Executive Assistantの基本的な態度

さて、ちょっぴり梅雨な天気が続く東京地方。

外気はじっとりですが、気分は明るくいきましょう！

外国人付きのExecutive Assistant（EA）の基本的な態度

マインドセットとして言えるのが二つ

１　Noは言わない

２　ネゴする

どう言うことか？一言で言うとMake it happen！

まず一つ目から説明しましょう。

上司から依頼される、そこで

”いやぁ難しいですね”

”誰々さんが協力してくれなくて”

”システム上できないんです”

こう言う返事をしたことありますでしょうか。

あるとしたら、伸び代あり！（Better to look things from a positive way)

”いやあ難しいですね”は、相手を否定しています。

上司のリクエストなのに真っ向から却下。どちらが上司！？

”誰々さんが協力してくれなくて”は、単なる愚痴。

協力してくれない人を動かすのも、できるExecutive Assistantの仕事

それができれば高い給与をもらえます😃

”システム上できないんです”と言うのは、作られたルールの中で仕事をしている。

今の世の中　Think out of box

どうやったらできるのか？と言う思考が求められています。

定形外の仕事内容で、決まったやり方以外で対応しなければならない時に、必須。

決まったルールでできなければ、できる方法を考える。

ひとりでは思いつかないかもしれませんが周りを巻き込めばできるかも！

上司からの依頼には、その場で即時にNOと言わない。

これを心がけてみましょう。

（ハラスメント系はここでのトピックではないので悪しからず）

２　ネゴする

交渉する！？そう、これができるようになれば任せてもらえる範囲が広がり、給与も上がります。

つまりどう言うことなのか？

上司から依頼されたけど、できないみたい。

そう言う時に関係者と調整をするのです。

調整というと足並みを合わせるような感じもしますが、それはむしろ交渉。

相手が難しいと思っている、そのタガを外す。

Be creative! Think out of box! 

創造性を働かせて、普通だと考え付かない方法や

大きな組織や力のある人を巻き込んで、一見すると難しそうなことを実現する。

巻き込む時に、それにより、その人たちにどういう利益があるのか。

それをすることで上司がどれだけ感謝するかということを伝えます。

もちろん、どれだけ困っているかということもしっかり伝えなければなりません。

自分の上司のポジションが高ければ高いほど、レバレッジが効きますので交渉がしやすくなります。

そうでない場合は、相手のメリットを打ち出す。メリットがなければ心に訴えかける。

相手を動かすような交渉をすることで、脳みそは疲れますが出来た時の喜びも大きい。Big rewardを得ることができます。

同時に、上司の依頼があった時に全ての要求を満たすことができないかもしれません。その場合にも交渉が必要。

例えば、システムで１０までやれるようにしたいと求められていたけど、８までしかできない。

では残り２をどう処理するのか？

・マニュアルで作業する（そうであれば、誰がやるのか）

・アウトソースする（のであれば、どれくらいの追加コストがかかるのか）

・残りの２が出来なくても実は問題がない（今まで無駄なことをやっていた）

出来ないことによる弊害・リスクがどのくらいで、どこに影響するのかなどを伝えて許容可能なものなのかを摺り合わせする、ネゴすることが求められます。

上司の依頼を受けたけど、１００％うまく出来ない！って時には上司と交渉してください。ウルトラCを上司が提案してくれるかもしれません。思った以上に皆さんの上司は助けてくれるし、支えてくれるし、アドバイスもたくさんくれるんです。

相手のために、してあげてる、私が上司にしてあげなきゃというばかりでなく、たまに頼ってみると上司の素晴らしさ、有能さが確認できて、もっとこの人のために働きたい！って思えます。

出来ないと思った時には交渉し、上司の納得する成果物を一緒に作ればOK。

Don't worry. You can do it!

ということでExecutive Assistantに必要な2つの態度・マインドセットは

１　Noと言わない

２　ネゴする

では、皆様　Have a lovely day✨