Salesforce【ナレッジ編：データカテゴリ】

2024年4月20日 08:58

ナレッジを有効に活用するために、データカテゴリを設定するのがおすすめです。
とはいえ、データカテゴリってそもそも何？と思っている方も多いでしょう。（私もその一人です！）
今回はデータカテゴリの使い方をまとめていきます。

データカテゴリとは、名前の通りでナレッジをカテゴリに分けたり、検索条件に設定したり、アクセス権の設定などに使用できる重要な機能です。

では、ナレッジでのデータカテゴリの使用方法をまとめていきます。
まずはナレッジの有効化です。

サービスの設定　⇒　ナレッジの設定で有効化する事ができます。
一度有効化したら、無効にすることはできません。

今回のテーマであるナレッジのデータカテゴリを設定していきます。

設定　⇒　データカテゴリ設定　⇒　新規を押下し、データカテゴリグループを設定します。
グループ名、グループ一意の名前、説明を入力します。

データカテゴリグループの作成後、データカテゴリを作成します。

今回は「新エリア増築」というデータカテゴリを作成しました。
「新エリア増築」というデータカテゴリの下に、カテゴリを追加する場合は、子カテゴリを追加します。

作成したカテゴリグループの有効化を選択します。

有効化するとこのカテゴリグループが使用できます。

ナレッジでこのデータカテゴリを使用するため、データカテゴリの割り当てを設定します。

ナレッジ記事を作成後、公開前の状態で記事のカテゴリを選択します。
作成した「新エリア増築」に関する記事のため、データカテゴリを「新エリア増築」とします。

実際にケースでナレッジを使用するとき、どのような見え方をするのでしょうか？
ケースでナレッジ記事を確認してみます。

このようにデータカテゴリを設定したとき、何に関連する記事なのかを明確にする事ができます。

データカテゴリを使用するときは、以下の考慮する点が挙げられます。

目的
・カテゴリによるナレッジ記事の整理
・カテゴリによるナレッジ記事のアクセス保護

注意点
・カテゴリグループは最大３つまで
・カテゴリグループの階層は最大５つまで
・カテゴリグループに追加できるカテゴリは１００個まで

カテゴリグループ、カテゴリを編集したときの影響
・ナレッジ記事のカテゴリ選択肢が変更される
・ユーザーに表示される記事が変更される

参照

今回はナレッジのデータカテゴリの使用方法をまとめました。
データカテゴリを正しく設定する事で、ナレッジの精度が向上します。
またアクセス権なども設定できるので、業務レベルに応じたナレッジの展開も可能です。

この記事が気に入ったらサポートをしてみませんか？