次やることと準備期間
スケジュールが立て込んできた方、
重要な予定の準備がおろそかになりがちな方、
必見です。
今週中に課題をやらないといけなかったのに、
金曜日になっても、また手付かずだった
ってことありますよね?
あと、自分のクライアントなのに、今月末になって、まだ今月ノーリアクションだったことに気づいた。
この対策には、何が必要でしょうか?
スケジューリングが必要なのはあたりまえですが、
それができていれば、今こんな課題は出ていません。
スケジュールの抜けが多い。
だれか(秘書とか)の支援がないとスケジューリングすら難しい。
という方は、
次やること と 準備期間(放置期間)
のみに注意してやってみてください。
例えば、
Aという企業と商談したとします。
今日は火曜日ですよね?今日の11時に商談したとします。
当然、商談後にすぐにお礼メールやお礼LINEは送っていることでしょう。
送り終わったと仮定して、
この企業には次何をしますか?
パターンその①
次のアポイントもその商談内で決めておいた時
次の商談の準備に何日かかるか考えましょう。
もし2日かかるとしたら、その倍の4日間を準備期間に設定すれば大丈夫でしょう。
となれば、7営業日先の商談準備は、あと3営業日は、「放置」できる計算になります。
パターンその②
次のアポイントをその商談内で決めていない場合。
お礼メールは送っているわけなので、そのメールに次のアポイントの依頼などは記載しているでしょう。
何日間、返信なかったら、こちらから電話する。という部分を決めましょう。
もし、3営業日だとしたら、そのクライアントのことを3営業日忘れて、違う仕事に集中できます。
スケジュール忘れが多い人、準備ができない人は、
頭の中に、変なゴミのような使わない記憶が多いのです。
忘れても良い期間を設定しておけば、気も心も楽になります。
エアコン掃除したら、そのエアコンのことは3ヶ月放置しても良いでしょ?
会議の準備が3営業日でできるのであれば、最低でもその会議の6営業日前から準備すれば間に合うでしょ?
部屋が汚くて、片付けようと思っていても、どうせ片付けないのであれば、片付ける日を強引に設定し、
その日まで、片付けなきゃ!から開放されれば良い!
(店舗はダメですよ!あくまでもプライベートスペースの話です)
忘れてても良い期間を設定すれば、その間、他のスケジュールに
集中できます。
頭の中に、あれもやらなきゃ、これもやらなきゃ、と色々と残すから全部できない。時々漏れが出るのです。
そのためにも、
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準備にどれくらいかかるか。を見極める。
その期間を余裕で確保できる日まで、放置することを決める。
その放置期間が終了した日のスケジューラーに、その作業名を準備期間とともに入力する
そのスケジュールが来たら、一気に作業を行う。
を繰り返しましょう。
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準備ができない。
忘れが多い。
直前で準備する。
という方は、「集中力」と「段取り力」が足りないのです。
そのためにも何をいつまで忘れていいかを決めましょう。
「集中力」と「段取り力」を鍛えるために、まずはここからスタートしましょう。
次のステップはまた別の日にお話しします。
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