【読書記録】トップ5％社員の時間術
おはようございます。
本日も読書記録をnoteにアウトプットしようと思います。
今回読んだ本は、越川慎司さんの著書、『トップ5％社員の時間術』になります。越川さんはこれまでも「トップ5％社員の〇〇」を出されていて、これで3冊目だと思うのですが、私は全て読んでいます。
職種に関わらず、全ての会社員の方が実践できるであろうメソッドやマインドが紹介されていて、とても参考になる本として気に入っています。
今回は、本書に書かれているいくつもの時間術の中から、私が実践できていなくて、これから心がけて仕事をしていこうと思った、個人的に特に重要視しなければならないと感じた内容を2つほど整理がてらアウトプットしようと思います。
議事録は会議中に完成させる
会議の資料と一緒に、議事録が記載されたOneNoteなどのデジタルノートを共有し、その場で取ったメモをリアルタイムで参加者に見せていくのです。
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こうして即座に議事録を見せることで確認作業も会議中に終わり、恣意的な修正を防ぐこともできます。
会議の終了時に議事録がまとまっていれば、参加者に求められたアクションが実行される確率が高いことも調査で判明しました。
私の会社でも、重要な会議では議事録を作成し、正式な記録として管理しています。ただし、その時に議事録作成完了までのプロセスは、本書ではトップ5％社員が絶対にやらない議事録の取り方として紹介されていました。
会議中には議事録係が全ての質疑応答を必死に記録し、会議終了後に体裁を整えてレビューイーが丁寧に確認、その後会議出席者にメールで共有し、認識が違う点があれば訂正してもらい、参加者全員のOKが出た段階で議事録作成と確認の完了となります。
会議当日から議事録作成と確認が完了するまで数日はかかるのが普通です。
本書にも書いてありましたが、議事録作成の最大のメリットは次アクションが明確になり全員で共通認識を持てることだと私も考えています。
会議で議論した結果、次アクションを明確にディスカッションせずに終わってしまうことは往々にしてあることだと経験上思っていますので、会議終了時には次アクションと担当者を明確に決めて議事録に残すということは誰もがやっておかなければならないと思います。
また、今の仕事では全ての質疑応答やコメントを議事録に残していますが、決定事項とアクションさえ明確に全員の共通認識が取れていれば、それに至るまでの全ての発言は必須の内容ではないのではないでしょうか。
決定事項やアクションを決めるまでにディスカッションが盛り上がったのならば、要約して補足として残しておくくらいで良いのではと。
見直されない議事録、次アクションに繋がらない議事録の作成ほど無駄なものはなく、次アクションを開始するのも早ければ早い方が良いと言うことで、議事録は会議中に作成を完了させてしまうというのは私も強く同意します。
正式な議事録作成のプロセスを変えることは難しいかもしれないですが、非公式な会議では、必ず議事録を会議中に作成し、会議の最後に全員で決定事項と次アクションを確認することを実践してみようと思います。
「やめること」を決める
5％社員は、「続けることの大切さ」と「あきらめることの大切さ」の両方を理解しています。新しい挑戦をするときは、何かをやめてからスタートしているのです。
やることを決めて、計画立てて、実行するというのが一般的な仕事のプロセスのように思っていましたが、「やめること」を決めるというのは、忘れがちだけれどもとても大切なプロセスであると感じました。
仕事って、やろうと思えばいくらでもやることが増えていくものだと思います。
私自身も本業では与えられたタスクに対して自分なりにアウトプットとそれまでのプロセスを決めます。その時に、より高い品質のアウトプットを残すために、プロセスとしてやることをどんどん増やして抱えきれなくなってしまうということがよくあります。
仕事ってなぜか常に忙しいんだよなぁ。と感じていましたが、今まで、やめることを決めるという考え方をしてこなかったためだと気付けました。
本書では、やめることを決めるための4つの手法が紹介されていました。
①「トレードオフ」で考える
②解決策ではなく、「理想」を掲げる
③手段が目的になっていないかチェック
④外円を捨て内円にフォーカス
この中でも②解決策ではなく、「理想」を掲げるは、多くの人が見落としがちだけどとても重要な考え方だと思います。
目の前の課題の解決だけを考えてしまうと、根本解決ができずに何度も同じ問題と解決策を実施することの繰り返しになってしまいます。忙しくストレスにさらされながら仕事をしていると、目先の成果を追いがちになってしまう人が多いと思いますが、その場は時間をかけてでも根本解決を行うことが、結果的に時短に繋がるということはよくあるのではないでしょうか。
本書では、仕事にとどまらず、自分の人生レベルでの理想を掲げてそれに近づけるような取捨選択を行うことが、根本解決につながると書かれていて、私に取って大きな気づきでした。
自分の人生の中での理想を決めて、それに近づけるように優先順位やプロセスの決定、取捨選択を行うことで、結果的に自分にとって最適な仕事にあれんじすることができるのだと。仕事に対する考え方を変えていけるような気がします。
以上、大きく2つの気づきをアウトプットしました。
早速、本業で意識して実践していこうと思います！！！
それでは。
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