DXと働き方改革を「定着させるために」考えること

定着まで含めての働き方改革

　働き方改革の取組で抜けている点を考えましょう。ベンダーと交渉し、各部門に説明等々心血を注いだシステムや仕組みになりますが、導入してそれで終わりになっている働き方改革はありませんか？働き方改革では、導入する事が目的ではありません、その結果として何かしらの価値を出すところに目的があるのです。

　具体的な例であげると、GISを含めた、自治体内で利用できる分析ツールやデータ基盤などを導入している自治体も多い事でしょう。しかし、その費用と比べて利用率はどうでしょうか？そこから価値を想像できている割合はどのくらいあるでしょうか？それを明確に答えられる方はどのぐらいいるでしょうか？恐らくは、どの数字も分からないというのがほとんどのケースだと思います。このように、鳴り物入りで導入した仕組みが、利用されないがために効果が出ていない事例を数々の自治体で見てきました。

　なぜ、このような事が起こるかと言えば、導入の目的が伝わっていないことはもちろんのこと、改革を進めるための計画や意識醸成が抜けているからです（反対派への説得・教育も含めたもの）。ここで必要になってくるのがチェンジマネジメントと呼ばれる意識改革と定着をスムーズに進める考え方です。

関係者の意識を変えていくこと

・導入前の教育、合意形成
　なぜやるのか、なんのためにやるのか、ゴールは何なのかをしっかり事前に合意する。言われたからやった、流行りだからでやったでは、定着しないし、何しろ、やる人事にゴールや目的が変わってしまうので、成功が何なのか分からなくなってしまう。導入する前に、上長含めて、こういうことをやりますよ、こういう進め方でやりますよ効果は何なんですよ、変わるところはどこですよを合意しなければ意味がないし、何しろ現場の方がそっぽを向いているようでは、効果が出せるとはとても思えません。

・課題の早期確認
　課題は、早く手を打てば打つほど小さいサイズでケリをつけることができます。後回しにするのはやめましょう、課題があるなら早めに腹を割って話せる方がいい。

導入のための計画や調達予算をしっかり立てること

・計画を立てる時に定着までスケジュールに含まれているか
　導入して終わりのプロジェクトはありません、導入前の関係部門への説明会や教育計画、導入後のフォローの計画はしっかり立てているでしょうか？全てのシステムやルールは、使ってくれなければ価値は出ません。教育展開計画めちゃくちゃ大事です。

効果の定着、効果の達成をすること

・何年間で全体に行き渡らせるのでしょうか、その指標を作っているか？
　いつになったら効果が出るのか。
　全員が使えるようになるのはいつなのか？
　例外事項は、いつまで残るのか？

　みなさん、そういう話はしっかり考えていますか？
　もし、指標を達成できていない時の仕事の方法は決まっていますか？

・平行稼働で古い仕組みが残していないか
　例えば、手作業での紙申請も許可したままにする、旧システムも利用可能な状態とする。それが残っていたら、その方法はいつまでも使い続けませんか？終わらせる方法、完全移行時期を定めることも大事です。

・達成していない理由を確認する
　達成してなかったときに、頑張ってください。だけで終わらせていませんか？なぜ、達成していないかの理由をしっかり確認しないことには、横展開や次からの効果の増加も難しいでしょう。曖昧にせず、確認する体制を準備することも大事です。

利用部門の心理的抵抗を和らげる

・自分たちにも価値の出るものということを確認してもらう
　DXや働き方改革が、他の部門の利益にしかならないとなると当然、現場の方は動きは鈍くなるでしょう。自分たちにも効果のあることを理解してもらう。そして、変化はリスクではないことを、しっかりと説明することが必要です。

定着してこその、DXであり、働き方改革です。
それは、あとから考えたらいいではなく、是非、最初の計画から検討に入れましょう！

そんなわけで、課題解決の7Stepも合わせ読んでもらえると理解が深まると思います！最近は、働き方改革版データアカデミーも需要が増えていますので、この期に是非マスターしてください。

データ活用で地域のミライを変える！ 課題解決の7Step