研修では教えてくれない（かもしれない）作業効率が上がるショートカットリスト

仕事でExcelやパワポを使い倒して早何年ですが、「新卒の時にこれ知ってたらめっちゃ仕事効率的にできたやん！」というショートカットや設定などの小技がたくさんあるので、当時の自分に向けて「こういうことができるんやで」と説明していきたいと思います。

新卒の方など、「作業を効率化できるショートカットを知りたい」という方がいらっしゃいましたらぜひご活用ください。

【Microsoft Windows】

▼設定編
・毎日開くソフトは自動でおまかせ
「Startup」フォルダに、毎日必ず開くソフトのショートカットを置くと、PC起動時に自動的にファイルを実行してくれる。

C:\Users\ユーザー名\AppData\Roaming\Microsoft\Windows\Startup
※Win+R→「shell:startup」を入力で開ける

・PCのアニメーションをなくして、動作を軽くする
コントロールパネルで、PCのアニメーションなど負荷を軽くすることで、動作を軽くすることができる。特にリモートワークでノートPCを使っているなら設定しておくべし。

コントロール パネル\システムとセキュリティ\システム＞システムの詳細設定＞パフォーマンス「設定」

・よく使う単語は辞書登録する
毎日必ず使う単語は辞書登録することで、入力の手間を省く。

▼例
・「めあど」→自分のメールアドレス
・「よろ」→「よろしくお願いいたします」
・「おつ」→「お疲れ様です」

▼ショートカット編
・「Win + 数字」でタスクバー上にあるファイルを実行。
よく使うソフトはタスクバー上にピン留めしておいて、このショートカットで開くのが早い。

・「Win + E」でエクスプローラーを開く。

・「エクスプローラー上でファイル名の頭文字キーを入力」でそのファイル名までカーソルを移動する

・「Alt+Tab」でウィンドウの切り替え

・「Ctrl+Shift+N」で「新しいフォルダ」の作成

・「Shift+Delete」で（ごみ箱への移動ではなく）完全な削除

・「ファイルを選択してF2」でファイル名の編集

【Excel】

▼設定編
・アニメーションの無効化を設定する
ここ最近のExcelは、セル移動やセルの範囲指定をする時に、丁寧にアニメーションをつけてくれている。しかし、キー入力のスピードに対してアニメーションが追いつかない時があり、アニメーションの再生を待つ時があるので、アニメーションを切ってしまうことで、より素早い作業ができる。

オプション＞簡単操作＞「アニメーションで表示する」のチェックを外す

・クイックアクセスツールバーによく使うボタンを登録する
よく使うボタンはここに登録しておくと便利。特に、フォントやセルの塗りつぶし、中央揃えなど、ショートカットでは操作ができないコマンドを登録しておくと、リボンを表示することなく作業をすることができる。

オプション＞クイックアクセスツールバー

▼ショートカット編

[シートの操作]
・「Shift+F11」で新しいシートを作成
・「Ctrl+PageUp/Down」でシート間の移動
・「F12」で名前をつけて保存
・「Ctrl+F1」でリボンの表示/非表示
特にリモートワークで画面共有をする時に、リボンを非表示にしてより多くの面積を見せる必要がある時によく使う。

[表の操作]
・「Alt→H→B→A」で罫線を引く
これができると一瞬で表を作成できるようになる。
・「Ctrl+Shift+L」でフィルタをかける/外す
フィルタをかけたあと、Alt＋↓でフィルタメニューを開ける。
・「Ctrl+カーソルキー」で連続しているセルの端へ飛ぶ
・「Shift+Alt+=」でオートsum
「とりあえずここの並んでいるセルの値を合計したい」時に便利。

[行・列の操作]
・「Shift+スペース（半角の状態で）」で行の選択
・「Ctrl+スペース（半角の状態で）」で列の選択
列選択した後に「Ctrl+F」で検索をかけることで、「この列だけで文字列を検索したい」ができる。
・「Ctrl+ー」で行・列削除
・「Ctrl+Shift+;」でセルの挿入
列を選択した状態なら列挿入、行を選択した状態なら行挿入ができる。
・「Ctrl+Shift+L」でフィルタをかける
・「Ctrl+T」でテーブルの作成
表をテーブル化しておくのは超重要。数式を自動入力できて入力ミスを防げるし、参照元としてどの表を参照しているかも判別しやすくなる。

