【Google】共有ドライブの共有状況一覧を一括で出力する方法
GASラボではどなたでもご利用いただける自動化ツール・AIツールを企画・開発しています。
これまで企画開発したツール一覧は下記のページでご覧下さい。
企業などでGoogleワークスペース（Business Standardプラン以上）を利用していると、「共有ドライブ」が利用できます。
共有ドライブは、チームでフォルダを共有できる機能で、業務に必要なファイルなどを保存できます。
新しいメンバーが加わった際は、フォルダを共有するだけで必要な情報をまとめて共有できるため非常に便利ですが、共有ドライブでたくさんのフォルダやアイテムを共有していると、どのアイテムを誰に共有しているのか把握が難しくなってきます。
しかし、Googleドライブ（共有ドライブ）の各アイテムの共有状況を一覧で表示する機能がありません。
以前GASラボが開発・公開した「Googleドライブ共有状況一覧出力ツール」は、マイドライブ内のアイテムの共有状況を一覧表示することはできますが、共有ドライブでの利用は推奨しておりませんでした。
そこで今回は、マイドライブ・共有ドライブどちらにも対応できる「Googleドライブ共有状況一覧出力ツール」を開発しました。
Googleワークスペース（Business Standardプラン以上）を利用していて、各アイテムの共有状況を把握したい、一覧化したいという方は、ぜひ本ツールをご利用ください。
本記事では共有ドライブの共有状況一覧を一括で出力する方法として、今回開発した「共有ドライブ対応版Googleドライブ共有状況一覧出力ツール」を紹介いたします。
共有ドライブ対応版Googleドライブ共有状況一覧出力ツール
本ツールは、Googleドライブ（マイドライブ・共有ドライブ）の共有状況をGoogleスプレッドシートで一覧化できるツールです。
無料で利用しているGoogleアカウントのマイドライブはもちろん、有料のGoogleワークスペースで利用できる「共有ドライブ」にも対応しております。
「フォルダ」または「URL」を指定して、共有しているアイテム一覧をGoogleスプレッドシート上で確認することが可能です。
本ツールは、「Googleスプレッドシートのコピー」「メニューの選択」「指定フォルダ名またはURL」を入力するだけで、直感的にご利用いただけます。
また、本ツールはGoogleスプレッドシートが利用可能な環境であれば、OS（WindowsやMac）に関係なくご利用可能です。
なお、本ツールは「買い切り型」なので、一度ご購入いただければその後の費用は発生しません。
今回開発したツールは本記事をご購入頂いたお客様に配布いたします。
（※有料部分に配布ページのURLを掲載）
【ご購入者様限定】安心の使い方サポート付き！
ご利用時に不明点がありましたら、使い方を無料でサポートさせていただきます！
【note限定】GASラボの「返金申請制度」のご案内
初めて購入されることにご不安をお持ちのユーザー様に配慮し、
GASラボがnoteにて有料で販売しておりますツールにつきましては、全て「返金申請を受け付ける」設定にしております。
noteの仕組み上ご購入後24時間以内でしたら、返金申請ができるようになっております。
参考：noteの返金機能に関する記事
https://note.com/info/n/n0dc70d30b512
法人でツールをご利用されるお客様へ
GASラボではご購入されたユーザー様以外のツールのご利用を固く禁止しております。
法人でツールをご利用される場合は、GASラボの有料ツール全てを複数のユーザー様でご利用いただける「GASラボ法人プラン」にご加入ください。
※GASラボ法人プランならではの特典を多数ご用意しております。
個人でご利用されるお客様へ：お得なツールセットのご案内
GASラボでは、自動化ツールを100種類以上企画・開発しております。個人のお客様で複数のツールをご利用される場合は、お得なツールセットがおすすめです。
共有ドライブ対応版Googleドライブ共有状況一覧出力ツールの3つのPOINT
今回開発した共有ドライブ対応版Googleドライブ共有状況一覧出力ツールの主な特徴を3つのポイントにまとめて紹介いたします。ツールの仕様を要点でご理解いただく上で、ご確認ください。
※ツールの詳細な仕様は下記の記事をご覧下さい。
POINT1：マイドライブ・共有ドライブ関係なくアイテムの共有状況一覧を自動で出力
本ツールでは、Googleドライブ内の各フォルダ・ファイル共有状況（閲覧権限・編集権限など）を一覧出力することができるツールです。
マイドライブだけではなく、共有ドライブのアイテムについても共有状況一覧を出力することが可能です。
POINT2：フォルダ指定機能を利用すれば、特定のフォルダ配下のアイテム一覧の状況確認も可能
