元エンジニアのPMがオススメする、相手に伝わるコミュニケーションのコツ3選
こんにちは。カミナシでPMをやっている後藤といいます。
自分は元エンジニアからPMへキャリアチェンジして、一番苦労したものに「自分の考えが相手に伝わるコミュニケーション」があります。
エンジニア時代と比べて、社内でより職種をまたがったコミュニケーションの必要があったり、社内に限らず社外の方とのコミュニケーションが増えたことが主な要因だと思っています。
相手に自分の考えや意図が伝わらないと、以下のようなひやっとする問題に当たります。
・会話をしてる最中に相手の顔に「？」が浮かんで冷や汗をかく
・「つまりどういうこと？」と聞かれて回答に困る。焦ってマシンガントーク(ただし自分でも何を言っているかも分からない)をしてしまった
・結果自分の考えに疑心暗鬼になってしまい発信するのに尻込みしてしまう
伝わり方のボタンを一つ掛け違えると、そこから話を元に戻すのは超大変。
こんな失敗経験がある方いませんか？
僕もこの伝わり方で失敗をたくさんしてきたからこそ身にしみて大事だなと思う、相手に伝わるコミュニケーションのコツがあります。
今回はその中から特に重要だったなと思う3つをご紹介します！
人への伝わり方にはコツがある
相手に自分の考えを伝えたい時には、自分の考えを ”伝える” のではなく、相手に考えが ”伝わる” ことを意識しておく必要があります。
相手に伝わるコミュニケーションを作るためには、コツがあるように感じました。今回はその中でも特に重要だと感じた3つのコツを紹介します。
コツ1. 相手に考えが伝わるために必要な事前準備
相手に考えが伝わることを目指す前に必要な事前準備は、自分が「伝わってほしい」と考えている主張を噛み砕き、更に相手に期待する行動が促されるような理想の会話のゴール像をイメージすることです。
正確に伝わるためには、準備が8割、本番2割。準備には神が宿ります。
下準備は抜けなく、漏れなく行う必要があります。
相手の考えと自分の主張の間には、必ず情報の差が存在します。
この情報の差を埋めるために、以下4つの情報を揃えておく必要があります。
1. 自分が相手に伝えたい主張の概要はなにか？
今回相手に伝えたい主張の概要を一言, 二言でまとめて伝える。
もし仮に相手に行動を期待する場合は、どんな行動をとって欲しいのかも合わせて考えておく。
2. 自分がなぜその主張をしているのかという背景や理由はなにか？
主張の概要に対し、なぜその主張となったのかの背景やその理由を考える。
概要の肉付けを行い、自分の主張に対する相手の納得感を強めるような背景や理由を添えられるようにする。
3. この主張に関する相手への影響（メリットやデメリット）はなにか？
主張と相手の期待には相違が発生する場合がある。その場合に相手の影響（メリットやデメリット）を事前に想定する。
想定されるケースは広く網羅されていた方が、想定外のケースに焦らず対応出来るので、色々な観点でケースを考えておくのが良い。
4. 伝えたい相手のタイプや状態（マインドセットや価値観）をふまえて、適切なコミュニケーションスタイルはなにか
1~3の準備をもとに、相手の思考を整理しながら話を進める必要がある。
そのために、話す相手の得意なコミュニケーションスタイルを事前に把握しておき、その人に合った会話のストーリーを考える。
事前準備にどれだけ思考を巡らせたかで、相手への伝わり方が大きく変わります。
自分の主張がうまく伝わるためにも、会話の理想のゴール像は事前にクリアにしてから当日会話に挑むようにしましょう！
コツ2.相手が思考する順番に合わせて、自分が説明する順番を整理する
当日会話を進める中で最も意識することは、相手の思考を意識し、相手の思考の順番に合わせて自分の説明の順番を整理する必要があります。
特に自分の主張で相手にとって真新しい説明をする場合、相手の前提となる土台をきちんと始めに整えてから、本題へスムーズに流していく必要があります。
自分から何かの事柄について相手に説明する場合や、仕事の上での商品説明やプレゼンテーションもこれにあたります。言い換えれば「ゼロから組み立てる説明」です。
基本となる順番は次のとおりです。
①前提をそろえる
②結論・主張・本質
③根拠・理由・事実
④補足情報
⑤結論・相手に促したいアクション
前提とは何かというと、これから話す内容について、相手がどの程度のレベルの知識を持っているかということです。
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結論を話す前に、前提・レベル・範囲を揃える。
1. 前提となる情報の共有ができているか
2. 相手がどのくらいの知識レベルか
3. 今回はどこまで話すか、伝えるか
この中でも自分が特に重要だと感じるポイントは結論より先に前提をそろえることです。
過去自分は初めに結論を話すのが重要だ！と相手の情報などを揃えずすぐに本題に入ろうとしていました。
相手と自分の前提が全く揃っていない状態で進んでいるため、情報の差は生まれていく一方。話をどんどん前に進め、話終わった後には相手はきょとん顔。これでは相手に全く自分の考えが伝わっていません。
