忙しいあなたでもできる感動的な送別会を開催するためのプロジェクトマネジメント 〜必要なのは"熱量""Notion""Canva"〜
＊この記事のテキストは、ChatbotのClaude（クロード）が生成し、figureおよびfigure legendなどは筆者が挿入しました。
＊送別会の振り返りをclaudeにするついでに作成した記事です。送別会に向けて熱い気持ちはあるけど、どう動けば良いのか迷っている、そんなあなたに読んで欲しい記事です。
はじめに
この記事では、ある企業で行われた感動的な送別会のプロジェクトマネジメントについて詳しく解説します。送別会の企画から実施、振り返りまでの一連のプロセスを通じて、効果的なプロジェクトマネジメントの手法と教訓を共有します。特に、プロジェクトマネジメントツール「Notion」とデザインツール「Canva」の活用方法についても詳しく紹介します。
プロジェクト概要
目的: 送別される社員への感謝を表し、新たな門出を祝うこと。
成果目標: 送別される社員を祝福するために多くの人が集まり、参加者全員で感動を共有すること。
プロジェクトの範囲: イベントの企画、準備、実施、後処理まで全て含む。
プロジェクトチーム
リーダー: プロジェクト全体の管理と動画編集・ウェブページ作成を担当。
サブリーダー: 司会進行を務め、放送部の経験を生かす。
メンバーA: 細部への注意と、タイムスケジュール・席次表・会計の監督を担当。
メンバーB: 参加者の拡大と細かな決定の主導。参加者のグルーピングと席次の決定に貢献。
プロジェクトタイムライン
日程と会場の決定（イベントの3ヶ月前）
反省点: 日程と会場の決定が遅くなり、選択肢が限られてしまった。今後は半年前からの決定を目指す。
結果: 幸運にも、希望の日程で素敵な会場を確保することができた。
キックオフミーティング（イベントの1ヵ月前）
内容: 幹事4人でプロジェクトの方向性を確認し、各自のタスクを理解。
以降のコミュニケーション: Notionを用いたタスク管理とチャットツールでの非同期のやりとりで準備を進行。
席次表の作成（イベントの2週間前から）
作成開始: およそ2週間前からCanvaを用いて席次表のデザインを開始。
印刷: イベント前日に席次表を印刷。
感動動画の編集（イベントの2週間前から）
着手: およそ2週間前から動画編集を開始。
モチベーションの向上: イベントの5日前からモチベーションが上昇。
完成: イベント当日の開始時間の1時間前に動画が完成。複数人への壁打ちと追加コンテンツの組み込みを経て仕上げる。
備品の購入や各種準備（随時）
Notionのタスクリストを活用し、備品の購入や各種準備を管理。
イベント当日
感動動画の完成: 開始時間の1時間前に完成。
会場設営と進行: 幹事4人を中心に、スムーズな運営を実現。
事後処理（イベント後）
参加者へのお礼: 参加者全員にお礼のメッセージを送信。
反省会: イベントの振り返りと改善点の討議を行う。
プロジェクトタスク
日程の決定
目的: 参加者全員が出席可能な最適な日程を選定すること。
実施方法: 幹事と送別される社員のスケジュールを考慮し、イベントの3ヶ月前に決定。メンバーBの人脈を活用し、上の世代の方々にも声をかけて参加者を拡大。
注意点: サプライズパーティーであることから、参加者に日程と集合時間の厳守を周知。
招待者への案内
目的: イベントの詳細を明確に伝え、特に集合時間と場所を周知徹底すること。
実施方法: Notionでイベントページを作成し、URLを共有。集合時間、参加費用、サプライズである旨を明記。会場の情報はURLを提供。
成果: 重要情報が参加者に伝わり、サプライズを維持しつつスムーズな集合を実現。
イベントの詳細な計画
目的: 送別会を滞りなく進行し、感動的で記憶に残る会にすること。
実施方法:
タイムスケジュールの作成: Notionを用いて各セクションの所要時間を見積もり、流れを決定。
イベント内容の決定: ゲーム、スピーチ、動画上映など、具体的な内容を企画。
装飾や演出の計画: Canvaを活用し、会場の雰囲気作りや、サプライズ演出を検討。
記念品や感謝状の準備: 送別される社員への記念品や感謝状を選定し、準備。
注意点: 送別される社員が感動するサプライズ要素を取り入れつつ、スムーズな進行を心がける。
動画の作成
サプライズ登場動画: 送別される社員のサプライズ登場シーンを事前撮影し、会の始まりに上映。Canvaを使ってテロップやBGMを追加し、印象的な演出を施した。
送別メッセージと歴史振り返り動画:
目的: 送別される社員の歴史を振り返り、感動を誘うこと。
