【初心者向け】ChatGPTで業務効率UP！ 会議プロンプト活用術
皆さん、こんにちは！生成AIコンシェルジュです。
最近は、ChatGPT やClaudeなどの生成 AI が、私たちの働き方を変えつつありますね！
特に、会議という会議は、準備、議事録、アクションプラン…と、何かと手間がかかりますよね
でも、もう大丈夫！
生成AIを 賢く使う ことで、会議の準備も劇的に効率化できるんです！
今回は、 ChatGPT を使った会議準備 に焦点を当て、具体的なプロンプト例も交えながら、業務効率UPの秘訣を伝授します！
時間泥棒な会議…
会議って、本当に時間泥棒ですよね…
議題が曖昧で、ダラダラと長引く…
結局、何が決まったのか分からない…
議事録作成、誰がやるんだっけ…？
アクションプラン、実行されないまま放置…
こんな経験、ありませんか？
ChatGPT が会議を変える？！
ChatGPT は、会議の準備段階から、私たちを強力にサポートしてくれます！
議題の整理、必要な資料作成、参加者への連絡…
これらを ChatGPT にお願いすることで、会議を 効率的 かつ 生産的 に進めることができるんです！
会議準備を効率化するプロンプト活用術
では、具体的にどんなプロンプトを使えばいいのか？
いくつかの シーン別 に、プロンプト例と解説をご紹介します。
1. 議題をブレストする
会議のテーマが決まっても、具体的な議題がなかなか決まらない…
そんな時は、ChatGPT にブレストを手伝ってもらいましょう！
【プロンプト例】
あなたは優秀なファシリテーターです。
「〇〇（会議のテーマ）」に関するブレストを、5人で実施する予定です。
参加者の属性は、〇〇（部署や役職など）です。
会議の目的は、〇〇（具体的な目標など）です。
この会議で議論すべき具体的な議題を5つ提案してください。
また、それぞれの議題について、なぜ議論すべきなのか、その理由も教えてください。【解説】
ChatGPT に「ファシリテーター」という役割を与え、会議の目的や参加者の属性などの情報を具体的に伝えることで、より的確な議題を提案してもらえます。
2. 必要な資料を作成する
会議で使う資料、毎回作るの大変ですよね…
ChatGPT に資料作成をお願いすれば、その負担を大幅に減らせます！
【プロンプト例】
あなたは、経験豊富なマーケティング担当者です。
「〇〇（商品名）」のマーケティング戦略に関する会議で使用する資料を作成してください。
資料には、以下の項目を含めてください。
- 市場分析
- 競合分析
- ターゲット顧客分析
- SWOT分析
- 具体的なマーケティング施策提案資料に含めるべき項目を明確に指示することで、ChatGPT はあなたのニーズに合った資料を作成してくれます。
さらに、ChatGPT に特定の専門家（例：マーケター、会計士など）の役割を与えることで、より専門性の高い資料を作成してもらうことも可能です。
3. 会議の案内文を作成する
会議の案内、毎回同じような文章を書いていませんか？
ChatGPT を使えば、案内文作成も自動化できます！
【プロンプト例】
あなたは、秘書業務のプロです。
以下の内容で、会議の案内メールを作成してください。
- 件名：〇〇プロジェクト定例会議
- 参加者：〇〇さん、△△さん
- 日時：〇月〇日 〇時～〇時
- 場所：〇〇会議室
- 議題：
- 〇〇の進捗確認
- 〇〇の課題検討
- 事前に確認しておくこと：
- 〇〇資料会議の件名、参加者、日時、場所、議題などの情報を伝えることで、ChatGPT は完璧な案内メールを作成してくれます。
4. 議事録を自動生成する
会議が終わった後、議事録作成に追われる…
そんな経験、ありませんか？
CLABE Noteなどの音声認識ツールで録音した会議の音声をテキスト化し、それを ChatGPT に入力すれば、議事録を自動生成することも可能です！
【プロンプト例】
あなたは、議事録作成のプロです。
以下の文章は、〇〇会議の音声記録を文字起こししたものです。
この内容を元に、議事録を作成してください。
（ここに文字起こししたテキストを貼り付ける）
議事録は以下のようなフォーマットで作成してください。
## 〇〇会議 議事録
### 開催日時
- 〇年〇月〇日（〇）〇時～〇時
### 参加者
- 〇〇さん
- △△さん
### 議題
1. 〇〇の進捗確認
2. 〇〇の課題検討
### 議論内容
（ここに議論内容をまとめる）
### 決定事項
（ここに決定事項を箇条書きでまとめる）
### ToDo
（ここにToDoを箇条書きでまとめる。担当者も記載する）
### 次回議題
（ここに次回議題を箇条書きでまとめる）
議事録に含めるべき項目（決定事項、ToDo、次回議題など）を具体的に指示することで、より整理された議事録を作成してもらうことも可能です。
まとめ｜ 生成AIを使いこなす人が、未来の会議を制する！
ChatGPT をはじめとする生成AIツールは、会議の準備を効率化するだけでなく、より 質の高い 会議の実施にも貢献してくれる可能性を秘めています。
積極的に活用することで、時間と労力を大幅に削減し、より 生産的な働き方 を実現できるでしょう。
さあ、あなたも ChatGPT を使いこなして、会議の達人を目指しましょう！
P.S.
企業でChatGPTを使う場合、以下のように必ずオプトアウトの設定をしてください。
あなたの入力したデータが、OpenAI社に共有されてしまう可能性があります。
また、高度に機密なデータは入力しないように気をつけましょう。
【参考文献】
より詳しくプロンプトについて知りたい方は、以下を参考にすると良いです。
【ChatGPT】プロンプトエンジニアが教える、ChatGPTを最大限に活用するためのプロンプト作成術 : プロンプト作成の基本的なポイントについて解説されています。
エンジニアにも知って欲しいChatGPT基本テクニック : ChatGPTの変数やパラメータ設定について、詳しく説明されています。
生成AIコンシェルジュ運営のJKK Technologiesでは、生成AIについて個別でセミナーを受けることができるサービスも実施しております。
生成AIを導入するにあたり、プロが業務についてヒアリングを行い、実際に業務に導入するまでサポートすることも可能です。
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