文章作成能力は社会人の基本中の基本

現在私は完全フルリモートで仕事をしており、営業訪問に行くとき以外は家で仕事をしています。

仕事上のパートナーとの連絡は、スラック、メッセンジャー、LINEといったツールを使って、テキストコミュニケーションで行うことが多いです。

こういった環境になって感じるのは、テキストコミュニケーションの重要性。慣れるまでは私は結構苦労しました。

最近では、かなり使いこなせるようになってきたと思っていて、自分なりに気を付けたことをお伝えします。

話す機会を作るか、テキストコミュニケーションで進めるかの判断

まず、ディスカッションをするのにテキストコミュニケーションはあまり向いていないと思いました。

やりとりが何往復もすると、テキストを作成する時間が多くとられてしまいます。また、テキスト作成の能力もかなり個人差があるので、意図が理解しきれず議論が発散してしまうケースも多かったです。

対面で話せば短時間で済むので、スラックなどでミーティングの時間を決めて、後は直接話すほうが効率が良かったです。

一方で、情報共有、情報収集、日程確認など単純なやりとり、についてはテキストコミュニケーションでやるのが効率が良いと思います。

相手の感情を勝手に深読みしない

テキストコミュニケーションだと、相手の感情がかなり読みづらいです。

私はかなり気を使ってしまうタイプで、相手の気持ちを尊重しながらコミュニケーションをとります。

私のような人間にとって、テキストコミュニケーションをしていると相手の感情が読めず「なんか怒ってるのかな…？」と深読みしてしまうことが多かったです。

ただ、ほとんどの場合、相手に悪気などなくテキストにしたから冷たく感じるというだけでした。

そもそもテキストで感情を表現するというのもスキルなので、誰しもが出来るわけではありません。過去には必要なかったスキルですしね。

なので、基本的に相手の感情は深読みしないで、テキストの内容通りに受け止めるようにしました。こちらもあまり気にせずサクサク送るようにしています。

基本的なテキスト作成スキルを再確認する

テキストコミュニケーションは会話風に進むことも多いと思いますが、それでも会話ではないので基本的なテキスト作成能力は必須です。

主語がない、一文が長すぎる、結論が最後に書いてある、といったテキストを書かれると、意図が理解出ず、結局確認しないと話が前に進まないということになります。

私も、慣れるまではかなり意識して書いていました。

特に気を付けてほしいのが、一文が長い人！！もう読んでいて頭痛くなります。ビジネスの文書においては一文は30~40字以内にしていただきたいです。

実際の文章の例をお見せしましょう。

【例文】
先日の打ち合わせを踏まえての今後の対応方法について確認させていただきたいと思ってはいるものの、直近のスケジュールについては流動的で不確定要素が多いということもあり、まずは先に別案件について佐藤さんとすり合わせをしていただいたうえで、その進行状況を共有してもらう中で、対応方法を決めるミーティングの日程を決めつつ、両方の案件をしっかりと連携しながら進めていきましょう。

これ内容は創作ですが、実際の元上司の文章を参考にしています。こういう文章を毎日読むと思ったらきついでしょう。。

リモート勤務が一般化する前からメールや報告書など、テキスト作成の能力はビジネスパーソンとしては重要でした。それが最近ではさらに重要度を増していると言っていいでしょう。

社員に対し、しっかりと教育の機会を与えることが大事です。