このような問題に当たらないために、相手と自分の情報のズレを無くしていくことを意識する必要があります。
相手が今持ち合わせている情報は何か
相手と自分の考えの間にある情報のズレは何か
どの情報を話すことでその情報のズレが埋まっていくのか 等
相手と自分が持つ情報のズレをなくして前提を整えることにより、同じ議論の土俵に立つことができ、スムーズにコミュニケーションをとることが出来ます。
この前提があるとないでは、相手の伝わり方がガラッと変わるので、前提を整えることに魂をこめましょう🔥
コツ3. 自分が考える前提は適宜修正していく
相手に伝わっている状態を目指す過程で必ず出現するのが、相手が話していることが分からないという事象です。
ここで、話が分からない状態でさらに会話を進めてしまうと、最終的に相手に促したいアクションを決める時に、フワッとした会話で話が閉じてしまい、相手に伝えたいことがうまく伝わりません。
こういったことを起こさないためにも重要な観点は、相手の発言で不明なことは、自分の前提を変えていきながらコミュニケーションを広げていくことが必要です。
とあるお客様へのヒアリングを例に説明します。
初めに想定した前提の例
パート数名を束ねる現場の管理者の方から「紙管理の業務負担における課題感」を話を振った時、以下のような発言をいただいた。
お客様の発言
「紙が多くて困ってはいる。ただ社内での業務工数削減にどのくらい効果があるかはわからないですね。」
この発言から考えられること
紙管理における課題感やメリットが伝わっておらず、初めに想定した前提とは別の課題を探す必要がありそう。
初めに想定した前提がそこまで刺さっておらず、別の事実を探しにいく必要がある場面にでくわしたとします。
初めに想定した前提は相手に強く響く要素ではないことが会話から読み取れます。では仮にここで初めに想定した前提を変えずに話を進めたとします。
初めに想定した前提を変えずにコミュニケーションを広げた場合
なるほどですね。紙管理が多いことでの課題は一定以上あるのですね。(初めに想定した前提を変えずにそのまま話しを進める)
具体的に今紙管理における業務で、最も負担の大きい業務はどのような業務がありますか？
初めに想定した前提の話を深堀れば、具体的なエピソードは出てくることもありますが、相手にとって関心の強い話題ではないため、核心の課題にたどり着ける確度は低そうです。出来ればこの話題とは別の話題に移りたい。
そこで別の話題に移るために、前提を修正し新たな仮説を構築します。
初めの前提を修正してコミュニケーションを広げた場合
なるほどですね。
確かに直接的な紙管理の業務負担軽減のみでは解決出来る範囲は狭まってしまい、結果全体の業務工数削減に大きく効果が見込めないことも可能性としては考えられます。(初めの前提の認識を整える)
ただ間接的な紙管理の業務で想定以上に時間を取られるケースもありまして、例えば新人教育で紙を用いて現場作業するが統一した基準が作れず、想定以上に時間を取られている話もよくお伺いします。(前提を修正し、新しい仮説を構築する)
御社内で、こういったパート様に向けた教育等の取組み等でベテラン社員様の業務に負荷がかかってしまうなどのケースはあったりされますでしょうか？ (新しい仮説に対する質問)
初めに想定した前提から、前提を修正し新たな仮説を構築することで、相手にとって関心の強い課題にヒットするかもしれません。
そして相手にとって関心の強い課題には、自分から話さなくても相手から自然に悩みを話してくれます。
この状態では自分が一方的に話す流れから、自分と相手との相互のコミュニケーションが生まれ、よりいいアイデアが生まれることがあります。
自分が考える前提を常に疑い、前提を適宜変えていきながら本質的に相手が叶えたいことと自分の主張を揃えることで、真に相手に伝わるコミュニケーションに繋がるんじゃないかと思います！
伝わり方を意識する上で変わったこと
僕は初め、自分の考えを伝えることに集中して話す内容をひたすらブラッシュアップして話してそして伝わらない…。そんな負のループに陥っている状態でした。
これでは真に相手に伝わっているとはいえない状況で、伝え方を何かミスったか…と自分の伝える内容を磨こうと考えており、かなり遠回りしていました。
ただ相手の考えや立場を考え、相手と自分が持つ背景の情報を同期させて、相手の言葉で話せるようになると、スッと物事が前に進んだりしました。
相手の自発的な行動を生み出すコミュニケーションにもコツがあるんだなぁと自分は目から鱗でした。
自分の考えを ”伝える” のではなく、相手に考えが ”伝わる” ことを今後も大事にしたいですね！
まとめ
今回は相手に伝わるコミュニケーションのコツを紹介しました。
相手に考えが伝わるということは、自分の考えを主張することから相手の共感を生み出し、その結果として相手に自発的な行動を生み出すことが出来ます。
ここで生み出された相手の行動によって、自分にとって新たな情報を仕入れることが出来ます。
相手に考えが伝わることってとても難しいし、まだまだ自分も鍛錬中ですが、相手に自分の主張や意図が伝わり行動が生み出され、物事が大きく前に進む瞬間はえも言われぬ感動があります！
相手にどうやったら言いたいことが伝わるかなと困っている人は是非このコツ使ってみてください！