【裏技】わずか3分＆無料で、レシートや請求書の紙保管を不要にする方法
「レシート、ずっと保管しておくのダルいな・・・」
「請求書っていつまでとっておかなきゃいけないんだっけ？」
そんなわずらわしさを感じているかたはいませんか？
今回はfreeeを完全無料で使い、経理のペーパーレス化を実現してしまう裏技を公開します。なぜfreeeの公式noteでそんな情報を公開してしまうかというと、この裏技を通して最近話題の「電子帳簿保存法」(以下、電帳法)をたくさんの人に知ってもらいたい、活用してほしいと思ったからです。
電帳法の改正、「改正内容がわかりづらい」「改正から施行まで短くて準備が間に合わない」というネガティブな声も聞えてきたのですが、実はカンタンに経理のペーパーレス化ができるようになった大胆な法改正になっているんです。活用しない手はない。
もう少し具体的に中身をいうと、これまで基本7年間も保管が必要だった領収書や請求書が、なんとすぐ捨てられるようになったのです。つまりかんたんにペーパーレス化ができるのです！
今回公開する裏技は、今freee以外の会計ソフトを使っていても、freeeの無料プランを併用するだけでペーパーレス化が可能。なのでかかる費用はゼロで済んじゃいます。(もちろんfreeeを使ってくださっているかたは、すでにいつでもペーパーレス化可能ですよ)
電帳法の内容についてくわしく知りたいかたは以下の解説マンガもおすすめです。でも読まなくても大丈夫。本記事の手順に沿うだけで、法律に則った形で領収書や請求書を紙で保管することなく、すぐ捨てられるようになります。
ではさっそく、手順をご紹介していきます。
【先におつたえ】
※今回の裏技が活用できるのは法人版freee会計のみになります。個人事業主の皆様は対象外となってしまいます・・・。ごめんなさい。
※裏技を使うには2022年1月1日～3月31日の間にfreeeの無料アカウントをひとつ作っておく必要があります。作っておけば4月以降もいつでもこの裏技が使えます。とりあえずアカウントを作っておくのも手。(詳しくは「よくありそうな質問」参照)
電帳法と無料freee会計で、3分以内にペーパーレス化する手順
ステップ1. 以下のURLからfreee会計のアカウントを新規作成します。
https://secure.freee.co.jp/users/sign_up?org_code=1&referral=note_aekyo
ステップ2. アカウント設定を進めていくと、以下のようなプランの選択画面が出てきます。ここで必ず「お試しする」を選んでください！
どのプランのおためしでも構いません。おためし期間の30日間は有料プランと同じ機能が使えて、それを過ぎると自動で「無料プラン」という一部機能制限がかかったプランに切り替わります。勝手に有料課金されることはありませんのでご安心を。今回はこのおためし＆無料プランを活用していきます。
ステップ3. おためしがはじまり、freee会計のホーム画面にきたら、上部メニューの「取引」→「ファイルボックス」を選んでください。
ファイルボックスとは
freee会計の機能のひとつで、領収書や請求書など証憑をアップロードして保管しておけるデータストレージです。2022年3月31日までにアカウント作成した場合は無料プランでも永久に毎月100枚まで保存できるので、小さな法人であれば十分な容量になっています。
ステップ4. ファイルボックスの「電子帳簿保存法対応機能」をonにします。
ステップ5. あとは、日々のお仕事で受け取ったレシートや請求書を、スマホで写真に撮ったりスキャナで画像化して、ファイルボックスにアップロードしていくだけ。
アップロードが終わったら紙は捨ててOKです。紙から解放されましょう！
以上！！！
このよろこびをぜひ以下の記事を読みながら分かち合ってください。
え、本当にこれだけでいいの？と思ったかたへ
え？これだけ？もう領収書とか請求書、捨てちゃっていいの？と思われたかたがいるかもしれませんが、これだけで大丈夫です。ご安心ください。当然お金もかかりません。ただ細かい注意点もあるので、もう少し説明していきます。
注意点１ 証憑(レシートや請求書など)は、受け取ってからおおむね7営業日以内に画像データをアップロードする必要があります。
なお、事前に「事務処理規定」という社内ルールを定めておけば、受領後7営業日以内を、最長2か月＋7営業日以内に延長することもできます。事務処理規定のテンプレートも用意しておきましたのでご利用ください。
ほぼそのまま使えばOK！「事務処理規定」のテンプレート
Googleドキュメント版
Microsoft Word版
注意点２ 画像データをアップロードしたとき、日付・金額・取引先を入力しておく必要があります。
ファイルボックスにはOCR機能があり、画像から金額や日付などを自動で読み取ってくれます。だからそこまで手間はかからないはず。OCRで読み取れない場合は手動で入力する必要があります。※ちなみに有料プラン(ベーシックプラン以上)にすると、取引先まで自動入力される超高性能なOCRになります(宣伝)