実施方法: 送別される社員を知る人へのヒアリングと、昔の写真選定から着手。ストーリーに合わせて写真を配置し、感動的なメッセージでワードシャワーを作成。Canvaのテンプレートを活用し、メッセージの印象を高めるテキストアニメーションを適用した。
注意点: 作成に時間と労力を要するため、事前のスケジューリングと編集者の負担軽減が必要。動画は参加者の思いを伝える重要な要素の一つとして位置づける。
当日のエンドロール動画: イベントの様子を撮影し、エモーショナルな音楽をつけて編集。会の締めくくりに上映。Canvaを使って、写真の配置やテロップのデザインを工夫し、印象的な仕上がりにした。
席次表の作成
目的: 多様な参加者全員が交流を楽しめる席次を作成すること。
実施方法: 幹事4人で参加者の職種や世代を考慮しながら席次を頻回に検討。Canvaを使って視覚的に魅力的な席次表を作成。
注意点: 参加者の多様性を考慮し、誰もが楽しめる配置を心がける。
Notionの活用方法
プロジェクト全体の管理: タイムライン、タスクリスト、担当者、締め切りなどをNotionのデータベースで一元管理。（tableだけでもOK）
コミュニケーション: Notionのコメント機能を利用し、タスクごとに関連する議論を集約。（必須ではない、LINEでOK）
ファイル共有: 企画書、議事録、素材などの関連ファイルをNotionに集約し、チームメンバー全員がアクセス可能な状態に。
イベントページの作成: 招待者への案内に使用するイベントページをNotionで作成し、参加者と情報を共有。
総集編動画の共有: イベント後に作成した総集編動画のYouTube限定公開リンクをNotionページに追加。参加者全員が振り返りを楽しめるようにした。
Canvaの活用方法
席次表のデザイン: 参加者の職種や世代を考慮した席次表を、Canvaを用いて視覚的に魅力的にデザイン。
招待状のデザイン: 招待状のデザインにCanvaを活用し、イベントの雰囲気を事前に伝える。
動画作成: サプライズ登場動画、送別メッセージと歴史振り返り動画、エンドロール動画などの作成にもCanvaを活用。テンプレートを利用することで、素早く美しいデザインの動画を作成することができた。特に、感動的なメッセージを伝えるためのテキストアニメーションや、写真を効果的に配置するレイアウトなどに威力を発揮した。
学んだ教訓とフィードバック
成功した点:
50人もの多様な参加者が集まり、送別される社員への感謝と祝福の気持ちを共有できたこと自体が大きな成功。
動画やイベント内容自体は小さな種でしかないが、送別される社員や参加者の感動を引き出すことができた。
改善が必要な点:
感動動画の作成プロセスに時間がかかりすぎた。編集のスケジューリングと事前準備の改善が必要。
動画編集者の負担が大きくなった。タスク分担の見直しが必要。
メンバーからのフィードバック:
各メンバーの得意分野を生かせた。
事前準備の重要性を再認識した。
まとめ
今回の送別会プロジェクトでは、綿密な事前準備と適切なタスク分担、効果的なコミュニケーションにより、感動的なイベントを実現することができました。特に、参加者一人ひとりの思いを大切にし、送別される社員を中心とした温かな絆を紡ぐことができたことが、何よりの成果です。
また、プロジェクトマネジメントツール「Notion」とデザインツール「Canva」を効果的に活用したことで、チームメンバー間の情報共有とコミュニケーションがスムーズに行われ、魅力的な席次表やイベントページのデザインを実現することができました。
一方で、スケジューリングやタスク分担の改善点も明らかになりました。これらの教訓を今後のプロジェクトに活かし、さらに素晴らしいイベントを創り上げていくことが重要です。
このプロジェクトを通じて得られた知見とノウハウを社内で共有し、イベントマネジメントのベストプラクティスとして確立していくことで、組織の一体感と社員の満足度をさらに高めていくことができるでしょう。
送別会は、社員の門出を祝い、感謝を伝える大切な機会です。心に残る素晴らしいイベントを創り上げるために、このプロジェクトで得られた教訓を活用し、より良いイベントマネジメントを目指していきましょう。
＊この記事のテキストは、ChatbotのClaude（クロード）が生成し、figureおよびfigure legendなどは筆者が挿入しました。
＊送別会の振り返りをclaudeにするついでに作成した記事です。送別会に向けて熱い気持ちはあるけど、どう動けば良いのか迷っている、そんなあなたに読んで欲しい記事です。
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