会議で自己アピールしませんか？
こんにちは、SmartMeetingでカスタマーサクセスをしている@ゴレゴレちゃん です。noteでもTwitterでも「事前準備！事前準備！」とめっちゃしつこく言っています。
そんな僕が今日noteに書くのも「事前準備」についてです！これまでは「事前準備をすると、会議がこんな良くなるんだよ」と管理者目線や主催者目線で書くことが多かったのですが、メンバーレイヤーの方でも「ウオオオ！明日から事前準備しよう！！！」と意識することができる内容にしようと思います。
会議の事前準備とは？
まず事前準備ってなに？方向けに簡単に説明をします。
ずばり”会議を円滑に進めるための準備全般”です。会議が成功するかどうかは事前準備が8割（7割、9割って派閥もある）で決まると言われています。
要は会議をする上での事前準備ってめちゃくちゃ大事ってことなのです。
基本的にやることは以下です。
・会議（または議題）のゴールを設定する
・そのゴールを時間内に達成するためのシナリオを作る
・そのシナリオ遂行に必要な参加者を決め、招集する
・参加者に事前にシナリオとゴールを共有する （ここまでできればベスト）
「事前準備について興味が出てきた！」って方はこちらの記事も見てみてください。
自分ごと化の難しさ…キノコ食べなよ
既に記載したとおり、事前準備の大切さを話すとどうしても”管理者目線”になってしまうことが多いです。管理者目線で話され、かつ準備を勧められても「知らんがな」と一蹴されてしまうケースはあると思います。
みんなの文化や習慣を変えるのはとてもむずかしいです。それは今組織やチームが抱いている課題が自分にも当てはまるというイメージができないことが要因で、ひいてはそれをすることで「俺らに何の得があんの？」というところにつながってきます。
この考え自体は仕方がないです。
たとえば「スーパーで毎日キノコが安売りしてるから、明日から毎日キノコ食べて」と言われ食卓に出てきても納得ができません。数日は耐えられるけど、5日目くらいから箸が進まない可能性があります。これは料理提供者のメリットを一方的に押し付けているだけで、食べる人には何の納得感もありありません。ただ「キノコは糖尿病やがんなどの生活習慣病の予防や、コレステロール濃度の低下にも効果があるとてもいい健康食。だから毎日食べて」と言われたら納得できますし、何なら「キノコを食べさせて！」と言う意識に変わる可能性だってあります。
例えがわかりづらかったらとても申し訳ないのですが、つまり「全員が組織の課題を自分ごと化するためには、やってほしい側のメリットを考えれば事前準備は定着するかも」ということが言いたかったのです…
これから書くことは「生活習慣病の予防になるから…」の部分だと思っていください。
事前準備がもたらす効果をメンバー目線で考える
ということで事前準備をすることでメンバーレイヤーの方が感じられるメリットを書きたいと思います。
他にもあるとは思いますが、今回は以下のことをお話します。
①会議内容を消化する質を高める
②会議が時間通り終わる一躍を担える
③自身の活動のアピールになる
①会議内容を消化する質を高める
準備には2つパターンがあります。1つは「自らが会議進行に必要な情報を用意する」パターン、2つ目は「用意しなくてもいいが、議題内容を事前に読んでおく」パターンです。ここではこの2つ目についてお話します。
実際この方法を実施すると、会議で話されている内容の消化レベルが激的に高まります。言われればそれは当たり前で、会議に突入する前に「何が議論されるか」を頭に入れておくことで、会議中はもっと踏み込んだ領域で議論をすることができます。
例えば「おいしくキノコを食べるためにはどうしたらいいか」という議題があるとします。会議が始まってからいきなり「どうやったらキノコをおいしく食べられると思う？」と言われても、その場で考えても知識がないと「ば、バターで焼けばいいんじゃないですかね…」とありきたりな答えを言ってしまいます。事前に議題を確認し、キノコについての知識（どんな種類があるか、どんな味付けがあるか、ミシュラン料理人のアレンジレシシピでこう言ってた…など）を得ておけばしっかり話についていけるし、何なら有益な情報を提供することもできます。
