ベトナムにおける電子文書

2021年10月に弊社主催でベトナムDXセミナーを開催させていただき、ベトナムでのDX化の概要と電子文書、勤怠管理のシステム導入などのお話をさせて頂いた。多くのお客様にご覧いただき、その後の反響も良かったので、その中でも特にお問い合わせの多かった電子文書について、別途レポートにまとめさせていただく。

電子署名と電子契約
ウェビナー資料を作成する際に、まずは電子署名と電子契約書の定義を明確にしなければと思ったので、本稿でもこの2点の定義を説明させていただく。
まずは、電子署名とは、電磁的記録（電子文書）に付与する、電子的な徴証であり、紙文書における印章やサイン（署名）に相当する役割をはたすものである。主に本人確認や、改ざん検出符号と組み合わせて偽造・改ざんの防止のために用いられる。電子証明書で承認されたE-tokenデータ、署名の写真データ、電子サインを指し、ベトナムでは2021年10月現在電子証明書の認証を得ているのは17社となる。
次に、電子契約書とは、電子データに電子署名をすることで、書面による契約と同様の証拠力を認められる契約書をさす。現在ベトナムではFPT、VNPT、OnSign、V-SIGNなどがプラットフォームを提供している。
そのため、電子証明書での認証は別途各サプライヤーとの契約が必要となるが、取引先には自社で認証の準備をして、署名の写真データなどで承認してもらえれば、別途何か契約してもらう必要はない。

現行法令での電子文書に関する規定

ベトナムにおける電子文書に関する法規定は以下の法令で定められている。

各赤字の法令で2005年電子商取引に関する法律第11条電子文書の形態、および第34条電子契約を、法律的に効力があると認めている点が大きい。
加えてホーチミン税務局より、2021年10月4日付電子契約の有効性に関するオフィシャルレター7195/CTTPHCM-TTHTが発行されている。当該レターにおいて、ベトナムの電子取引法の規定に基づき締結された電子契約書について、法人税の損金算入要件を満たす書類としての有効性を認める旨の回答が得られた。
また、付加価値税控除対象となるための書類は、法人税の損金算入要件と類似しているため、当該オフィシャルレターにより、電子契約書は付加価値税控除においても有効な文書として認められると考えられる。

合法性への担保
電子契約を法的に認められるためには、以下の要件を満たすことで、紙の文書と同等の法的効力を持つことを認めている。
 電子署名作成の際に使用されるデータが署名者のみに関連していること。
 署名手続において電子署名作成に使用されるデータが署名者のみの権限の下にあること。
 署名時以降に発生した電子署名の変更を把握可能であること。
 電子証明書の有効期間内で電子署名をされたもの。
 裁判の際に当事者が電子署名が本物であることを証明できるとされている。
これらの要件を満たすことで、税務をはじめとした各規定において文書自体の有効性は認められる。一方で、不動産や銀行など相手側のルール上、まだ電子文書を認めていないケースもあるのでしばらくは先方の状況を確認しながらの対応になる。参考までに公的機関の対応について、2021年10月現在の状況を記しておく。

①　企業登録証明書（ERC)は申請可能、ただし投資登録証明書（IRC)は現在も紙での申請が求められている。
②　社会保険関連手続は申請可能、ただし承認後紙での提出が求められる。
③　会社管理のVAT, CIT, PIT, FCTは2012年より申告可能。
VAT還付申請は2017年より申請可能。個人名義でのPITは2020年より申告可能。個人名義のPITについては、地域により順次適用開始されていて、概ね日系企業が多く所在する地域においては、適用可能とされている。
④　労働許可証申請は、ステップ1のみ申請可能、ステップ1の結果受領とステップ2の申請は紙で対応。
⑤　一時滞在許可証（レジデンスカード）は紙での申請が必要。
⑥　中長期借入金の中央銀行への登録は2016年第2四半期より申請可能であるが、実務上は原本持参が好ましいとされている。

以上、ウェビナーで扱ったもののうち、電子文書に関する部分をまとめてみた。本ウェビナーの事前アンケートにおいて、DX化の実施状況を聞いてみたところ、50％の会社はこれから導入する、という回答であったため、まさにDX化のための市場も一気に成熟していくと考えられる。
宣伝になってしまうが、電子文書に限らず、本ウェビナーで紹介したVina Payroll Outsourcing社の人事労務勤怠管理のterraシステムについては、レポートにまとめるには難しいので、以下に機能の紹介資料を添付する。ご興味あれば、ぜひ以下にお問い合わせいただきたい。

terraの紹介資料
（日本語）
https://www.i-glocal.com/pdf/terra_introduce_jp.pdf
（ベトナム語）
https://www.i-glocal.com/pdf/terra_introduce_vn.pdf

お問い合わせ先
https://www.i-glocal.com/contact/