海外現地法人&グループ企業の社員も参加するオンライン形式の全社会議を3年間やってみてわかったこと

こんにちは！広報室の多田です。
みなさんの会社では全社員が集まる形式で会議が行われていますか？フューチャースピリッツでは海外法人、日本国外在住のメンバーも含めて全社員が参加する会議を「全社会議」と呼んでいます。グローバルな環境で、オンラインかつ大人数での会議はなかなか課題が多いですよね。「会議に参加するメリットがない」「時間が無駄では？」という意見もありがちです。

結論としてフューチャースピリッツの月イチ全社会議は、参加率が平均86％以上と非常に高い状態で継続しています。わたしたちは、オンラインにする以前から拠点間を連携させて全社会議を行っていましたが、オンライン化のチャンスを生かし、参加率の高い全社会議を継続しています。

参加率86％越え　
フューチャースピリッツが行っていること

全社会議後のアンケート統計より

定期実施・時間厳守

年度初めに1年間月1回×12か月分の日時を決めて定期的に実施しています。また、1時間という時間でアジェンダを構成し、開始はもちろん終了時間も厳守を徹底。メンバーのみんなもスケジュールを組みやすく、参加しやすくなっています。

毎回アンケートを実施し翌月回答

毎回全社会議後にアンケートを実施し、メンバーがアンケートに回答することで、会議に対する意見や改善点を提案することができるようになっています。

もうひとつの側面として、アンケートは実名記入ですが記入者を特定できるのは、会議の運営メンバーだけです。またどんな質問でも必ず該当者から回答し、アンケート結果とともに公表してます。もちろん、全社に公開せず個別に確認し、回答した方が良い場合もあり、その判断は運営チームで話し合って決めています。
このアンケートはオフラインで全社会議を行っていたころからの大切なカルチャーで、安心安全に意見を発信できるひとつの要素だとわたしは考えています。

部署横断の運営チームで運営

部署横断の運営チームで運営することで、事業サイド、コーポレートサイドのメンバーたちの視点を取り入れた会議が実現されています。運営ミーティングで、前回の振返り、アンケートの検討、また年間のテーマなどを議論し決めます。

会議当日は、司会者、タイムキーパー、Zoom操作の役割分担が行われ、スムーズな進行を務めています。

ブレイクアウトルームを活用し小グループで対話

大人数での議論は難しいため、ブレイクアウトルームを活用して、小グループで対話をする時間が設けられています。各ルームのメンバーは自動割り当てでシャッフル。ファシリテーターもルームメンバーの自主性にゆだねています。

小グループでの対話を通じて、普段接点のすくないメンバー同士の出会いや、より深い議論ができるようになっています。
ブレイクアウトルームの導入初期は、知らない人が多くなるシャッフルではなく、あらかじめ部署単位でグループ分けを行い、実施しました。数回して、シャッフルに移行、徐々に慣れ発言量が増えてきました。

同時通訳の導入

基本的にはすべて日本語で会議はすすみますので、言語の壁を取り払えるよう、同時通訳の方に通訳に入っていただいています。

同時通訳が行われることで、海外現法社員も含め、すべての社員が会議に参加しやすくなりました。通訳ができる話すスピードの工夫や、英文スライドも作成するなど、絶賛改善中です。

全社会議をする目的とは

一般的に言われている全社会議の目的は、組織全体のビジョンや方針を共有し、組織内のコミュニケーションを促進すること。また、部署間の情報共有や問題解決なども行われます。

もちろん、フューチャースピリッツでも上記を目的としています。
さらに特徴的なのは、メンバーが自分自身の成長につながる情報や知識を共有し、お互いに刺激し合える場として位置付けていることです。

メンバーが一体感を持ち、共通の目標に向かって努力することができるような環境づくりを目指しています。

リアルな課題もあります

コミュニケーションの難しさ

リアルな会議では、表情や仕草などから、相手の意思を読み取ることができますが、オンラインでの会議では、画面越しで反応が読みづらく、リアクションも感じにくいため話し手が話しづらいという課題があります。

参加メンバーにできるだけカメラをオンにしてもらうことで、改善を図っています。

会議資料の事前共有の難しさ

会議資料の社内への事前共有がギリギリになってしまうことがよく、あります。事前に資料を共有することは、決められた時間内でできるだけ理解度を高め、参加意欲を上げるためにマストになります。

準備やスケジュール調整に時間をかける必要があり、改善の余地がある点です。

とはいえ大人数なので全体議論の難しさ

この課題を解決するために、ブレイクアウトルームを活用し、小グループでの対話を促していますが、全員が参加しての熱い議論は、まだ実現できておらず、のびしろ課題となっています。

会議オーナーが会社トップの強み　
わたしたちが目指したいもの

2023年5月の全社会議で行われたパネルディスカッションの様子

代表の谷孝が全社会議運営チームにも参加

会社トップである代表の谷孝が、運営チームにも参加しています。谷孝自身が全社会議をオーガナイズし、運営会議に参加。メンバーたちの声に耳を傾けることは、組織全体の意見を把握し、改善につながっています。

目指したい姿

フューチャースピリッツが目指す姿は、メンバーが自ら考え、主体的に表現・行動することができる環境をつくりだすことです。メンバーは、自分自身の成長に取り組み、組織全体の成長に貢献することを意識して行動しています。

全社会議がその環境のひとつの場となることを目指し、日々精進です。

我々と同じように社内コミュニケーションに取り組まれている方々の一助になれば幸いです。最後まで読んでくださってありがとうございました！

株式会社フューチャースピリッツ