定着化3.0について

この記事はGYOMUハック/業務ハック Advent Calendar 2019の11日目の記事です。

みなさんこんにちは。HENNGE株式会社の板垣です。関西在住です。約14年の社会人生活、ずっとITソフトウェアメーカーで働いてます。現職ではDigital Intelligenceという部署でSaaS導入・活用という業務ハック的な仕事をやっています。2児のパパです。風邪が長引くので禁酒12日目でございます。大阪のオフィスが ヨドバシ梅田8階のWeWorkになりました。みんな遊びに来てね。

SaaSを導入する、ということを深く考えてみた

そもそもSaaSはパッケージソフトウェアなので、「SaaSを導入する」ということはSaaSを最大限活用しつつ業務にFitさせていき、最後埋まらなかった壁をなんとか苦労して埋め、そして定着化させていく。その結果として他社がマネできないオペレーションの効率化を実現し、競合に勝ったりお客様へのサービスの質に還元する。それが業務ハックである、と思うわけです。

で、私なりにSaaS導入時に必ぶち当たる壁～壁はまあ、いっぱいあるのですが~を無理やり5つに分けるとこうなるかなと思います。

①業務フローを理解して図に落とす
②オペレーションの再定義・SaaS導入・外注/派遣社員の活用等課題解決の方法を検討
③課題解決の方法が固まったら稟議など社内決裁を突破

④導入するSaaS等と現行業務とのGAPをなんとかする
⑤導入後定着化させる

それぞれ非常に大変ですし、④の「なんとか」がたぶん一番大変なのです。というかマイグレーションってやっぱ大変なのですよ。今あるものを移すという神の御業。DB構造違うんだから前提として無理ゲー。97%の業務はカバーできても残り3%の為に仕様変更を余儀なくされる日々。

なのですが、今日は「⑤導入後定着化させる」に関していろいろ思うところがありまして、⑤について書きたいと思います。

いわば「定着化3.0」！！！バババーン！バンバンバンバーーーン！！！

ググってもでてこなかったので誰かのパクリではありません！私のオリジナルということでも大丈夫かもしれません。

定着化1.0とは

これはもう、「Just do it!」です。トップダウン。神の鉄槌。やれと言ったらやれ。それが一番楽ですね。でも、そんなにうまくいかない事は私たちが一番よく知っています。

そもそもSaaS導入するような領域は、「売上最大・経費最小」であればなんでもいい、ビジネスの領域です。なので、現場の意向を無視したシステム導入は、同じ「合理化を追求した」結果、クソシステムと判断され使われなくなり、もしくは骨抜きになり失敗する。

定着化2.0とは

ではどうしたらいいか。

BIによる見える化。

これが私が思う定着化2.0です。「えっ、あなたの意見普通すぎっっ・・・」って声が聞こえてきます。そうでしょう。でも、割合の問題です。BIが定着化に貢献する割合はかなりのウェイトを占めると思っています。

実はそう思うようになった原体験があります。昔グループウェアを導入した際、時のボスに「これで月次でひとりあたりが会議に費やす時間とか、営業がどれくらい訪問しているか、分かるようになったり他の人と比較したりできるのか？」と言われました。

確かに、それ分かりたい...！！

でもそういう機能はOutlookもGsuiteも標準でついてないな、と。もっというとメールなら自分が返信したメールは受信日時からどれくらいかかっているかとか、それが他の人と比べてどうなのかとか。ドライブならそもそも利用フォルダ名を縦軸に、格納ファイル横軸でファイル数や容量をマトリックスレポートで出してくれよ、クリックしたらドリルダウンし具体的なファイル名まででてくれよと思うわけです。

そんなBIですけども、未だに分かりにくいワードになってます。なんの前提もなしに「BIがうんぬんかんぬん」って言っても伝わりません。

なぜか。

Salesforceのせいです。

これ、最近気づきました。

Salesforceは標準機能で超強力なレポート&ダッシュボードがついてるんですよね。その上で「BIって何？何ができるの？」ってもうできてるんですよね。Salesforceに標準でついてるので。
なので、BI=RDです。Report&Dashboard。Salesforceオブジェクトに取り込んだデータはこのRDで立派に分析できます。

SalesforceのBI製品であるEinsteinAnalyticsは外部データやCSVを取り込んで分析したい、であったり、データ自体を加工したい、また最近では機械学習モデルをつかいたいときに使うツールという立ち位置で、徐々に住み分けが進んでいます。

というわけで、SaaSの導入効果は適切なダッシュボードを組み、月次のなんか大事な会議でSFAなら売上予測やパイプライン、訪問件数などを部門ごとに見える化、「全然目標に届いてないじゃないか」「ちゃんと入力してないからです」「どうして入力しないんだ」という流れになったら勝ちパターンかと思います。

というBIの力を信じているので、ユーザー企業勤めながらもウイングアーク1stさんのBIツール、MotionBoardのユーザーコミュニティ「MBマイスターになろう！大阪」の運営リーダーになったり、こちらも運営リーダーをしているSalesforceハンズオン専門のコミュニティ「TERAKOYAFORCE」にてレポート＆ダッシュボードのハンズオンをしたりしています。

そして定着化3.0

ただですね、最近それだけでは解決しない事に気づいてきました。なぜなら、BI＝レポート＆ダッシュボードで可視化しても、定着化1.0でテーマにした、「現場に寄り添うシステム」には特になってないからです。

見える化した内容が現場も欲しい情報である場合、喜んで入力してくれると思いますが、経営側、マネージャー側が見たいけど現場ではそうでもないような数値はやっぱり入力が進みません。

そこで！最近私の中でホットなテーマが「ツールとのコミュニケーション」です。これを推進すればうまくいくのではないか。

具体的には期日を入力したら一日前にリマインドしてくれる。

案件のフェーズが月中過ぎても低いままなら「これは当月売れますか？無理なら翌月以降に再精査してね」と通知をくれる。

入力に抜け漏れがあったら「これとこれの項目が漏れてますよ」と教えてくれる。

そんな仕組みを意図的に取り入れる、ということが大事ではないかと思っています。

特に可能性を感じているがSlackです。Slackだと、例えば抜け漏れがあったときに、足りない項目をSlack上で入力or選択すればそのままシステムの方にも入力してくれるような仕組みをつくれる。基本的にSlackをみとけばいい世界。

SalesforceだとChatterでもいいと思うんですが、他のシステム、Office365 or Gsuite、勤怠システム、ワークフローシステムなどなどが、あたかも同じシステムのようにSlack上で扱えれば、利用者にとって非常にステキな世界が待っていると思います。

これは今いろいろ試行錯誤中なので、うまくいけばどこかで説明したいなと思っています！！

最後に

写真はスカイビルから見た大阪の街並みです。キレイですね。個人的に、働き方改革とは東京通勤問題と思っているので、大阪がもっと発展して、盛り上がることが、働き方改革だろうなと思っています！

以上です！読んでくれてありがとうございました！！