Googleドライブ内で更新されたファイルを自動で通知する方法
GASラボではどなたでもご利用いただける自動化ツール・AIツールを企画・開発しています。
これまで企画開発したツール一覧は下記のページでご覧下さい。
他者と共有が簡単なGoogleドライブですが、ドライブ内の更新された共有ファイルを定期的に確認したいシーンもありますよね。
残念ながら、Googleドライブの標準機能には、ドライブ内で更新されたファイルを自動で通知する機能がありません。
しかし、都度目視でドライブ内の各ファイルの更新日時を確認するのも手間がかかります。
そこで本記事では、Googleドライブ内で更新されたファイルを自動で通知する方法を紹介します。
Googleドライブ内の更新ファイルを自動で通知する方法
Googleドライブ内の更新ファイルを自動で通知する1つの方法として、「Googleスプレッドシート」には個別のスプレッドシートファイルの更新通知を受け取る設定が可能です。
しかし、個別のスプレッドシートファイルの更新通知設定であるため、ドライブ内のファイルすべての更新を検知することができません。
そのため、複数のファイルの更新を検知するために1つずつ更新通知の設定をするのも大変です。
そこで、今回Googleドライブ内（マイドライブ内）の全てのファイルを対象に、更新ファイルを自動で定期的に通知するツールを開発しました！
Googleドライブ更新通知ツール
本ツールは、Googleドライブ（マイドライブ）で更新されたファイルを自動で通知するツールです。
先述の通り、Googleドライブ内のファイルは、簡単に第三者と共有できるのがメリットですが、共有したファイルが更新されたかどうかは、実際にGoogleドライブを開かないと確認できません。
更新された内容をいち早く確認したい場合には、やや不便です。
しかし本ツールを利用すれば、Googleドライブ内のファイルが更新されると通知を受けられるため、すぐにチェックが可能になります。
また、Googleドライブ内に多数のファイルが存在しているようなシーンでは、どのファイルがいつ更新されたのかもすぐに把握しやすいのが、本ツールを利用するメリットです。
加えて、本ツールではGoogleドライブ内のファイルが更新された場合、複数人に対してメールで通知を送ることができるため、会社やチームなど組織内で共有しているファイルを取り扱う際にも活用できるでしょう。
なお、本ツールは買い切り型のツールとなっており、購入代金以外の費用が追加で発生することはありません。
Googleスプレッドシート形式のツールで、複雑な設定などもないため、どなたでも簡単にご利用いただけます。
Googleドライブ内のファイルを共有して利用するシーンが多い方に、おすすめのツールです。
今回開発したツールは本記事をご購入頂いたお客様に配布いたします。
（※有料部分に配布ページのURLを掲載）
【ご購入者様限定】安心の使い方サポート付き！
ご利用時に不明点がありましたら、使い方を無料でサポートさせていただきます！
【note限定】GASラボの「返金申請制度」のご案内
初めて購入されることにご不安をお持ちのユーザー様に配慮し、
GASラボがnoteにて有料で販売しておりますツールにつきましては、全て「返金申請を受け付ける」設定にしております。
noteの仕組み上ご購入後24時間以内でしたら、返金申請ができるようになっております。
参考：noteの返金機能に関する記事
https://note.com/info/n/n0dc70d30b512
参考：GASラボのおすすめ自動化ツールのご紹介
GASラボでは、自動化ツールを多数開発しております。複数のツールをご利用される場合は、お得なツールセットがおすすめです。
Googleドライブ更新通知ツールの3つのPOINT
今回開発した「Googleドライブ更新通知ツール」の主な特徴を3つのポイントにまとめて紹介いたします。ツールの仕様を要点でご理解いただく上で、ご確認ください。
※ツールの詳細な仕様は下記の記事をご覧下さい。
POINT1:Googleドライブの全ファイルを監視！更新されたファイルをメールで通知
本ツールはGoogleドライブ（マイドライブ）内の全ファイルの更新を監視します。
