管理部を含めた全社員が在宅で働けるようにした話
はじめまして、株式会社Globee管理部の飯山です。
入社から約1年半、経理をメインにIPO準備、労務、総務などいろいろ関わっています。
少しだけ自己紹介をさせていただくと、事業会社の経理って楽しい！複式簿記はなんて素晴らしいのか。これは人類最高の発明だ！と思っているやや変な人です。趣味はポイ活。社内に非公式のポイ活部もあります笑
事業会社の経理を望むのは、ただ会計に携わるだけではなく、みんなが働きやすい会社とは何か？を考えて動いていけるから。
私の所属する管理部は現在、CFOの指田と週2パートの方の3名体制です。
そんな小さな管理部でも、しっかり社員みんなを支えていけるよう、コロナ他不測の事態にも対応できるよう全員が在宅勤務の選択肢を取れるようにしていった話をします！
大事にしていること・し続けたいこと
それは、『可能な限り負担を増やさず統制を取ること』
IPO準備会社のため、統制が取れていることも重要。でもそれぞれがやるべきことに集中するためになるべく負担は増やしたくない。この約1年半大事にしてきたのはそのバランスでした。
各種稟議フローを整えたり、新しい何かが増えたりするということは誰かが何かをする必要が増える、ということでもあります。
会社として必要なところは守りつつ、負担としては必要最低限しか増えないようにするにはどこがポイントなのか？必要なところはどこなのか？を考えて従業員の負担を増やさず整えることを大事にしています。
その想定には今後仲間になるかもしれない人も含まれますし、今後育児や介護で時短で働く人が出るかもしれない。そんなGlobeeで働くすべての人が自分と家族を大事にしながら一緒に会社を成長させていけるよう、管理部は今後も足元を整えていこうとしています。
就業場所を選べるように
記憶に新しいと思いますが、コロナの広がりを起点に広まった在宅勤務。
接客の必要な職業の場合は別ですが、感染予防の観点でも、働きやすさの選択肢の観点でも在宅勤務の選択肢があると良いですよね。
対面コミュニケーションの重要性の話は一旦脇に置いたときに、妨げとなるのはやはり紙！そして押印！（経理の場合は現金の取り扱いのある会社だと現金もありますね）
Globeeの場合、幸い事業内容がabceedサービスの開発です。
紙での提出物さえなければ開発メンバーは在宅の選択肢をとれます。
人事・営業の他メンバーは追加で、電話をなんとかすれば在宅の選択肢をとれます。
では我々管理部は…？というと、上記に加えて、押印が必要な書類・紙で届く請求書・郵送が必要な請求書や書類を可能な限り減らせれば完全にとはいかずとも月１～２回郵便確認をしに来るだけにできます！となればやるしかないですね。
可能な限りペーパーレスを目指す
ペーパーレス化を進め、在宅勤務の選択肢をもつために実際に何をしてきたのか？
１．必要なこと・目指したいものを洗い出します
● 紙で届く請求書をメール受領にしたい
● 請求書の郵送を可能な限りメール送付にしたい
● 年間を通して提出する各種書類（申告書・社会保険の手続き等）の中で
電子申請にできるものは変更したい
● 社内手続きから紙提出と押印をなくす（提出は原本が必要な物のみに）
２．それぞれにアクションを取ります
● 紙の請求書が届くたびに電話orメールでメールに変更のお願い
● 請求書郵送するたびに同時にメールで次回以降メール受領のお願い
● 各種電子申請にするための電子証明書の取得
● 保管や運用の方法を決める
等々…こまごま連絡をするためおおよそ1～2ヶ月かかりました。結果、紙での請求書のやり取りはほぼゼロに。
３．随時、必要なシステムの選定や見直しをします
経費精算・各種稟議や手続き・受取請求書の管理・請求書の発行…それぞれ機能とコストのバランスを見て、今Globeeに必要なサービスを選びます。
その際は前述の大事にしていることを意識しながら。そして定期的に見直しもします。
こうして管理部メンバーも基本在宅で健康に配慮しながら、しっかり仕事をできる体制を作ってきたのでした。
今は全員、必要に応じてたまにオフィスに行くものの中には１年以上ずっと在宅というメンバーもいます。
最後に
まずはここまでお付き合いくださった方、ありがとうございます。
Globeeはまだ発展途上の会社です。だからこそ自分の力でも変えていける部分がある。頑張りが形になりやすい。
大きな会社だと、仕事のやり方を変えるとか今使っているシステムのリプレイスって、なかなか気軽には出来ないですよね。
今より良い形にできるのであれば、役員陣にちゃんと説明ができれば、そこを変えていける。これはGlobeeの、ベンチャー企業の何よりの良いところだと私は思っています。
もちろん良いところばかりではなく、なかなか楽は出来ないですが、仕事を通じて自らを磨いていきたい方には良い選択肢だと思います。
どの部署でも真摯に自らの業務と向き合える。良い会社、働きやすい会社を創る一端を担える。
そんなGlobeeに興味を持ってくださった、この記事を読んでいるあなたと一緒に働けることを私は楽しみにしております。
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現在株式会社Globeeでは「エンジニア職種」を中心に採用活動を積極的に行なっております。
弊社が「教育」にかける思いや「ものづくり」の考え方について、弊社代表の幾嶋より、
お話が出来ればと思いますので、皆様お気軽にご応募下さい。
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