【秘伝】会を強くするイベントの作り方

MartinRoyal代表の須藤です。昨年会社員を辞め、スポーツ・武道団体向けの運営支援サービス"FUKAMIE"をはじめました。

このブログでは事業を通して、そしてこれまでの経験から、スポーツ・武道団体を運営している方に少しでも有益な情報を伝えられればと思っております。

今回の投稿では「実際にイベントを企画、実施していく上で、何を重視すればよいか」についてお話しようと思います。

すでに慣例的に毎年実施しているイベントについては問題なく進めることができると思いますが、新規でイベントを企画、実施しようとするとなかなか難しいものです。

というより、「考えるのも面倒だな、稽古私だけしていたいんだけど」などと考えてしまうことが多いのではないでしょうか？

しかしご安心あれ。イベントの企画はポイントさえ押さえておけばそれほど大変ではないんです！

どのように考えれば良いでしょうか？

結論から言いますと、イベントの内容よりも、準備からイベント当日までの進め方にこだわることが重要です。

え？そうなの？イベントの内容が重要じゃないの？キャッチーなやつとか差別化してないとダメじゃないの？

と思った方、焦らずに待って下さい。

イベントの内容は普通であっても、次のポイントを押さえて準備を進めることで、普通のイベントが途端に会を活性化させ、会の認知度を高めるイベントに変わります。

さて、具体的には、

1.準備は分担して行う
2.外に開かれたイベントにする
3.次回の開催を織り込む

といったことを意識すると良いでしょう。

1.準備は分担して行う

イベントの準備をする際、幹事を決めてその人に任せっきりになるケースが多く見られます。

しかし、せっかく団体挙げて行うイベントですから、なるべくたくさんの会員に仕事を割り振って行うことで、より一体感が醸成されます。

例えば、合宿を企画するのであれば、宿の予約、交通機関の調査、予定表の作成、案内文の作成、参加者名簿の作成、会計など、さまざまなタスクが発生します。

これを全部幹事が担当するのではなく、なるべく多くの会員で分担することを考えてみてください。

「そんなのできる人がいないよー😥」と思っている方は最初から諦めすぎです。全てを最初から割り振る必要はありません。

まずは宿の予約と名簿作成を❍❍さんと△△さんに手伝ってもらおう！というところからスタートしてみましょう。「一番簡単な仕事は何か？を考えて頼めそうな人に相談してみる」というのがハードルを下げて始められるコツです。

もし、子供の会員が多ければ、その父兄さんに手伝ってもらうことも検討すべきです。

また、もう少しシンプルなイベント、例えば昇級昇段審査など、それほど準備は必要ないイベントであれば、年度ごとに担当を変えて、なるべく多くの人が関わるようにしましょう。

2.外に開かれたイベントにする

イベントというと「自分たちだけで行うもの」というイメージをお持ちかもしれませんが、どんなイベントも外に開かれたものにすることを考えましょう。

そうすることで、会員も刺激をたくさんもらえるようになり、積極的に参加するようになりますし、収益化にもつなげやすくなります。

外とは、関係団体、自治体、地域住民です。

例えば、新年会や忘年会のようなイベントであれば、関係のある団体にも招待状を出すと結構参加してくれたりします。

また、合宿や講習会を他団体と合同で行うことも良いでしょう。

あるいは、創立⚪︎周年記念稽古などのイベントには、いつも利用している施設を通じて、体育協会の方に出席してもらうことも考えられます。

団体でなくても知り合いの先生を呼ぶ、体験会希望者も呼ぶ、暇な人は全員呼ぶ！

そのような取り組みによって関係性ができてくれば、体験会を他団体と合同で自治体に企画を出し、対象を広げて地域住民向けに開催することも可能となるかもしれません。

3.次回の開催を織り込む

イベントは一度で終わらせてしまうのではなく、恒例行事にしましょう。

来てくれた方に次回の予告をお知らせできるようにあらかじめ準備しておくと良いでしょうか。日時や内容が決まっていなくても、次回乞うご期待！とかでもいいです。大事なことは次に何かあるんだ！と認識してもらうことです。

イベントが恒例化すると、運営負荷が下がり、認知度が高まるため、参加者数が増えるという好循環が生まれていきます。

初めてのイベントには苦労も多くありますが、イベントを毎年開催できるようになれば、会も活性化し、会員の一体感も高まっていくので、ぜひチャレンジしてみてください。


今回まで「団体を活性化する」をテーマにいろいろ書いてきましたが、団体ごとに本当に千差万別の状況があります。

これまで書かせていただいたことを叩き台にし、ご自身の団体に照らし合わせて応用してみていただけたら嬉しいです。

次回からはテーマを変えて「会員がメキメキ上達する指導方法」について、具体的にお話ししたいと思います。

FUKAMIEでは、今回紹介したノウハウを活かした事務局運営代行サービスを提供しております。ぜひブランディングや会員獲得、や組織の運営にお困りでしたら、お気軽に問い合わせください！