ためないことが

この三連休に知人を自宅へご招待してちょっとした昼食会をやりました。我が家はあまりお客様を呼ぶことがなかったので、来ると決まった１週間前からは、人を呼べる様にと合間時間を見つけてはひたすら片付けとなりました。片付けも集中していればいいのですが、その途中で、「あれもやっていない」「これもやっていない」と本来終わらせてなければならないことがどんどん見つかる始末。普段からやっておけばと思いながら、ついつい優先順位を下げてしまっていました。

掃除は簡単に掃除機をかけるぐらいは週に何回か「ルンバ」に勝手にやってもらっているのですが、部屋の隅とかまでは完璧にやってくれないもの。なので定期的に普通の掃除機は必要ですし、棚の上の埃とか、水回り、あと散らかった本棚や棚の中身など、年に一度の大掃除までほったらかしになることがよくあります。本当は、月に1回ぐらいは掃除の日を決めてやってしまえば、大変になることはないのですけど、なかなかそうならないのが人間です。

仕事でもこういうことありますよね。
私の場合は、毎月の帳簿作業を溜めがちになります。コンサルタントという仕事は、小売業、製造業、卸売業などに比べれば取引件数ははるかに少ないのですが、それでも１〜２ヶ月溜め込んでしまうと結構な量になってしまいます。知り合いの中では半年や1年分溜め込んで一気にやるという人もいたりしました。

でも、今後、帳簿関連については溜め込んでやるは通用しなくなりそうです。というのが、10月から始まったインボイス制度と来年1月からの電子帳簿保存法です。前者は税適番号の記載がされていないものは仕入れとして計上できなくなるのでは、受け取る分の確認としてはそこまでではありませんが、電子帳簿保存法は電磁的に受け取った書類を２ヶ月7日以内にタイムスタンプをつけて保存しなければならなくなるため、実質帳簿の期限が定まったとも言えます。余計な作業が増えることにはなりますが、ここはクラウド会計ソフトが結構対応してきているのでうまく活用していきたいところです。

締切ものの仕事も早め早めに着手しておくといいのですが、なぜか締切間際（多くは月末）となってしまうことが多いです。これも、気分が乗らないとか、横から入ってくる仕事（しかも、本当はそこまで急がなくていいものだったりする）を優先してしまい、本当にしなければいけないものが溜まっていきがちになります。

最近はPCでの仕事をされる方が増えていると思います。このPCも気がつくと結構散らかった状態になりがちです。例えば、書きかけの書類や計算途中のデータなどがデスクトップに散らかったりしがちです。また、メールも大量にくると未読件数が増えていったりしてしまいますね。

実は人間の仕事時間でPCだろうが実作業だろうが一番かけているのが「探す」時間というのを聞いたことがあります。確かに、PCで古いメールを探したり、ファイルを探したり、書き物でも、根拠となるデータを探したりすることは多くあります。

こういったことの解決策が生産管理で使う５Sです。整理、整頓、清掃、清潔、躾の五つの頭文字をとったもので（躾がなくなると４S)これをきちんとするだけで生産効率を上げることができると言われています。ちなみに、躾は複数人で働く場合に、この５Sを全員で共有して実施することが大切だから入っています。確かに、企業を訪れた時に一方踏み入れるとこれができているかできていないかは結構分かりますし、できている企業の方が業績が良かったりする傾向もあると感じています。
この５Sができれば、モノを探すための余計な時間は減らせますし、生産上のアイドルタイムをなくなります。年に一度の大掃除も軽く済みそうですね。

ちなみに、PCでの５Sはファイルの命名規則、保存場所、各種アプリの使用ルールなどを指します。

経営用語って、結構日常生活でも使えるものが多いと思います。