【それが難しい】保育で共有したいこと

今日は情報共有の話です。　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　子ども一人あたりの職員数は増えてきている園が多い（変わらない？）と思いますが、その裏で起きている問題が職員の情報共有です。人数が増えれば増えるほど、シフト勤務が進めば進むほど、一同に集まることはなくなります。その時に情報共有を上手に行うにはどうしたら良いか。どんな情報を共有すべきか。考察します。

増える職員と変わらないシステム

私は幼稚園で働いていますが、はじめは正規職員が１０名しかいませんでした。園長や事務職を入れて１０名です。１４時に出勤する預かり保育の選任教諭を入れても１１名でした。クラスは学年２学級ずつの６クラスです。担任の持ち分が大きく、誰か休むとなると大変なことでした。

今はパートの先生が増え、預かり保育の教諭も増え、正規職員も増え、総勢２２名で運営しています。書いていて気付きましたが、倍ですね。２倍。

保育園、こども園で働いている方に質問ですが、２２名という数字は多いですか？少ないですか？おそらく少ないのではないでしょうか。未満児クラスの教諭の配置基準を考えると、より多くの職員で運営されていることと思います。さらにシフト勤務で早番遅番に入られていますよね。

シフト勤務の問題に情報の共有があります。　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　園長からの連絡や学年の先生で共有したいことをどう共有していくか。　　　　　口頭？ノート？

口頭だと内容に差が出てしまうし、誰に伝えたかが曖昧…　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　ノートだと見たり見なかったり、出勤しないと見られない…

そもそも、共有したい情報って何？　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　会議の内容？保育の予定？子どもの記録？

いろいろな問題が出てきます。　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　「保育業務で変更したこと」「子どもの記録」「保育計画と保育内容」は　全員で共有したいところですよね。

問題点をまとめます。

・全員同じ情報を知れること　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　・好きな時間に見れること　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　・どこでも見れること　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　・一斉に見れること

出ました！ICT

その場にいない人にも同じ情報を同じタイミングで知らせられる方法があります。それがICTです。もっと具体的に言うと、アプリです。

【全員同じ情報を知れる問題】　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　アプリで一斉連絡をすると、全員に同じ情報が届きます。書類やホワイトボードをカメラで撮って一斉送信。これで全員同じ情報を知れます。

【好きな時間に見れる問題】　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　アプリならスマホから見ることができます。PCから見られるものもあります。家での隙間時間、出退勤の隙間時間、通勤時間に確認ができます。好きな時間とは、勤務時間外という意味ではありません。勤務時間外に見たい人は見たらよいですし、勤務時間内に見たい人は勤務時間内の好きな時間に見たらよいという意味です。念のため。

【どこでも見れる問題】　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　スマホやタブレットやPCがあれば、園内のどこにいても見ることができます。家で確認したい時は、家で見られます。退勤したり欠勤していても、見たい時には見られます。電車の中でも車の中でも見られます。トイレでも見られます。見たい人が見たい場所で見られます。

【一斉に見れる問題】　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　ノートは一人ずつしか見られません。ついでに、ノートが置いてある場所でしか見られません。アプリだとスマホ、タブレット、PCのどこからでも見られますし、同時に見ることもできます。二人でそれぞれのスマホで書類を見ながら内容を確認することもできます。

以上で問題点をクリアしました。　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　では、どのアプリを使ったらいいか。

周知なのはLINE　　おすすめはTrello

LINEが連絡ツールとして優秀なのは周知のとおりです。写真や書類のデータも送れるので情報共有にも使えます。

Trelloは企業で使われることが多いですが、保育施設でも使えます。イメージはデジタル付箋（ふせん）です。ボードの名前（例えば会議の報告）を決めて、そのボードに付箋を貼っていくイメージです。４月の会議の付箋、５月の会議の付箋と増やしていきます。付箋には写真も載せられます。

会議の報告以外にも、使い方はあります。

例えば子どもの記録。みんなで○○くんの様子を付箋に書いてボードに貼っていくイメージです。園内研修みたいじゃないですか？それをデジタルでできるのがTrelloです。

他にはどんなことを職員で共有したいですか？シフト表ですか？業務当番ですか？配置クラスですか？保育計画ですか？　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　共有したい分だけボードを作って付箋を貼ることができます。　　　　　　　画像はイメージです。

Trelloを一緒に使ってみる

説明を聞いてもイメージがつきにくいですし、自分がわからないものを職場で提案するのは難しいです。私も近隣の大学であったセミナーに参加して使い方や活用方法を学んでアレンジして園で使っています。

Trelloのアプリを実際に使ってみたい方、質問や相談をしながら使いたい方は6月10日の主任やまもの園内研修（Zoom勉強会）にぜひご参加ください。

詳細はこちらから。

この日は、アプリをダウンロードできる方は一緒に使ってみます。　　　　　　　使い方も分かりますし、デジタル付箋ってどういうこと？という疑問が解決します。

まとめ

情報共有についての話でした。　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　「ICTで登降園管理！連絡帳が簡単に！」というシステムに目を奪われがちですが、近々の問題は職員の情報共有ではないかという私からの提案でした。

あとは、こども園でパートをしている妻の嘆きへの返答でした。　　　　　　　　ただ、パートの先生が園のシステムや情報共有の方法を提案するのは現実的ではないようです。確かにそうだと思います。

どうか園を改善できる立場にある人に届きますように。

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