仕事をよくするためのITツール導入計画：5W1Hフレームワークの活用方法

こんにちは。私は砂辺といいます。普段は銀行などでデジタル化のお手伝いをしています。

仕事をよくするためにパソコンやスマホのツール（アプリやソフト）を使い始めるとき、関係者みんなに分かりやすく説明することが大切です。そのための便利な方法として、「5W1H」という考え方があります。これを使うと、必要な情報を漏れなくまとめられます。

「5W1H」とは、英語の質問言葉の頭文字を取ったものです。

• What（何を）

• Why（なぜ）

• Who（誰が）

• When（いつ）

• Where（どこで）

• How（どうやって）

この6つの質問に答えることで、計画の全体像を把握できます。では、各項目について詳しく見ていきましょう。

１．What（何を導入するか）

• どんなツールを使うのか、その名前と特徴
  例：「チャットワーク」という社内コミュニケーションツール。チャットやファイル共有ができます。

• なぜそのツールがいいのか。
  例：他のツールより使いやすく、スマホでも使えるので、外出先でも連絡が取れます。

• どんな仕事で使うのか。
  例：部署間の連絡や、プロジェクトの進捗管理に使います。

２．Why（なぜ導入するのか）

• 今の仕事のやり方の問題点
  例：電話やメールだと情報共有に時間がかかり、大事な連絡を見逃すことがあります。

• ツールを使うとどんないいことがあるか
  例：素早く情報共有ができ、必要な情報がすぐに見つけられるので、仕事の効率が上がります。

• ほかのやり方ではなく、このツールを選んだ理由
  例：社内の掲示板を作るよりも、リアルタイムでやり取りができるこのツールの方が便利だと判断しました。

３．Who（誰が関与するのか）

• ツールを導入する担当者たち
  例：IT部門の比嘉さん、総務部の金城さん、営業部の大城さんが中心となって進めます。

• 外部の協力者（必要な場合）
  例：ツールの提供会社から宮城さんがサポートに入ります。

• 関係する上司や他の部署の人たち
  例：各部署の部長には、定期的に進捗を報告します。

４．When（いつ導入するのか）

• いつからいつまでに何をするか、全体の予定
  例：6月に準備を始め、9月にテスト利用、11月から本格的に使い始める予定です。

• 大切な節目となる日
  例：10月15日にテスト利用の結果確認、11月1日に全社での利用開始など。

• 予定通りに進まないかもしれない点と、その対策
  例：夏休みシーズンと重なるので、人員が不足する可能性があります。応援体制を整えておきます。

５．Where（どこで導入するのか）

• 会社全体で使うのか、一部の部署だけか。
  例：まずは本社で導入し、うまくいけば全国の支社にも広げていきます。

• ツールをどこに置くのか。
  例：このツールはクラウド型なので、インターネットを通じて使います。特別な機器は必要ありません。

６．How（どのように導入するのか）

• ツールを導入する具体的な手順
  例：①アカウント作成 ②基本設定 ③テスト利用 ④問題点の修正 ⑤本格導入 という順で進めます。

• 使い方を教える計画
  例：各部署から２名ずつ「チャンピオン」を選び、集中トレーニングを行います。その人たちが各部署で広めていきます。

• 導入後のサポート体制
  例：IT部門に専用の相談窓口を設置し、困ったときにすぐ聞けるようにします。

まとめ

この「5W1H」を使って計画を立てると、新しいツールの導入について誰に何を伝えればいいのかが明確になります。また、関係者全員が同じイメージを持てるので、スムーズに導入を進められます。

最後に

この計画書を作る際のポイントをいくつか挙げておきます。

• 専門用語をできるだけ避け、誰でも分かる言葉で書きましょう。

• 具体的な例を挙げて説明すると、よりイメージしやすくなります。

• 図や表を使うと、情報が整理されて見やすくなります。

• 導入によるメリットを強調し、みんなが前向きに取り組めるようにしましょう。

この方法を使って、新しいITツールをうまく導入し、仕事をよりよくしていきましょう。