デザイナーがリモートワークの歓迎会の設計・運営にこだわってみた
こんにちは！ファンタラクティブデザイナーのしおみーです！
今回は、ファンタラクティブオンボーディングの一環である、歓迎会についてご紹介させていただきます。
この記事では、フルリモートワークでの「歓迎会」の具体的な設計や運営で行ったことをまとめています！
リモートでの歓迎会ってどうやるんだろう…？と悩まれている方にお届けできればと思います。
ファンタラクティブの歓迎会について
ファンタでは新しくメンバーが入ったら歓迎会を行っています。歓迎会は以前、夕方に開催していましたが、ご家庭の事情で参加が難しい方もいらっしゃることからコアタイム中に歓迎会を行うように方針転換をしました✨
ファンタのオンボーディングチームは新たに入ったメンバーに「ディズニーランドのような夢の体験をしてもらえるようなオンボーディング」の設計を目指しています。
そんなオンボーディングチームの会議中に、今後入社した方が歓迎会の種類が選べるようになったら楽しいよね！という話が出てきました。
もし歓迎会の中身を選べるとしたら…と考えを広げていくと3種類の会のコンセプトが浮かび上がってきていました。
わた知れ（わたしのことを知ってくれ）会
入社する方の自己紹介重視の質問メインコンテンツみん知り会（みんなのことを知りたいよ）会
既存メンバーの紹介重視の他己紹介コンテンツワイワイ会
みんなでオンラインボードゲーム等で楽しく遊んでみたい
前回行った歓迎会は、コアタイム開催の初回で、上記のうち2の”みん知り会”でした。とても楽しく盛り上がった歓迎会でした！
しかし、他己紹介は開催スパンが短いと「これはみたことがある、デジャヴだ…」という流れにもなりかねないと考え、今回は1の”わたしれ会”で設計することとしました。
開催目的と会の設計
開催目的
新しく入ってきたメンバーについて知ってもらう
メンバー同士の雑談のきっかけ作りと相互理解
会の骨子
以上のことを勘案し、会の骨子を下記の通りと考えました。
使用ツール
◆ GoogleMeet（通話・ビデオツール）
◆ FigJam（質問回答等記録、タイムマネジメントツール）
◆ Slack（感想等実況コメントツール）
会の流れ
アイスブレイク
↓
質問タイム
↓
コンテンツ
↓
締め
コンテンツの設計
具体的にアイスブレイクとコンテンツをどうするか決めるため、ChatGPTに相談してみました。
たくさんの案をすぐに出してくれました🎉🎉🎉🎉
1エモジクイズのアイスブレイクは会社全体のミーティング（案件共有会、経営会議等）でよく使っています！
今回の歓迎会のアイスブレイクの時間は5分程度で考えていたため、3より短時間でできそうな、2のツーウェイクエスチョンを採用することに。
ツーウェイクエスチョン(2wayQuestion)とは”遊びに行くなら山⛰️派？海🌊派？”といった２択で答えられる質問です。
ツーウェイクエスチョンには下記のFigjamのプラグインを利用しました！
ポチッとするだけで投票ができて楽しいプラグインですのでぜひ使ってみてください✨
コンテンツについても同じようにGPTさんに相談した結果、入社されるお二人に日常のスナップショットを共有してもらう「スナップショットシェア」というコンテンツを提案してもらいましたので採用してみることに🥳
事前準備
ワクワク感を演出するクリエイティブ
ワクワクできるような歓迎会にしたかったため、会のサムネイルやタイムテーブルもこだわりを持って作成しました！
スライドの表紙デザイン
Meet背景
タイムテーブル
会場設営とメンバーへの依頼
作成したクリエティブをFigjamに貼り、他のデザイナーにも協力いただいて会場を作成しました🥳🙌
主役のお二人には事前にアンケートに答えていただいたり、スナップショットを提供いただきました。
既存のメンバーには自分のことを1行で紹介してもらう「1行自己紹介」と
後入社されたお二人に事前質問をしていただきました。
会の様子をご紹介
当日の会場、Figjamの様子をお伝えします！！
アイスブレイク
ツーウェイクエスチョンのプラグインを使ってみんなで新しく入られたお二人を予想してみたり…
スナップショットシェア
お二人の素敵な日常の一部を見せてもらったり…
ワイワイ賑わった質問エリア
お二人とも趣味が豊富でたくさんの質問が集まりました！
会の中で全ての質問を伺えなかったのですが、社内の分報（times）でお二人とも回答してくださいました。とても読み応えがありました⭐️
アンケートと振り返り
時間ぴったりで終わった歓迎会でした！主役のお二人が素敵なお話をたくさんしてくれたので盛り上がった楽しい歓迎会でした。
が、改善が必要な点もあったため、アンケートとともに振り返りを行いました。
アンケート結果
アンケートの内容はお褒めいただくことが多く、とってもありがたかったです。次回に活かせそうな意見もたくさん頂戴しました。下記が抜粋です✨
「お二人とも趣味が多くて話を聞いていて楽しかったです！」
「スナップショットシェアの試みで日常の一コマを見れてとてもよかったです。」
「新入社員の方でも楽しかったが、元々いるメンバーでこのような会を開いても楽しいのかもしれないと思いました。」
「とても楽しくお二人のことが知れてよかったです。時間もちょうどよくいい感じに物足りなさを感じて、よりお二人とお話ししてみたくなりました。」
「事前に似た質問をまとめておくと良かったかも知れないと思いました。」
振り返り
コメントでもいただいたのですが、
事前に質問をグルーピングしておけばもっとたくさんの質問を会の中でできたな、という反省が残りました！
次回行う「わた知れ会」の時には改善した状態で運営していきたいと思いました。
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