も言わない場合は、提示した締め切りに向けて動くことを了承を得たと見なしてオッケーです。

アポイントメントを持ちかける

Hi John,

I have couple questions that might be easier to discuss directly. Are you available for a call next Monday at 3pm your time? Let me know if this works for you!
(質問がいくつかあるのですが、直接聞く方が速いと思います。あなたのタイムゾーンで月曜3時にお電話お願いできますか?ご都合を教えてください)

Thank you,
Meow

海外の人とアポイントをとるときは時差に注意しましょう!三文字表記(アメリカ西海岸はPST, 東海岸はEST, 日本時間はJST)を使うとプロっぽくなります。例: 1pm EST

アポイントメントを持ちかけられる

Hi John,

Sure, Monday at 3pm EST works for me. Talk to you then!
(わかりました、アメリカ東海岸時間の月曜3時で大丈夫です。後ほど!)

Unfortunately, Monday at 3pm EST is not a good time. How does Tuesday 3pm work for you?
(すみません、月曜3時は空いていません。火曜3時は如何ですか?)

Thank you,
Meow

了解メール

Hi John,

Sounds good. I will get back in touch when it is ready.
(了解しました。では準備ができましたら連絡差し上げます。)

Thank you,
Meow

That sounds good、sounds good to me、great、coolなども使えます。

返信がないとき

Hi John,

I am emailing you to follow up with the status of the illustration. Would you let me know if there are any fixes by [いつ]?
(イラストの状況を確認したいと思い、連絡致しました。修正があるか、[いつ]までにご連絡頂けますか?)

だいたいの場合はこれで連絡がきますが、あまりにも連絡がない場合は強引にならざるを得ません。3回フォローアップして返事がなければ以下を付け加えて返信を促しましょう。

Unless notified otherwise by [いつ], I would consider the illustration to be approved and move forward. Please keep in mind that once approved, revisions would require additional consultation fee of [値段]
([いつ]までにご連絡がない場合は承認済みと見なし次のステップに進みます。承認後の修正は別料金[値段]だとをご留意ください。)

Thank you,
Meow

請求書、仕事の終わり

Hi John,

It was a pleasure to work with you. Attached please find the invoice. Thank you for choosing to work with me, and please don't hesitate to contact me in the future!
(一緒に働けて光栄でした。添付の請求書をご覧ください。発注頂きありがとうございました。今後お助けできることがあればいつでもご連絡ください。)

Best,
Meow

使えるフレーズ

Would you...お願いするときの定型
Please let me know... お知らせください、よろしくお願いしますの意味
Attached please find... 添付の〇〇をご覧くださいの意味
Work for... フォーマルでもつかえる「いける」。That works for meで「いけます」、Does it work for you?で「いけますか?」

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いつも読んで頂きありがとうございます!頂いたサポートは「ごほうびコーヒー」を買いにいったカフェで虚空をみつめながら新しいアイディアを模索するのに使わせて頂きます。

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フリーランサー/メディカルイラストレーター in ボストン。理学修士。ジャーナル、インフォグラフィック、教育ビデオなど、サイエンス系のイラスト、3DCGが得意です。ポートフォリオはこちら→ http://maomiyamoto.com/ Twitter @meeowmiya

コメント5件

佐藤さん、
こちらこそ読んで頂きありがとうございます、お役に立ててよかったです!抜けてる表現もあると思うので、どう返せばいいかわからないメールがあればぜひ教えてください(^^)
meowさん、お返事ありがとうございます。英文メールに返信するというハードルを超えられずに、その先にいけない方って、僕を含め大勢いると思うんですよね。まずは、meowさんの作例をコピペで世界に向けてがんばります!
great
私も海外の方とメールのやり取りの経験が何度かやったことがあるのですが、記事に書かれている海外の方のメールの傾向ホントめちゃくちゃわかります、、こんな風な記事にもっと早く出会えていたら、振り回されずに済んだものを。。。たくさんの方々にとってすごく役立つ情報なので是非色んなジャンルの人にもおすすめしたいです!
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