仕事の時短につながるツールの紹介

仕事においてタスク管理は非常に重要です。タスクが明確になっているとタスク漏れを防ぐことができます。また、何をすればいいかを考える時間が少なくて済み、作業効率が向上します。そのため、適切なタスク管理ツールを利用すると時短につながります。今回は仕事の時短につながるツールとしてタスク管理ツールを紹介します。

おすすめのタスク管理ツールとして、ガントチャートツールの「backlog」と看板ツールの「Trello」が挙げられます。
これらのツールはそれぞれに特長があり、例えば、「backlog」は日本製のプロジェクト管理ツールであり、日本の祝日がカレンダーに反映されていたり、日本語サポートが充実しているので、日本企業のチームにとって使いやすい環境が整っています。
一方、「Trello」は、直感的なインターフェースやカードベースのタスク管理が特長です。
カードは直接画像を表示するなど、タスクを様々な形で表現することができます。また、自動化ができるため、効率的にタスクを管理することが可能です。さらにプラグインが利用できるので、使い方に合わせたカスタマイズが可能です。
どちらのツールも、効率的なタスク管理を支援する優れた機能を持っています。そのため、現場での作業効率化やタスクの見える化を図りたい場合には、これらのツールを積極的に活用することが重要です。
なお、タスク管理ツールは、タスクを登録しているだけとか登録漏れが頻繁にあるなど有効に活用できない場合、タスク登録が逆に無駄な作業となります。ある程度使ってみて有効性が感じられなければ、他のツールへの切り替えを検討すべきです。

backlogの紹介

今回は、プロジェクト管理ツールの「backlog」に焦点を当てて紹介します。
まず、「backlog」のメリットについてです。前述した通り、日本製のツールであるため祝日がカレンダーに反映されています。そのため、スケジュールの調整が容易に行えます。また、ある程度のカスタマイズ性があり、ユーザーが自分たちの作業スタイルやニーズに合わせて設定を調整することができます。
「backlog」はWiki機能を活用してプロジェクトのルールや手順を整理することができます。これにより、チーム内での情報共有やプロジェクトで決まったことなどをまとめることが可能です。さらに、ファイルをアップロードや添付することができるので、プロジェクトに関連するドキュメントやファイルを簡単に管理することができます。そして、ガントチャートのExcel出力が優秀であり、プロジェクトの進捗状況をメンバー以外に共有したり、Excelを使用して、いくつかのスケジュールを作成し検討することが簡単にできます。
一方で、いくつかのデメリットもあります。例えば、親子関係の階層が1つのみなので、タスクの階層構造を細かく表現することが難しい点や、スマートフォンに対応していないため、モバイルでの利用が制限される点が挙げられます。また、フルカスタマイズはできないため、これは設定できるのに、この設定はできないということがあります。そして、タスクの表示順を自分で設定できないという点も、使い勝手に影響を与えるかもしれません。なお、以前は無料で利用できましたが、残念ながら現在無料で使えるのは30日間のみとなっています。
総合的に見れば、「backlog」は日本のビジネス環境に適した使いやすいプロジェクト管理ツールです。その利便性と柔軟性から、多くの企業やチームに利用されています。

タスク管理

タスク管理は、タスクの期限を設定することが重要です。いつまでにそのタスクを完了する必要があるのかを明確にしましょう。期限を設定することで、タスクを進めるための時間配分がしやすくなります。
次に、タスクの目的を明確にすることが重要です。なぜそのタスクを行うのか、何のためにそのタスクが必要なのかを理解することで、より効果的に取り組むことができます。そして、そのタスクが完了したときにどのような成果が得られるのかを事前に明確にしておきましょう。成果を明確にすることで、タスクの達成度を評価しやすくなります。
また、タスクを細分化することも重要です。期限ごとや成果ごとにタスクを分割することで、より具体的な作業内容が明確になります。これにより、大きなタスクを小さなステップに分けて取り組むことができ、作業の進行がスムーズになります。
さらに、タスク全体の管理も重要です。何をいつ行うのかを計画するために、スケジュールの確認が必要です。いつまでにどのタスクを行うのかを把握することで、日々の作業計画を立てることができます。また、タスクの重なりを確認することも重要です。複数のタスクが同時に行われる場合、そのタスクの優先順位を考える必要があります。すぐに行わなければならないタスクと後回しにしてもよいタスクを区別し、さらに時間に余裕があればタスクを前倒しして進めることで、全体的に余裕が持てるようになります。
そして、1日の中で何をいつやるのかを計画することも重要です。「backlog」で1日の計画を立てる場合は、ルールを作って運用する必要があります。

ツール活用の鉄則

ツールを活用する上で、基本的な鉄則があります。まず、一人で使う場合は自分なりのルールを明確にすることが大切です。ルールを作ることになれていない場合は、ツールの基本的なルールに沿って使いましょう。
自分なりのルールを明確にすることで、効率的な作業が可能となります。これにより、自分にとって最適な方法でタスクを管理し、作業効率を向上させることができます。
共同作業を行う場合は、基本的なルールに沿ってツールを使うことが重要です。チーム全体が同じルールに従うことで、情報の共有やタスクの進捗管理がスムーズに行えます。チームメンバーが一貫した方法で情報を管理することが、プロジェクトの成功に不可欠です。
さらに、使うツールは極力1つに絞ることも重要です。複数のツールを使うと、同じ情報を複数の場所に登録する必要が生じ、情報の整合性が損なわれる可能性があります。そのため、使い慣れた1つのツールを選択しそのツールで全てを管理することで、情報の一元管理が可能となり、これにより情報の漏れや不整合を防ぎ作業の効率を高めることができます。

タスクがたまったら

さて、タスクをきちんと管理していてもタスクがたまってくる場合があります。しかし、タスク管理がしっかりとできていれば、期限や優先度から今取り組むべきタスクがすぐにわかります。

さらに、差し込み作業が入ってきた場合も、スケジュールの調整が簡単に行えます。既存のタスクとの兼ね合いを考慮しながら、新しいタスクを優先度の高い順に振り分けることができます。これにより、急な作業依頼や予期せぬタスクにも迅速かつ適切に対応することが可能となります。
もちろんいくらタスク管理をうまく行っても、1日が24時間から25時間に増えることはなく作業できる時間に限度はあるので、あくまでもタスク管理は決まった時間をいかにうまく使うかを管理するものとなります。

「何から手を付けよう？」「今日は何をやるんだっけ？」「この新しいタスクはいつやるのがベストなのか？」「よくタスクを忘れてしまう」など、自分のタスクが明確になっていない人は、タスク管理ツールを使ってみてください。