[セルの操作]
・「Ctrl+D」で1つ上のセルをコピー
これも地味な時短。「Ctrl＋C→Ctrl＋V」の作業を「Ctrl＋D」で短縮できる。
・「Ctrl+R」で1つ左のセルをコピー
・「Ctrl+Shift+@」で数式を表示
「このセル、どんな関数が入っとるんじゃああああ」と知りたい時は、このショートカットを使おう。
・「Ctrl+;」で今日の日付
今日を起点としたスケジュールを作りたい時や、資料を更新した後に更新日を入れる時によく使う。
・「Ctrl+1」で書式ウィンドウの表示
これもめちゃめちゃ使う。複数のセルを選択して「選択範囲で中央揃え」とか、「縮小して全体を表示する」設定とか、罫線を引きたい時とか。
・「セル入力時に、冒頭に「'」を入力して文字列を入力する」で文字列として入力
「『001』って入力したいけど、エンターキー押したら『1』になっちゃう」って人は、これをやってみよう。
・「Ctrl+Alt+V」で貼り付けメニュー
これもめっちゃ使う。値で貼り付けたい時は、「Ctrl＋Alt＋V→V→Enter」、書式のみ貼り付けたい時は、「Ctrl＋Alt＋V→T→Enter」でOK。

▼関数編

[覚えておきたい]
覚えておきたい基本的なものだけを挙げてみた。（業界によっては全く使わない関数もあるかも）
・vlookup
・if/ifs
・iferror
・countif
・sumif
・text
・len
・row
・value

[組み合わせ]
・「index+match」はvlookupの完全上位互換
この関数の組み合わせはめちゃめちゃ便利です。僕はこれと出会ってからvlookupを全く使わなくなりました。
vlookupではできない、「左側の列を対象とした検索」もできるし、「完全一致検索以外に以上/以下検索」ができるので、この関数は活躍の幅が広いです。
説明すると長いので、詳しくは↓↓

【VLOOKUP関数】の上位互換【INDEX関数】＆【MATCH関数】 | ECサイトの運営まとめ｜株式会社松平商会

・if+countifで重複チェック

▼その他
・「オブジェクトの選択」でExcel上の図形を範囲選択できる。
Excel内で図形や画像をたくさん使う場合、「オブジェクトの選択」をクイックアクセスツールバーに必ず入れておきましょう。

・「グループ化」で列・行の表示/非表示が楽になる。
「常に見る訳ではないけど、補足的に見たい列・行」がある場合、「グループ化」をしておくと便利。
・sum/average/max/min/countは、ステータスバーで解決
もはやこれらの関数は入力する手間も省けます。合計したいセルを範囲選択すれば、右下のステータスバーで合計の値を出してくれるので。
・「表示タブ＞目盛線のチェックを外す」で表の罫線を無くしてスッキリ
※これは好み
・セルの横幅をダブルクリックで揃える
・入力規則でデータの安全性を上げる
・条件書式で見やすくする

【Power Point】

▼設定編
・「スライドマスター」で見た目に統一感を与える
・「クイックアクセスツールバー」で操作を便利に
これはExcelと一緒
・「表示タブ＞ガイドにチェック」で位置関係を分かりやすく

▼ショートカット編
・「Ctrl+Shift+< or >」でフォントサイズ変更
・「Ctrl+D」で図形やテキストウィンドウなどを複製
・「Ctrl＋E」でテキストの中央揃え
・「F5」で最初のページからスライドショーを開始
「スライドショー」タブをクリックして、「最初から」をクリックして･･･という手間がすべて省ける。
・「Shift+F5」で現在のページからスライドショーを開始
これも地味に便利

【Google Chrome】

▼設定編
・ブックマークに名前を付けない
ブックマークを登録する時に「名前」を設定できますが、これを空欄にすることで、ブックマークバーにはファビコンのみを表示させることができる。そのため、ファビコンのデザインを見ただけで分かるサイトは、ブックマークに名前を入れる必要がない。そうすれば、ブックマークをたくさん並べることができる。

▼ショートカット編
・「Ctrl+T」で新しいタブを開く
・「Ctrl+E」で表示中のタブを閉じる
・「Ctrl+Shift+T」で直前に閉じたタブを開く
・「テキストリンクをマウスホイールでクリック」でそのリンクを新しいタブで開く
ネットサーフィンをする時には必須のスキル
・「タブをマウスホイールでクリック」でタブを閉じる
・「Ctrl+Shift+B」ブックマークバーの表示/非表示
他社の人とかに画面共有をしてブクマを見せたくない時に使おう。
・「Ctrl+L」で検索バー入力モードにする
・「Ctrl+K」でGoogle検索入力モードにする

･･･とこんな感じでまとめてたら3,000字をゆうに超えてしまいました。
当時新卒だった自分にタイムマシンに乗って伝えたいなあぁ。