【比較】日程調整ツール3社試しに使ってみた
こんにちは。fondeskナカジマです。
我がチームでもお客様や外部の方と打ち合わせをする機会が少なくありません。
その際の「日程調整」って意外とコミュニケーションコストかかりませんか？
「都合の良いお日にちを2,3挙げていただけますか？」
「申し訳ございません、担当者が都合が合う日程がなく以下の日程ではどうでしょう？」
「申し訳ご・・・以下略」
ビジネスマナーと言われればそうなのかもしれませんが、
1発で日取りを決められる方が事が先送りにならないし、早く決まれば準備期間ができるし、メリットだらけ。
そして、実はお互いに気を使いさせすぎないという心理的ハードルも下がると思います。
ということで、日程調整ツールも色々でてきたので、実際に使って比較検討してみました！
検討したツールはこちら
・biskett
・TimeRex
・Spir（現在ベータ版として限定無料開放のようです）
選定理由は、「調整相手側で使ったことがあった」「他部署が使ってた」「周りで使っている人の評判がいい」です。
※TimeRexはあの調整さんのビジネス版らしいです。
我々のチームでやりたいこと
・お客様との商談は担当者3名のうち空いてる人の予定で組みたい
・打ち合わせ相手が2社以上いる場合の日程調整
ちなみにチーム（社内）ではGoogleカレンダーを共有しています。
打ち合わせの形態は基本オンライン、今後状況により来訪/往訪も増加の可能性あり。
ということで、上記やりたいことができるかを中心に比較していきます。
※今回比較する3社はすべてGoogleカレンダー連携対応です。
やりたいことができるか
biskett
⭕️ 複数の担当者のうち空いてる人の予定で組みたい
⭕️ 来訪・往訪の際の移動時間を含めた調整
❌ 相手方が2社（名）以上との打ち合わせの調整
TimeRex
⭕️ 複数の担当者のうち空いてる人の予定で組みたい
⭕️ 来訪・往訪の際の移動時間を含めた調整
❌ 相手方が2社（名）以上との打ち合わせの調整
Spir
🔺 複数の担当者のうち空いてる人の予定で組みたい
⭕️ 来訪・往訪の際の移動時間を含めた調整
⭕️ 相手方が2社（名）以上との打ち合わせの調整
それぞれのカレンダー連携ざっくり解説
同席者複数いるケースで解説していますが、1人で使う場合もカレンダー連携はそれぞれのツールで同じようです。
biskett
・チーム管理で自社メンバーを招待
・Googleカレンダーでbiskett連携用の共有カレンダーの準備が必要
・調整カレンダー作成で「全員空いてる」or「誰か一人が空いてればそこを候補日とする」を選べる
biskett側でGSuit連携するとGoogleカレンダーに「biskett-ほげほげ」というガワだけ自動生成されるので、担当者とかを招待して共有設定する。
👆招待されたメンバーも上記のカレンダー設定を行う
Googleカレンダー側で上記のbiskett-ほげほげのカレンダーを追加する
👆日程調整カレンダー作成時に上記を設定すると担当者のうち1人でもあいていれば、という調整が行える。
全員空いていた時はランダムで担当者が指定される。
👆条件に合う日程を自動抽出して提示
TimeRex
・チーム管理で自社メンバーを招待（月750円/1人につき）
・個人カレンダーをそれぞれ連携して読み込むイメージ
・調整カレンダー作成で「全員空いてる」or「誰か一人が空いてればそこを候補日とする」を選べる
👆チームに招待したメンバーにもここで各自のカレンダーを連携するよう設定しておく必要がある。
👆日程調整カレンダー作成時に上記を設定すると担当者のうち1人でもあいていれば、という調整が行える。
全員空いていた時はランダムで担当者が指定される。
👆調整相手側の画面プレビュー
Spir
・チーム設定とかない
・Googleカレンダー感覚で、表示したいメンバーのカレンダーを選べる
・同席者のうち空いてる人が参加タイプは日程調整作成で候補日を手動※1で作成（日程調整作成）
・同席者全員参加の場合は、URLでカレンダー共有して空いてる時間を選択してもらうことができる※2（公開URL作成）
※1 実際は候補日ピックアップする機能もあるけど、全員空いてる日しか抽出できない
※2 この場合は同席者の予定情報は相手にはみえない。候補日のみが表示。
👆左パネルの他のカレンダーから同席者のカレンダーを表示させる。
👆日程調整作成画面で、同席メンバーを追加
