新しいことを始めたら「何とかしたい」がいくつかありました

初めに自己紹介など

こんにちは。こんばんわ。
私は小売業で働いています。販売ではなく、後方業務を担当しております。これまでは本部のスタッフとして働いていましたが、昨年秋から現場仕事に就いています。役職までついてしまって、不安な気持ちのまま働いてきました。最初はわからないことしかなかったので、手順書を調べたり、先輩に質問したりして何と業務にあたっていましたが、最近になって「これは何とかしたいな…」と思えるくらいの余裕が出来てきました。備忘録も兼ねて、いま見つけた何とかしたいことを書き留めていきたいと思います。できれば、課題解決までの過程も投稿できたらと思います。

壮大すぎる業務手順書

着任する前に前任者から引継ぎを受けていましたが、初めて見聞きする業務なので全く頭に入ってきませんでした…。実際に勤務開始すると、虎の巻である『業務手順書』はずっしり資料が綴られている厚さ１０センチのファイルでした。「これは、先輩に質問したほうが早いかも。」と電話をする機会も増えましたが、自身で調べることがゼロになるわけではありません。
課題①業務手順書から必要な情報を取るのに膨大な時間が必要
　　【改善案１】業務手順書をデータにできるか
　　【改善案２】キーワード入力したら教えてもらえるようなLINE公式
　　　　　　　　アカウントを作れるか

理解している前提で送信されてくる提出物の催促メール

年度末が迫ってくると、続々と本部から今年度の実績報告書を作成・提出するよう催促メールが送られてきました。どのメールにも《以前よりお伝えしておりましたが、》の一文が入っておりました。「以前？？以前っていつ？？？」とメール検索してみると、私が着任するよりも前に送信されているものがほとんどでした。着任してからの激動の４か月を思い起こすこと、着荷以前の実績を聴きだすことは簡単ではありませんでした。
課題②業務チェックリストに提出書類が紐づいていない
　　【改善案１】業務チェックリストに提出書類、提出期限、提出先を
　　　　　　　　追加する

わからないことを誰に質問したらいいかわからない

先輩たちは、いつも親切に教えてくれます。しかし、常に在社している訳ではありません。先輩が不在で、業務手順書から必要な情報ページをめくり当てられない場合は、本部に質問することになります。私は本部で勤務しておりましたので、部内は担当業務ごとに分類されていることはよくよく知っております。そして、本部にはたくさんの部署があることも、よくよく知っているのです。さて、誰に質問しましょうか・・・。
課題③業務チェックリストに主管部署が紐づいていない
　　【改善案１】業務チェックリストを主管部署ごとに分類する

管理方法が個々人に任さてれおり、人の数だけ管理方法がある

初めのところでもふれましたが、昨年秋から役職がついてしまいました。つまりは、管理業務が増えました。基となるデータは共通ですが、そのデータ活用方法は先輩ごとに異なります。先輩に質問する度に新しい方法を知るので、どう管理したらよいかかえって分からなくなってきます。先輩たちが実践している管理方法を共有する場もないので、好事例が埋もれており、つまりは困っていることも埋もれている気がしております。
課題④たくさんある管理方法が共有されていない
　　【改善案１】定例会議の場で好事例を紹介する
　　【改善案２】それぞれの管理方法を共有する場所を作る

「できる人」がメンバー全員分の報告業務をすべてやっている

こちらは、私が働いている事業所の話です。事業所で勤務するメンバーは定期的に報告しなければならないことが複数あります。これらは基本《本人が》報告するのもです。そして報告手段はメールで返信するもの、本部各部署が指定するサイトから報告するものがあります。スマホで出来るものもあれば、会社PCじゃないと報告出来ないものもあります。報告の都度やり方が違うので、なかなか覚えられないメンバーの分はリーダーが報告しているのが現状です。これでは、ただただリーダーの負担が増えているだけです。
課題⑤定期報告のやり方がメンバー全員に浸透していない
　　【改善案１】報告方法をすべてスマホにする
　　【改善案２】特に会社PCから報告するものはひと目でわかる手順書を
　　　　　　　　作成する

では、動きますか

以上がいま私が思っている「何とかしたい」ことです。すぐに出来そうなこと、完成までにはたくさんの時間が必要なこともありますが、少しずつでも改善していけるよう、先輩に助けてもらいながら、みんなに「これがあってよかった」と言ってもらえるものを作っていこうと思います。

半分愚痴に近い内容となってしまいましたが。最後までご覧いただきありがとうございます。