本ツールではフォルダを指定することができます。
フォルダ指定した場合、指定したフォルダ配下にある全てのアイテムの共有状況一覧を出力することが可能です。
フォルダの指定方法には下記の2種類があります。お好みの方法をご利用ください。
フォルダ名で指定（マイドライブのみ対応）
フォルダURLで指定（マイドライブ＋共有ドライブ対応）
POINT3：シンプルな仕様のため、初心者の方でも簡単にご利用いただけます！
本ツールはシンプルな仕様となっております。難しい操作は一切ございません。
クリックと入力操作のみで操作できるため、ExcelやGoogleスプレッドシートなどを少しでもご利用されたことがある方であれば、簡単にご利用いただくことが可能です。
共有ドライブ対応版Googleドライブ共有状況一覧出力ツールのご利用イメージ
今回開発した共有ドライブ対応版Googleドライブ共有状況一覧出力ツールのご利用イメージを画像を用いて紹介いたします。
詳しい設定方法については下記のマニュアルにもまとめておりますので、併せてご覧ください。
STEP１：ご購入された本ツール（Googleスプレッドシート形式）をコピー
本ツールをご購入いただいてツール（Googleスプレッドシート）を開いたら、メニューにある「コピーを作成」をクリックしてください。
本体は閲覧権限のみになっているため、ツールはコピーしたものをご利用いただきます。
STEP2：メニューよりお好みのフォルダ指定方法での出力メニューを実行
上部メニューの一番右にある「メニュー」をクリックすると、以下
2つの項目が表示されます。
フォルダ名指定で共有状況一覧出力
フォルダURL指定で共有状況一覧出力
フォルダのURLを指定して共有状況を一覧化したい場合は「フォルダURL指定で共有状況一覧出力」を選択して、対象となるフォルダのURLを入力してください。
※「フォルダ名指定で共有状況一覧出力」の場合、マイドライブのフォルダのみ対応しております。ご注意ください。そのため、「共有ドライブ」のアイテムの共有状況を一覧化したい場合は「フォルダURL指定で共有状況一覧出力」をご利用ください。
※「フォルダ名指定で共有状況一覧出力」の場合、フォルダ名を指定しないで実行すると、マイドライブ内のすべてのアイテムの共有状況が出力されます。
本ツールご利用上の注意点
本ツールを利用するためには、Googleアカウントが必要になります。
本ツールではアクセス権限がないアイテムはリストアップすることができません。アクセス権限のないアイテムがある場合、スキップされます。予めご了承くださいませ。
本ツールを利用することで発生した問題の責任は負いかねます。事前に使い方をテスト、理解した上で、ご利用ください。
ツールおよびプログラムの著作はGASラボにあります。無断での転載・再販・配布・共有やソースコードのコピーは固く禁止しております。
本ツールは処理時間に上限があります（約6分）。処理時間を超える場合には、フォルダを細かく設定するなどをして対応してください。
本ツールは初回利用時に「認証・許可プロセス」が発生します。認証・許可を下記の記事を参考に進めて下さい。
GASラボではツールをご利用いただけるのはご購入されたお客様1名様のみに限定しております。ご購入された個人のお客様以外のご利用は固く禁止しております。法人でツールをご利用される場合は「GASラボ法人プラン」に必ずご加入ください。
共有ドライブ対応版Googleドライブ共有状況一覧出力ツールの今後の更新について（2024年7月6日時点）
ツールの機能追加について
基本的にユーザー様のリクエストなどをお伺いしながら機能の拡充に取り組んでいきます。是非、リクエストをお寄せください。
ツールの提供価格について
・本ツールは「980円」にて提供いたします。
・機能拡充のタイミングなど、今後価格が変更になる可能性があります。予めご了承ください。
・GASラボではツールをご利用いただけるのはご購入されたお客様1名様のみに限定しております。ご購入されたお客様以外のご利用は固く禁止しております。法人でツールをご利用される場合は「GASラボ法人プラン」に必ずご加入ください。
・個人のお客様でGASラボのツールを複数ご利用されるご予定があるお客様は、ツールセットのご利用がおすすめです。
GASラボのその他のツール開発について
GASラボでは、本ツール以外にも業務効率化・自動化に役立つツールの開発を進めています。
参考：GASラボのツール一覧
今後も新規ツールやサービスをリリースしていく予定ではありますので、ご興味がある方はnoteやTwitter(X)をフォローいただけると嬉しいです。
この先は有料コンテンツになります。本記事をご購入された方に「共有ドライブ対応版Googleドライブ共有状況一覧出力ツール」の配布ページURLを公開しております。
この記事が気に入ったらサポートをしてみませんか？