～フルリモートで学んだ～　誤解を生まないための、テキストコミュニケーション術

コロナ禍をきっかけに世の中的にもリモートワークが多くなってきた昨今ですが、私は前カンパニーではフルリモート勤務をしていました。

チャットのやり取りでこんな経験はありませんか？
テキストベースだと相手の表情や言葉のニュアンスが分かりにくく「怒られてる？」「勘違いさせてしまった？」など、受け手側も送り手側も不安になる。

そんな些細な「不安」は、積み重なって大きなストレスにも繋がりかねません。

今回は、リモートワークも定常になりつつある中で、今後も役に立ちそうな「テキストコミュニケーション」についてシェアしたいと思います。在宅ワークだけではなく、出社していても「拠点が離れていてコミュニケーションに不安を感じる」という方にも使えるTipsとなっています。

コミュニケーションツールの使い分け
例えば、複数の人が見ているオープンチャットやグループチャットで多数の指摘を受けることに抵抗を感じる人もいるかと思います。また、チャットで随時記載しているとあとで見返しにくいというデメリットもあります。

◆改善案
１　チャットに随時記載するのではなく、ドキュメントにまとめて関係者のみに共有する
２　meetで補足する
３　「言い回し」を工夫する

内容によるとは思いますが、多数のフィードバックがある場合はドキュメントなどにコメントをいれる、テキストで伝わりにくい場合はmeetで補足する、というようなツールの使い分けが大事になってくるかと思います。

チャット、DM、meet、電話、Oviceなどせっかくある様々なツールを時と場合によってうまく活用しましょう。

3の「言い回し」を工夫するは次項で説明いたします。

相手によって「言い回し」を工夫する
様々なタイプの人間がいるので、たとえ冷たい言い方に感じても本人は冷たく言ったつもりはない、ということも多々あると思います。
そのため、”相手によって”という言葉を加えましたが、様々なタイプの方がいる分、相手の言動に敏感な方もいます。

例①）
”！”の使い分け
「違います！」
「このようにしてください！」

”！”はポジティブな文面の際は使用しても違和感がないのですが、教える時や指摘する場合には少し違う感情に捉えてしまう可能性もあります。特に「〇〇してください」などの命令形に”！”がつくと、「怒られてる」「責められてる」と思う方もいるかもしれません。

その場合、言い回しを変えたり絵文字をつけるだけでも変わると思います。

「〇〇にしてもらえると助かります」
「〇〇でお願いします（お辞儀の絵文字）」

また、「命令形＋！」を使うほど知ってもらいたい重要事項の場合、まずは個別でその旨を伝え、別途オープンチャットで”全体”に向けて「〇〇の場合はこのようにしてください」と業務連絡するのもよいかもしれません。

例②）
「違います」
「どうしてですか？」
「〇〇でいいのでは」

きっといつも話す感じをテキストにしているだけだと思いますが、少しきつく感じてしまう方もいるかもしれません。

「違います」→「meetで詳細お聞きしてもよろしいですか？」
「どうしてですか？」→「もう少し詳しくよろしいですか？」
「〇〇でいいのでは」→「〇〇でいいと思います」

お互いの考えが”違う”と感じた場合はテキスト上で「違う」「違わない」を議論するよりも、meetなどでお互いの顔を見て会話する方がスムーズですし、余計な誤解も生まれにくいかと思います。

meetなどのビデオ通話を積極活用
特に、ニュアンスの伝わりにくいことや誤解を招きやすいと感じた場合は、出社時その場ですぐ隣の人に話しかけているように、すぐにmeetを立ち上げて早期解決に努めるのも重要かと思います。Ovice（バーチャル出社オフィス）があるチームであれば、すぐに話しかけに行きやすいですね。

もちろん、「疑問点があるのですが今よろしいですか？」「お時間のある時にお願いします」などの配慮は必要かと思います。

お互いに歩み寄る
相手の言動に「敏感」な方も、あまり「気にしない」タイプの方も
あくまでも私の見解ですが、これまで様々な環境を経験してきてどちらかだけが配慮するのではなく、お互いに歩み寄ることが大切だと感じました。
仕事上の人間関係は自分で選べるものではないので、その中でどう良くしていくか工夫が必要な時もあります。

最後に
フルリモートのプロの皆さんに囲まれて今までにない発見がたくさんあり、社内コミュニケーションについて今一度考える良い機会となりました。

私も人間ですので様々な事情でうまくできない日もありますが、日々「業務効率」と「理解しやすくするためにはどうするべきか」、また「心理的安全性」などを意識するようにしています。

今では、新卒からリモートという方も少なくないと思いますので、少しでもお役に立てたらうれしいです。