部署HPの「設計図」を作ろう！

こんばんわ、マチルダです。
早速、部署HPの設計図を作っていきましょう！

【STEP1】既存の部署HPに載っている情報を、EXCELのリストにする

新規で部署HPを作成される場合は、項目を考えながら、リストにまとめていきます。
既存の部署HPがある場合は、既存の部署HPから、情報を全てコピーして、リストを作成します。

この際、目視で入力するのは大変なので、簡単にリスト化する手順を、ご紹介します。

①既存の部署HPを開く。
②［Ctrl＋A］を押す。
③［Ctrl＋C］を押す。
④Excelを起動し、「空白のブック」を開く。
⑤［A1］セルを［右クリック］→［貼り付け先の書式に合わせる］をクリック。
⑥いらない情報、行を削除し、整理する。

⑤の［貼り付け先の書式に合わせる］をすることで、リンクや書式情報を外し、テキストのみを持ってくることができます。

【STEP２】リスト化した情報を、カテゴリごとに、分けて整理する

このように、カテゴリごとに分け、見やすく整理していきます。

ここで、ワンポイントExcel【セルを区切る】
１つのセルに、複数の情報が入っている場合、一括でセルを分ける便利機能をご紹介しています。便利な機能ですので、良かったらご活用ください。

【STEP3】部内に、項目追加を依頼する！

この際、重要なのは

みなさんの業務を減らすために、ご協力よろしくお願いいたします。
思いつく以下の項目を追加してください。（締め切り：◯日）
・電話やメールで問い合わせがくる業務
・古い書式で来るため、手戻りがある業務
・記載間違いにより、手戻りがある業務
・自動化できそうな業務　など

と添えて、回覧に出すことです。

HP担当者だけでは、把握しきれていない業務はたくさんあります。せっかくなので、全部効率化したいですね。

小さな業務の積み重ねで、時間を取られている方はたくさんいます。特に事務担当の方は、減らせる「困った業務」が多いです。そして色んな人と関わっていますので、他の減らせる業務を見つけてくれる可能性も高く、ぜひ、協力いただきたい方々です。

「自分の業務を減らしてくれる」と思うと協力してくれる可能性が、上がります。そして、リリース後、更新していただく際にも、ご協力をいただく方々ですので、ぜひ想いを伝えて、ご協力を得られる環境を、ここで作りたいですね。

（マチルダ）