またキノコの話をしてしまいました…
「なぜこの会議が開催されるのか」「この会議で話されることはなにか」「自分に求められている役割はなにか」を理解した上で会議に臨むのとしない上で臨むでは、雲泥の差が出るということがお伝えしたかったのです。
自身が参加する会議では、ぜひ事前に議題を確認するようにしてください。
②会議が時間通り終わる一躍を担える
会議が時間通り終わらない原因は「目的が不明」「シナリオ設計が甘い」「関係ないことで脱線する」などがあります。「シナリオ設計が甘い」に通ずるのですが、想定以上に質問やコメントが多く処理しきれないということもあります。
そんな時は事前に議題を確認し、会議前に質問やコメントをしてしまいましょう。そうしたら1人分の質問やコメント時間が会議中にカットできます。これが1人だけでなく、3人、4人と事前に質問やコメントをしたらどうでしょうか。4人の質問時間分、会議時間が短縮できるのです。
何より、会議前に事前に情報を得ているので、主催者や議題担当者の説明時間もカットできます。
こちらの記事にも記載してますが、質問やコメントはなるべく会議前に片付けるようにしましょう。会議中はどうしても伝えたいことや、参加者全員に周知したい質問の回答のみにフォーカスして進行します。
このように参加者ひとりひとりが事前準備をすることが、会議が時間通り終わることにつながります。
③自身の活動のアピールになる
個人的に一番推したいのはこれです。
会議の事前準備をしっかりすることは、自身の活動をアピールすることにつながります。
自分が実施したことの報告や、何かしらの提案を行う時に「これでいいや」と簡単に準備を済ませていませんか？
個人的には結構もったいないと思ってます。
報告内容や提案内容に対して、鋭い質問や指摘が入ってしどろもどろになってしまっては、準備不足の印象を与えてしまいます。
報告や提案を受ける側はいわば”あるある”な状況なので何も思われないかもしれないですが、それに甘んじていてはアピールになりません。
きちんと準備をして「お、この人やるな…！！！」と思わせましょう。
具体的には以下をしっかりと準備したいです。
・なぜこれを書いているのかを背景を詰める
・こういう書き方をしたらこう指摘が来るだろうなとシナリオを考える
・回答に必要な資料やリンクを準備しておく
・Q&Aを作る
これを意識すると文章が長くなってしまう傾向にありますが、逆にマイナス印象を与えてしまうこともあります。そういう場合は、表面上は簡単に見えても全然大丈夫です。
ただ裏側ではめちゃめちゃ準備してて、「どんな質問が来ても返せる」「どんなツッコミが来ても切り替えせる」状態を作るのです。
めちゃめちゃカッコよくないですか？
ちょっといやらしい話に聞こえてしまうかもしれないですが、こういう努力の積み重ねが評価に繋がり、キャリアのステップアップを実現する近道になりえます。
私が大好きなTVプロデューサーの佐久間宣行さんも、『ずるい仕事術』という著書で同じようなことを言っています。
会議は「事前準備」で勝て
会議で一目置かれる人になるためには、なにより準備がものを言う。
仕事で結果を出したい。存在感を示したい。そんな風に思うなら、まずは会議で結果を出すこと。これがいちばんの近道になる。
”たかが会議”と思わず、会議の一発一発を全力で臨みましょう。
さいごに
ちょっと偉そうに事前準備の大事さについてお話をしました。
私自身もまだまだできていない部分があるのですが、ここに記載の内容を意識することで激的にパフォーマンスが上がったのが事実です。
ただこれらはメンバーレイヤーの方だけが意識するのと同時に、管理者や主催者が”きちんと行いを評価してあげる”体制を作ることも必要です。
きちんと会議でいいパフォーマンスを出しているメンバーがいたら、最大限に褒めてあげて、しっかり評価をしてあげましょう。
雑ですが、さいごにそんな事前準備をやりやすくなるSmartMeetingの紹介です。興味があれば是非以下から見てみてください！
最後までありがとうございました！
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