属人化している状態をチャンスと捉えよう

属人化とは 📖

「属人化」とは「特定の業務が個人に依拠している状態」のことを言いますが、組織において、この属人化している業務が存在する状態はあまり好ましくないと言えます。

理由は、ある特定の個人にしか分からない作業などが存在する場合、その特定の個人が退職になった時や、急な病欠でしばらく休むことが起きた場合に、他の誰もその業務の内容を知らないので、その人以外に対応ができないためです。

このことは特定の知識についても同様のことが言えます。製品知識や業界知識も、ある特定の人物のみが詳しく、他の社員が詳しくない場合、その製品に関することはその特定の人物に全て頼らざる得ない状況が生まれてしまいます。

属人化→標準化 💡

こういった「特定の業務や知識が特定の個人に属人化している状態」は、基本的には上記の理由から好ましくないと言えますので、この属人的な状態を解消し、誰でも理解できるよう標準化する必要があります。

例えばある組織で、ベテラン社員Aさんしか分からない製品があり、その製品の細かな内容を含む提案書はAさんから情報を引き出さないと作れないとします。

ただ、この状態だと、例えばAさんが休暇中や出張中に急ぎの案件が発生した場合、誰も対応ができません。顧客への提案書作成やトラブル対応など、あらゆる対応スピードが、Aさんが「捕まるか、捕まらないか」に依存した状態である訳です。

そこで私達ができることは、そのAさんに極端に偏っている情報や知識をAさんから引き出し、整理し、他の誰でも同じように理解できるよう内容の均一化を行い、見える化してあげることです。

均一化というのは、例外を無くすことです。このケースだと特殊だからAさんに聞かないとなぁ…という例外はあってはなりません。どんなケースにおいても例外なく標準化してあげることが重要です。

例えば、提案できる製品を沢山持っているが、各製品の仕様値や強み等が整理されておらず、ある特定の人物の経験や知見を頼りにしている場合です。

この場合、各製品のポイントを全て洗い出し、顧客が知りたいことと、営業担当が知っておくべきことをそれぞれ整理し、パッと見て一覧で分かるよう資料化しておくと良いです。

全体を俯瞰して、重要なポイントを整理してグルーピング。そして、アウトプットを行う際に誰でも必要な情報をすぐに取り出せるよう資料に落とし込む。これが本当に標準化ができている状態だと思います。

属人化はチャンス ✌️

属人化していることを標準化する作業は、組織全体から見れば全体最適となりますし、上司からの評価も間違いなく上がります。標準化する作業は大変で時間が要するため、誰も進んでやろうとしません。だからチャンスだと思います。

特定の業務を標準化し、あなたが整理した内容を他の誰かに教えることも、また重要です。教えることで、あなたが本当にその内容を理解できているか、また教えている相手が理解しやすい内容になっているか、確認するようにしましょう。

誰でも理解できるよう標準化することは、組織全体にとってメリットがあります。個人単位で物事を見ているだけなら、属人化している状態は問題ありません。

しかし、視座を一段高くし、組織にとって本当に大事なことは何かを考えれば、何をやるべきかは自ずと見えてくると思います。その時、あなたの会社や上司はきっとあなたを評価してくれるはずです。

以上です。ありがとうございました！