嫌なタスクを処理する方法

嫌なタスクはひたすら分析・分解しよう

「タスクは細かく分割しろ」
これは、多くの仕事術の本で語られる言葉です。
この言葉自体は正しいと思います。しかし、実際に分解しようとすると難しい。どうやれば良いか分からない。

以下に述べるのは、タスクの分解方法に関する私なりの方法です。

私なりの方法

１　段階での分解

タスクは多くの場合、いくつかのステップを踏むことが多いです。
例えば、「取引先に見積書をメールで送る」というタスクがある場合、以下のようにさらに分解することができます。
①見積書案を作成する
②上司に見積書案の決裁をもらう
③決裁を経た見積書案を取引先に送るためのメール文を作成する
④取引先にメールを送る

また、このタスクはさらに分解することができそうです。
①－１過去の見積書を探す
①－２過去の見積書の要素を今回の事案にあてはめて見積書を作成する
②－１決裁文書と決裁資料を作成する
②－２上司に見積書案の決裁をお願いする（社内メールor口頭）
②－３決裁状況を注視する（上司が気づいていない場合はリマインド）
③－１メールテンプレートや過去のメール文から適切なものを探す
③－２今回のメールに合わせてメールを作成する
④－１ファイルを添付してメールを送る。

このように、タスクを細かく区切っていけば１０分～１５分程度のタスクに分解することができます。
この程度の時間で終わるタスクであれば、着手も簡単になります。

２　嫌な理由を分析する

タスクを分解して、個々のタスクを簡単にしても、着手ができないという場合があります。
このような場合は、なぜ嫌と感じるのかを分析してみることがオススメです。
そうすると、嫌と感じた理由を客観視できます。客観視することで、大した理由ではないと感じることができたり、嫌な理由を回避する解決策が見つかることがあります。

嫌と感じる理由を分析する際には、紙とペンを用意し、嫌だと思う理由を書きなぐってみることがオススメです。
日本語になっていなかったり、関係ないと感じるような些細なことでも構わいません。とりあえず書いてみることで、嫌な理由が明確かでき、自分でも気づいていなかった理由が出てきたりもします。また、書きなぐるという行為自体がストレス解消にもなります。

そのようにして嫌な理由を分析してみると、私の場合、以下のような理由が出てくることが多いです。
・関係者（取引先や上司）に嫌な人がいて、その人に連絡するのが辛い。
・タスクが難しすぎる。工数が多すぎる。時間がかかりすぎる。
・方針に不安がある。失敗が怖い。未経験業務で不安。
・タスクをやる意味を見いだせない。

ここまでくればしめたものです。
タスクの工数が多い場合には、タスクを分割してできるだけ簡単なものにしましょう。
工数が多すぎて自分の手に余る場合や難しすぎる場合、方針に不安がある場合は、他の人に聞いてみるなどするという解決策が思い浮かびます。

また、関係者とのやりとりが嫌な場合には、その関係者とうまくやっている人のやり方を真似してみるなどが考えられます。
ただ、関係者とどうしてもうまくいかない場合やタスクをやる意味が見いだせない場合には、上司に相談して仕事を変えてもらうなど、環境ごと変えるしかないでしょう。

タスクの分割で得られるもの

タスクを分割することで、個々のタスクの負担が減るため、着手しやすくなります。
また、個々のタスクの完了がしやすいため、進捗が可視化され、仕事に勢いがつき、達成感も得られます。

さらに、要素で分析すれば、タスクを難しくしている理由を見つけ出すことができ、難しいタスクに取り組むための糸口にすることができます。

どうしても着手できないタスクがあれば、まずはタスクの分解からでも始めてみましょう。
タスクの分解・分析をすれば、タスクの内容にも踏み込んで考えることになります。それだけでも十分な着手です。