コロナ禍の商業・法人登記　電子署名でスムーズに

freeeサイン公式noteでは、これからお知らせやQ&Aに加えて、freeeサインにまつわる社内情報やインタビュー、freeeサイン活用コラムなど幅広い情報をお届けしていきます。

今回のテーマは『取締役会議事録の商業・法人登記』。法務担当や経営層以外はあまり馴染みがない業務かと思いますが、なぜこのテーマを取り扱うのかと言うと「freeeサインでこれまでより圧倒的に楽になる」ことをお伝えしたいのです…！

freeeサインは一般的に想起される「契約」への利用だけでなく、登記に関する文書をはじめ幅広い文書の電子化に活用できます。実際に、サイトビジットで行う登記に使用する取締役会議事録への押印・署名もfreeeサインを用いて電子で実施しています。

そもそもこれまでどのようなところが面倒だったのか？そしてそれがどう変わったのか？をお伝えするとともに、実際にfreeeサインを登記に用いる書面に活用しているfreee株式会社（以下、「freee」）の担当者にもインタビューしました。

取締役会議事録には大勢いる取締役の押印・署名が必要

そもそも、商業・法人登記とは、株式会社や一般財団法人など法人格を有する団体に対し、法人名称や役員氏名、所在地等法律に定められた事項を一般に公示する制度です。法律の規定により登記は設立時の申請のみならず、登記事項に変更が発生した場合も申請することが義務付けられています。
簡単に言うと、設立時に新しく法人の情報を登録すること、そして設立時だけでなく、登記事項に変更が生じた際にも届け出が必要ということですね。

そして、株式会社に関する登記をする際、多くの場合必要となってくる添付書類が取締役会議事録です。
取締役会議事録には出席役員全員の押印・署名が必要ですが、役員となると日々多忙で常時オフィスにいる訳でもなく、さらにコロナ禍においてはリモートワークが主流となっている企業も多いため、紙で作成された取締役会議事録への押印・署名を集める作業はとても大変です。

法務省の新見解でクラウド型の電子署名も有効に

2020年5月に法務省が示した新見解で、一定の条件を満たすクラウド型の電子署名も、署名または記名押印に代わる措置としての電子署名として有効なものであることが示されました。
このことにより、今までアナログで実施せざるを得なかった取締役の押印・署名作業がクラウド上でも可能になり、これまでかかっていた時間が圧倒的に短縮されました。

さらに、2021年2月の商業登記規則の改正により、登記書類としても適格性を有する電子署名の種類が増えたことで、商業登記にもクラウド型電子署名が利用できるようになりました（2021年7月にfreeeサインも利用できる電子署名として仲間入りしています）。

従来実施されてきた押印フローを簡単なイラストで比較してみました。

まずこれまでがこちら。

企業によっては10名を越えるほどの人数の押印が必要となることもあるので、とてつもない時間がかかることがわかります。

そして、電子署名を用いた場合がこちら。

クラウド上で完結するため、時間や場所を選ばず署名することが可能となり、かかる時間も書面と比較すると圧倒的に短くなることが想像できます。

上場企業のfreeeでもfreeeサインを活用

上場企業であり、正社員を572人（※2021年6月末時点）抱えるfreeeでも取締役会議事録にfreeeサインを活用しています。

freeeの担当者である法務部 コーポレート・ガバナンスチームの廣瀨にfreeeサインを活用する前後で変わったことを聞いてみました。

freee株式会社 法務部 コーポレート・ガバナンスチーム　 廣瀨史昂

取締役会議事録にfreeeサインを活用するようになって、以前と比べてどのようなことが変わりましたか？
圧倒的に楽になりましたね。紙の議事録を使用して登記をしていた頃は、まず議事録の印刷・製本をして、役員全員に押印をしてもらうという業務が発生していました。製本するのも物理的に時間がかかりますし、役員全員から押印をもらうのも大変です。さらに、freeeでは、専門家に登記申請の代理（書面チェックも含む）を行ってもらっている関係で、出社して押印後の議事録（書面）を外部の事務所に郵送するという手間もかかっていました。
他方で、freeeサインを活用するようになってからは、これらの製本や役員からの押印といった工程が大幅に短縮できています。また、現在は基本的に電子署名済みの議事録データをメールで専門家に送るだけですので、郵送のためだけの出社を行うことも少なくなりました。当時と同様の業務が、在宅であっても可能となったことは、特にこのコロナ禍においてはとても大きなことだと思います。

今後、取締役会議事録の押印に電子署名を活用する企業は増えると思いますか？
コロナ禍で、従来の取締役会の議事録運用に課題を感じ始めた企業も増えたと思います。特に、大企業ですと役員の人数も多くその分必要な押印も増えるので、電子署名を活用するメリットも大きく、取締役会議事録への電子署名を導入する企業は増えるのではないかと考えています。少なくとも、ITに慣れている企業については早期に浸透していくのではないでしょうか。ただ、ITに不慣れな企業であればあるほど、確実性の観点からも、従来の確立した運用を変えるのはとてもエネルギーがいるので、そのような企業にいかに電子署名を活用してもらうかが今後の課題だと思います。

freeeでは、今回お伺いした取締役会議事録周辺の業務以外でもfreeeサインを使用しています。せっかくの機会なのでfreeeサインの便利な機能についても聞いてみました。

登記以外の業務でもfreeeサインを使われていると思いますが、特に便利な機能はありますか？
バックオフィスのいち担当者としての目線では、「テンプレートの閲覧権限機能」と「グループ管理機能」（グループフォルダ設定）が実用的で便利だと感じています。例えば、退職届や雇用契約書などセンシティブな情報が含まれる文書は、一部のバックオフィスメンバー（法務・労務部署などの担当部署）のみ閲覧できる状態にしたいので、情報管理の観点からもとても助かっています。
この機能は、全社的に電子署名を活用したいと考えていらっしゃる他社様にとっても、バックオフィスと事業部で閲覧権限を変えたいというニーズがあるかと思いますので、情報管理上かなり有用な機能ではないかと思います。

電子契約サービスとして始まったfreeeサインですが、今回お伝えした取締役会議事録での活用の他にも、文書保管や社内稟議のニーズから導入していただくお客様も増えています。

今後も「電子化」や「業務効率化」などの課題を解決するプロダクトへどんどん進化していく予定です。サイトビジットのミッションである『ともに成長し続け､未来をつくる』に則したサービスになっていきます。乞うご期待ください！

取締役会議事録への活用方法についての詳細はこちら

freeeサインでは常時、無料オンライン相談を承っています。電子契約導入にあたってのお悩みやご不明点などがある方はぜひこちらからお申込みください。