電話対応怖すぎ問題を解決したい

こんにちは。きなと申します。
今日は私が社会人なりたてだった頃、
超超超超苦手だった「電話対応」についてお話したいと思います。

当時は本当に電話が怖くて出れず、、電話を取っている同期を見ては
自分と比べて落ち込んだものでした。

私は1年くらいかけてゆっくりと苦手を克服しましたが、振り返って考えてみるといくつか成長のコツがあったと思います。
今日はそんなTipsをご紹介出来ればと思います。

大丈夫です。どんなに苦手でも電話は慣れます。

私がいかにして電話対応に慣れていったか、
noteに書き起すことで自己顕示欲を満たしつつも、
どこかの誰かの役に立てばいいな〜と思います。

なお、この記事は主に電話を受けることに関して、解説しようと思っています。

準備で恐怖心を軽減

電話対応って不安ですよね。
よく言われることですが、不安から逃げれば恐怖心は倍増し、不安に立ち向かえば恐怖心は半減します。
怖い気持ちを軽減するために、電話対応を始める前の準備ポイントについてご紹介します。

1. 型をinputして、言い回しを自分のモノに
   
   新人研修などで電話対応のマナーは学びましたでしょうか？
   もし貴方が電話対応を苦手と思っているなら、まずはじめに、その時に習った電話対応特有の言い回しや言葉遣いに、出来るだけ慣れておくことが大切です。
   
   電話中はただでさえテンパるのに、言葉遣いを考慮する余裕は無いですよね。
   なので、予め言い回しに慣れておくと、とても楽になります。
   
   「いつもお世話になっております」「少々お待ちください」「ただいま不在にしております」…
   と言った定型表現を覚えましょう。そして覚えるだけでなく、イメージトレーニングや、ロールプレイをして、自然に言えるようにします。
   
   定型文はネットにいくらでも転がっているので、探して見てくださいね。
   

2. 机の上の準備もしよう
   
   まっ更な紙とペンだけがあればいいと思っていますか？実は、それで事足りるのは慣れている人だけなんです。
   初心者は初心者らしく、下記のものを可能な限り揃えましょう。
   
   ・電話対応用のメモ
    予め記入欄が印刷されていて、穴埋め形式になっているものがいいです。
   電話を受けながら記入欄を埋めていく事で聞き漏らしや
   メモ漏らしを防ぐことができます。
   
   ・座席表や電話の転送先名簿
   色々とスムーズに対応出来るように
   オフィスの座席表などがあれば貰っておくといいでしょう。
   電話対応をしているうちに同僚の名前もだんだん覚えていくと思います。
   そうするともっともっと電話対応が楽になっていきますよ。
   
   ・よく電話が来る人のリスト
   どんな人からよく電話が来るのか、情報を集める事もオススメです。周りの人に聞いてみるのがグッドです。
   
   電話相手の社名や名前が聞き取れないことって、新人である程、良くあるんです。
   これは耳のせいではなく、相手の名前や社名の予測や推測ができないからです。
   職場の先輩達は、よく電話の来るお得意さんや関係会社の名前を普段から知っているので、聞き取ることが出来ます。
   そのため、先んじて名前を知っていればチート級に聞き取りがスムーズになるはずです！

自分に打ち勝って！電話をとろう…！

ﾌﾟﾙﾙとなった0.1秒、いや、なんなら音が鳴る前に電話機のライトを見て受話器をとれる人ってたまにいるんですよね。
そうすると「いやいや、先輩が早すぎて私は電話とるチャンスが無いんですよ、だから取らなくても良いですよね？」って気分になる。

めっっっちゃ分かります。私もそうでした。

でも電話対応の苦手を克服するには、“数をこなす事”、もう本当に、これしかないです。
中々踏み出せない時のために、勇気を出すコツを紹介します

1. 環境作り
   同僚達の電話を取るスピードが早すぎて、チャンスを得られないときは、素直に職場の人に協力してもらいましょう。
   「すみません、私電話対応の練習がしたいんです。暫く、私に譲ってくれませんか？」
   と聞くだけです。
   言いにくければ教育担当や直属の上司に相談するのもいいでしょう。
   
   実際、私も新人の時これを周りに言いました。
   このような宣言をすると、周りの人が気にかけてくれるようになるというメリットもあります。ぜひお試しあれです。
   

2. アレコレ考える前に取る
   
   いざとなったら怖くて、逃げ出したい気持ちでいっぱいになりませんか。
   そんな時は、
   先の展開を想像する前に、受話器に手を伸ばすようにしてほしいのです。
   
   「うわぁ嫌だなぁ」とか「失敗したら怒られるのかな？」とか「笑われたら恥ずかしいなぁ」とか、
   考えれば考える程、エネルギーを使ってメンタルがボロボロになってしまうんですよね。
   なので何かを感じる前に行動してしまう。そんなやり方も一つの手であること、ご紹介しておきます。
   
   大丈夫。いざとなったら「少々お待ち下さい」と言って先輩にバトンタッチしましょう

テンパらないコツ、あります

受話器をとったら頭が真っ白になってしまった、といった経験は無いでしょうか？
私は今でもコレを続けているのですが、話を始める前に1呼吸置いて、気持ちを落ち着かせることで、テンパらなくなりました。

落ち着いて話す為のルーチンはこうです。

①まず何も考えず、スピード重視で受話器を取る。
②話す前に１〜２秒、間をおく。
この間に、ペンの準備をしながら、１回「フゥ〜」と息を吐いて気持ちを落ち着かせる。
③話始める

受話器を取るためにスピード重視になった心を、一旦、話始める前にクールダウンさせるんです。
このリズムを修得すると、いつだって落ち着いて話すことができますよ。

最後に

さて、最後に、ここまで書いといてアレなんですが…、
「何度も取ろうと思ったけど、取れなかった」という日があっても、

あまり気にし過ぎないで欲しいと思います。

私もそんな日は沢山沢山ありました。挑戦なのですから、恥ずかしい思いをする事も沢山あるでしょう。

でも、思い詰めすぎて、自分を責めて、心底電話対応が嫌になってしまっては意味が無いと、私は思います。

電話対応を克服する1番のメリットは、
スキルが上がることでも、対話術を磨けることでもなく、

ストレスを受けずに電話対応が出来るようになること
だと私は思っています。

無理しすぎない範囲で。コツコツと慣れていくといいと思います。
ぜひ自分のペースでトライして見ていただければと思います。

あと、最後にもうひとつだけ。
他人の挑戦を笑うやつは、そういう奴だと諦めて、笑わせときなさい

以上です。ありがとうございました。