GDSC (阪大) 初の大型イベント Marketing Study Jamを運営しました！
はじめに
GDSC大阪大学支部 Leadの吉村です。2022年3月に、GDSC 大阪大学主催で、「Marketing Study Jam ~マーケティング技術を活かして機能的な新歓WEBサイトを作ろう~」というプロジェクトを実施しました。このプロジェクトのマネージャー (PM)は、Marketing Team Leadの野尻さんです。私はGDSC阪大支部のLeadとして、PMのバックアップを行いました。
この記事を通して、この巨大なプロジェクト運営を行ったメンバーの奮闘について、Leadの立場として皆さんにお伝えできればと思います。
他のメンバーも記事を書いておりますので、そちらも合わせてご覧ください。メンバーの苦労と学びと成長を、多くの皆様に知っていただければと思います。
MSJに関する他のメンバーの記事 → https://note.com/gdsc_osaka
GDSC? MSJ?
GDSCは「Google Developer Student Club」の略称で、Google Developersのサポートを受けた学生向けの開発者コミュニティです。
GDSCは大学単位で設置され、各大学のニーズにあったコミュニティの運営が求められています。GDSC大阪大学支部は、「身近な課題をテクノロジーで解決する」をキーワードに、部活やサークルをはじめとする学内ローカルコミュニティのDX支援を目標に活動を開始しました。
(以下、GDSCはGDSC大阪大学支部を指すものとします。)
Marketing Study Jamは、GDSCのMarketing Teamを中心に企画した、マーケティングの勉強を行うためのイベントです。「マーケティング」と聞くとなんか格好いいなと思う学生は多くいると思いますが 、身近に感じる人は少ないと思います。多くの学生にマーケティングを身近に感じてもらえるよう、「新歓」をテーマに、マーケティングを学ぶだけでなく、一緒に実践しよう！と本企画がスタートしました。
具体的には「新歓WEBサイト」の開発に注目し、マーケティング技術を活かしたサイトの企画と、WEBサイトを実現するためのWEB開発技術の2つに注力しました。新歓用WEBサイトをリニューアルしたい団体を募集し、GDSCメンバーと一緒にサイトの開発に取り組みました。
企画を通して学んだこと
この企画、やはり思った通り順調には進みませんでした。私たちの未熟さが故にさまざまなトラブルに直面し、様々なことを学びました。プロジェクト終了後、野尻PMが「学んだことTop3」を書いてくれました。
企画のGOALから逆算すること
参加者UXを理解すること
進捗を共有すること
私なりの視点でこの3点について、振り返ってみたいと思います。
(学んだこと1) 企画のGOALから逆算すること
今回のプロジェクトで一番苦労して学んだことは「GOALからの逆算」とそれを担当者間で共有することの重要さでした。
この3月開催ですが、イベントの企画は12月後半から始まっていました。正直スケジュール的に余裕がある日程だと思っていました。そう思えたのは1月末くらいまででした。
2月に入り、参加団体の募集を始めたあたりから、どんどん余裕がなくなっていきました。
募集を始めた段階で、誰がマーケTeam・開発Teamをサポートするのかなど担当は決めていました。しかし担当は決まっても、担当者が具体的に何を準備すれば良いかはっきりわからないという状況が続いていました。4月開始の新歓を目指してサイト開発を行いますが、
どの段階でデザイン案を実装チームに渡すのか?
実装を始めた後の改善のプロセスをどう行うのか?