注意点３ 画像の解像度は200dpi以上、A4判を超えるサイズの書類はサイズも記録が必要
電帳法では画像データ内の文字が読める基準として、このように定められています。ただ、このルールは正直あまり意識する必要はないかもです。最近のスキャナで読み取ったり、スマホで撮影すれば200dpi(言い換えると、A4サイズで約387万画素以上、iPhone4以上のカメラならだいたいOKです)を下回る可読性の低いケースというのはそこまで多くありません。A4判以上の書類もほとんどないと思いますので。
もっと便利に活用するTips
今回ご紹介した裏技、もっと便利にするTipsがいくつかありますのでご紹介します。
Tips1 電子取引データもファイルボックスに保存でOK
今月2022年1月の電帳法改正では、紙ではなく電子データで受け取った証憑(たとえばECサイトからダウンロードした領収書、メール添付で送られてきたPDFの請求書など)は、電子データのままでの保存が原則義務づけられました。つまり紙に印刷して保管することが法律違反に・・・。こうした電子データも、上でご紹介した事務処理規定を作成・備え付けて、ファイルボックスにアップロードしておけばOK。それだけで法律の要件を満たした保存ができます。※くり返しになりますが、紙の証憑だけでなく、「電子取引データ」もファイルボックスに保管したい場合は、事務処理規定の作成・備え付けはマストになりますのでご注意ください！
Tips2 スマホアプリを入れておく
freee会計にはスマホアプリ(無料)があります。これを入れておけば、スマホでレシートを撮ってファイルボックスに直接アップロードすることができます。これは本当に便利・・・！
Tips3 税理士と共有する
小さな法人では経理のことは税理士にお願いしていて、レシートなどの証憑を毎月郵送しているかたも多いと思います。実はファイルボックスなら、アップロードしたデータを税理士とかんたんに共有することができます。
「設定」→「メンバー招待」をクリックし・・・
「メンバー追加」をクリック。
税理士のメールアドレスを入力すれば招待メールが送信され、共有できます。
税理士さんが招待を受諾すればファイルボックスの中身を見られるようになります。これでレシート類を郵送する手間も削減！
よくありそうな質問
今回の裏技は無料プランを使いますので、freeeの有料プランについてくるチャットサポートなどは残念ながら使えません。よくありそうな質問にはこの場でお答えしておこうと思います。
Q. この裏技はつまり、freee会計を会計ソフトとしては使わずに、無料のオンラインストレージとして使うってことですか？
A. そうです。なので他の会計ソフトを使っていても、税理士に経理をお願いしていても、この裏技は活用できます。
Q. 他の無料ストレージ(google driveとかdropboxとか)でも同じことができますか？
A. 電帳法で求められているストレージの要件をおおざっぱに言うと、①タイムスタンプ機能や変更・削除履歴の記録機能など、データが改ざんされていないことを証明できる機能をもつこと、②取引先名・金額・日付で検索できること、の2点を両方満たす必要があります。こうした機能がない一般的なストレージを使う場合はなかなか難しいかもしれません。
Q. なぜ2022年3月31日までにアカウント作成した人だけが対象なんですか？
A. 実は・・・もともとfreee会計の無料プランのファイルボックスは、アップロード枚数が毎月5枚までに制限されていました。ただ今回、電帳法の改正によってかんたんにペーパーレス化が実現できる環境が整ったにも関わらず、お手軽に使える無料ツールが世の中に少ないことに気付きました。そこで開発メンバーと話し、特別に2022年1月1日～3月31日までにアカウントを作成されたかたには、その後も永久に毎月100枚までOKにしました。やったぜ！(インフラコストの問題で3月31日までのアカウント作成者とさせていただきましたmm)
ということで、2022年3月31日までにアカウントを作っておけば、無料プランでも毎月100枚までアップロード可能なクラウドストレージとして、永久に利用できます。小さめの法人ではこれで十分実用に耐える枚数になったのではないでしょうか。ちなみにいずれ有料化するんじゃ、といった心配も無用ですよ。
Q. 電帳法やファイルボックスについてもっと詳しく知りたい。
A. 以下も合わせてご覧ください！
電子帳簿保存法の改正に伴うプロダクトのアップデートのお知らせ
電子帳簿保存法の概要・手続について | freeeヘルプセンター
freee会計の無料プランについて｜freeeヘルプセンター
ということで、今回は公式noteなのに、freeeを無料で活用してしまう裏技をお届けしてみました！
freeeは「あえ共freee」というマガジンから、freeeの事業や組織に関する情報を「あえて、共有」しています！ぜひフォローをお願いします(^^)
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