右側のカレンダーをクリックして、候補を作成する（青い点線枠）
候補日の自動抽出は全員の予定が空いてる時間のみ
👆公開URL作成の場合は、同席者のカレンダーを表示させると全員が空いている時間を候補日として自動抽出。
👆調整相手側の画面プレビュー
相手には候補日のみ表示される
料金
14日間無料トライアルあり
複数人で使う場合のトライアルはなし。
Spir
2021/4/1現在、ベータ版無料。限定開放っぽいです。
オンラインミーティングツールの連携
biskett
なし
事前に固定でMeetを用意しておいて、予約完了後画面とメールに表示する雛形に記載しておくなど対応必要
TimeRex
zoom、Google Meet、Microsoft Teams
TimeRex側で上記ツールの連携をすれば、調整完了後自動でミーティングURLを発行してくれる
Spir
zoom、Google Meet
GoogleMeetは登録の時点でGoogleアカウントでの利用を選択していれば自動で連携すみ。
zoomはspir側で連携必要。
上記対応していれば、調整完了後自動でミーティングURLを発行してくれる
その他のポイント
登録時（招待時）のドメイン
biskett、TimeRex
両方共登録時（または招待時）に指定する。
このドメインが調整相手に送るURLの一部になる。
biskettはドメイン、TimeRexはマイスペースIDという名称。
biskettは変更可能、TimeRexは変更不可。
1人で使うかチームで使うかにもよるけど、無難に個人名に因んだものがよさそう。
Spir
ドメインの指定がない
調整カレンダーのタイトル
biskett
なし
▼調整相手側のプレビュー
biskett側のテンプレのタイトルはつけられるが、調整相手側の画面やメールに表示されるタイトルの設定箇所はない。
一見なんの日程調整かがわからなくなる懸念もある。
「日程を選ぶ」下の説明は変更可能なのでここに記載しておくとよいかも。
TimeRex、Spir
あり
▼TimeRex調整相手側のプレビュー
▼Spir調整相手側のプレビュー
調整後、相手に送られるメール
biskett
赤枠がbiskettの個人設定で設定できる名前が表示されます。（変更可）
biskettはカレンダーのタイトルなども表示されないので、ここの名前に会社名や事業名を入れておいた方が無難な気がしました。
TimeRex
Spir
空いてる人誰か一人っていう設定ができないので、参加者には同席者で設定したメンバー全員が表示されます。
Spir：相手が複数いる時の調整
この3ツールだとSpirだけがこれに対応しています。
調整カレンダー作成のときに「日程投票」というのを選択します。
調整カレンダーの設定方法は先に紹介している方法と同じ。
調整方法が以下のようになるらしいです。
使ってみての個人的感想
・やりたいことができるか
・わかりやすいか（自分も相手も）
でみると、TimeRex、Spirかなと思いました。
biskettも一通りいじればUIなどの操作性自体はそこまで問題ないのですが、
・最初はヘルプみまくった
・一通りいじってなんとなく理解
・Meet,zoomが連携できない
・相手へのわかりやすさが他と比べて若干物足りない（メール記載の表示）と言った感じで他と比べると少し苦難しました。
TimeRexは登録から操作画面までUIが親切な感じがしました。
リテラシーの低い方もしっかりと対象に入れている感じがします。（さすが調整さん）
料金が他と比べて割高なので、そこが会社と折り合いつけばという感じでしょうか。
SpirもGoogleアカウントで連携だと、インタフェースがかなりGoogleカレンダーに似ているので感覚的に操作できます。
（Microsoft365にも対応しているようですが、自分がGoogleユーザーのためMicrosoft365の場合のUIはわかりません。）
調整カレンダー作成周りのサービス内容を理解するのに少し苦難したかなという感じですが、ヘルプと実際テスト登録を試して理解できました。
あとは現在ベータ版で無料とのことなので、料金がどうなるかですね。
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ということで、比較は以上です！
参考になれば😊
「電話」というコミュニケーションも、一度見直してより良くしませんか？