などが、運営メンバー内できちんと意思疎通ができていませんでした。
この問題の根本には、目下の作業に意識が集中してしまい、全体を俯瞰してGOALまでに踏むべきステップを明確にできていなかったことがあると思います。正確にはこの問題には各自薄々気づいていたが、どうすべきかわからず目をそらし続けていたという状況でした。運営メンバー間で、徐々に見通しが見えないことによって、作業の遅れや不安感が募っていたと思います。
このままではまずいと、2月中旬の運営ミーティングで議題にあげ、問題解決のための具体的なアクションを決めました。具体的には、「参加者ガイド」という新歓サイト完成に向けて参加者が踏むべきステップを示したスライドに取り組みました。まずはこれを各担当者に作成してもらい、各自のやるべきことを明確にしてもらいました。その上で、マーケTeamと実装Teamの両担当者で互いの動きを共有し、バトンの受け渡しの仕方やタイミングを調整してもらいました。このプロセスの中で「フォローアップ会」などのアイデアが決まっていきました。その後も、各チームの段取りが把握できるようになると、徐々にスムーズに開発が進むようになりました。
ただ「新歓サイトを開発する」というGOALを共有するだけでは不十分だったと反省しています。もっと早い段階で、野尻PMと共に、各自の経験などを踏まえた上で、GOALから逆算してやるべきことを運営メンバ一人ひとりが想像できるようにするサポートが必要だということを学びました。
(学んだこと2) 参加者UXを理解する。
2つ目は、1つ目の「GOALから逆算する」ために何を考えるべきだったか？ということに関する学びです。
1つ目で「参加者ガイド」に関して触れましたが、これも完璧なものではありませんでした。実際に、運営側で各チームの段取りを共有するためには効果的だったと思いますが、その後はあまり活用することができませんでした。
客観的に振り返ると、「参加者ガイド」が運営側の視点で書かれていたことが問題だったのではないかと思います。例として、開発側は「Vueを学習 → マテリアルデザインを学習 → 環境構築 → 実装」というようなガイドでしたが、1つ1つの教材を100%理解できたという想定で進んでいます。教材はレベル等を検討の上選択していますが、実際は個人差もあり理想的な進み方はしませんでした。参加者視点で、どの点の理解が難しそうか？、どこで遅延が発生しそうか？という参加者視点で参加者UXを検討することができていれば、効果的なフォローや、やり方の変更をもっと早い段階から用意できたのではないかと思います。
「GOALから逆算」を直接考えてしまうと、どうしても運営側の都合が色濃く反映されてしまうということを身を持って学びました。この企画の場合は参加者UXとなりますが、企画にこれから加わる人の動きを考慮した逆算ができると、逆算の解像度を上げることができたのではないかと思います。
(学んだこと3) 進捗を共有すること
最後は「逆算して決めたロードマップをどのように実行していくか？」に関しての学びです。
今回の新歓WEBサイト開発は、マーケティングと実装の2チームが相互に意見しあって進めることが必要でした。多くの会社でもビジネス側とエンジニア側のコミュニケーションの難しさが話題になっています。私たちも例外ではありませんでした。
MSJの場合は、1団体あたり、団体側の参加者2~4名ほどに、サポートのスタッフ数名を加えて、5~7人程度のチームで開発にあたりました。マーケTeamと実装Teamはチームごとの作業に専念するミーティングをメインに活動し、定期的に合同のフォローアップミーティングを行い意思疎通を図るという運営を行いました。
運営含めほとんどのメンバーがWEB開発の初心者であるため、進捗や理解度に差が生まれてきました。その結果として、「指示が足りなくてデザインの細かいところが実装できない(実装Team)」、「どこまで指定すればよいかわからない (マーケTeam)」といったコミュニケーション上の問題が発生しました。
プロジェクトの中盤で締切が迫っている段階で、この問題でストレスを抱えた人は多かったと思います。正直にいうと私も予想はしていましたがどう対処すれば良いのかわかりませんでした。どのような経緯だったかははっきりしませんが、次第に各チームのTechnical Support Staffや運営メンバを中心に、間を取り持つ人が増え、参加者それぞれの作業の実施報告・依頼・指示の内容が具体的になり、終盤になってようやく連携が取れてきたように思います。
まだ正解の方法はわかっていませんが、自分がやっていること、相手にやって欲しいことを具体的に伝えることは、グループで開発する上で非常に重要であることを学びました。
完成したサイトのご紹介
自動車部
https://twitter.com/GDSC_osaka/status/1516394707907416065?s=20&t=SnxKNwNp_xdCdnL3mCbq4w
応援団
https://twitter.com/GDSC_osaka/status/1517118296956751872?s=20&t=SnxKNwNp_xdCdnL3mCbq4w
陸上部
https://twitter.com/GDSC_osaka/status/1518911969637847040?s=20&t=SnxKNwNp_xdCdnL3mCbq4w
GDSC
まとめ
プロジェクトの運営はトラブルの連続でしたが、何とかみんなで4月まで走り切ることができました。3団体分の新歓WEBサイト開発には、最終的に20名以上のメンバーが貢献してくださり、各団体満足がいく新歓WEBサイトが完成したのではないかと思います。
最後になりますが、今回の企画に参加・支援してくださった皆様に心から感謝します。最後まで本当によく頑張った！私を含め、参加者全員が様々なことを学び、貴重な経験ができたのではないかと思います。
GDSC大阪大学支部では、今回の経験を生かして、貴重な学びの機会を提供できればと思います。今後もGDSC大阪大学支部の活動にご注目ください！
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