更新されたファイルを検知するとメールで通知を受け取ることができます。
POINT2:通知メールは複数のメールアドレス宛に送信可能
ファイル更新の通知先は複数のメールアドレスを指定できます。
通知先メールアドレスは最大5件まで設定可能です。
POINT3:入力とクリックのみ！初心者でも安心の簡単操作
本ツールの操作は入力とクリックのみで完結します。
プログラミングコードの編集も不要です。
シンプルな仕様であるため、どなたでも簡単にご利用いただけます。
Googleドライブ更新通知ツールのご利用イメージ
今回開発したGoogleドライブ更新通知ツールのご利用イメージを画像を用いて紹介いたします。
詳しい設定方法については下記のマニュアルにもまとめておりますので、併せてご覧ください。
STEP１：ご購入されたGoogleスプレッドシートをコピー
本ツールには、安全のため閲覧権限を設定してあります。
そのため、ご購入後はスプレッドシートの「ファイル」から「コピーを作成」をクリックし、ツールのコピーを作成したうえでご利用ください。
STEP2：「通知先メールリストシート」にて、監視結果の通知先メールアドレスを入力
次に、「通知先メールリスト」シートに、更新通知を送信したいメールアドレスを入力してください。
通知先メールアドレスは、最大5件まで設定できます。
STEP3：ツールバーの「メニュー」より「定期実行設定」をクリック
通知先メールアドレスを設定したら、「メニュー」から「定期実行設定」をクリックします。
これで本ツールの設定は完了となり、毎日午前8時〜9時の間に、直近24時間以内にGoogleドライブ内で更新されたファイルをリストアップしたメールが届くようになります。
また、メールによる通知とは別に、本ツールの「ファイル更新ログ」シートに、更新に関する詳細情報が記録されます。
＜ファイル更新ログシートに記録される項目＞
・更新日時
・ファイル名
・ファイルタイプ
・ファイルURL
・ファイルID
・ファイル最終編集者名
・ファイル最終編集者メールアドレス
・リストアップ日
ご利用上の注意点
本ツールを利用するためには、Googleアカウントが必要になります。
本ツールは共有ドライブ（Google Workspace）では動作未確認となります。サポートできない可能性もございますため、予めご了承ください。
本ツールを利用することで発生した問題の責任は負いかねます。事前に使い方をテスト、理解した上で、ご利用ください。
ファイルのタイプによっては最終更新者情報が取得できない場合もございます。予めご了承ください。
本ツールでは、削除アイテムの検知ができません。そのため、下記のツールをご利用されることをおすすめします。
ツールおよびプログラムの著作はGASラボにあります。無断での転載・再販・配布・共有やソースコードのコピーは固く禁止しております。
本ツールは処理時間に上限があります（約6分）。そのため、更新されたアイテムが大量である場合には、処理を完了できない可能性もあります。
本ツールは初回利用時に「認証・許可プロセス」が発生します。認証・許可を下記の記事を参考に進めて下さい。
Googleドライブ更新通知ツールの今後の更新について（2023年11月1日時点）
ツールの機能拡充の予定
基本的にユーザー様のリクエストをお伺いしながら機能の拡充に取り組んでいきます。是非、リクエストをお寄せください。
ツールの提供価格について
・本ツールは「300円」でご提供します。
・機能拡充のタイミングなど、今後価格が変更になる可能性があります。予めご了承ください。
GASラボのその他のツール開発について
GASラボでは、Googleドライブ更新通知ツール以外にも業務効率化・自動化に役立つツールの開発を進めています。
GASラボでは、今後も便利な自動化ツールや新規サービス、テンプレートを開発・公開してまいります。ご興味がある方はnoteやTwitterをフォローいただけると嬉しいです。
この先は有料コンテンツになります。ご購入された方に「Googleドライブ更新通知ツール」のリンクURLを公開しております。
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