就業規則の必要性

ご覧いただきありがとうございます！
今回は就業規則のお話です。
これから就業規則を作成しよう！就業規則を変更したい！と思われている方の少しでも参考になれば幸いです。

就業規則とは？

就業規則は、従業員の賃金や労働時間などの労働条件や、職場内の規律などを定めたルールブックのことを言います。
従業員が数名の会社では就業規則がない会社も多いかもしれませんが、就業規則を作成することは、会社と従業員双方でメリットがあります。

＜就業規則を作成するメリット＞
➀　労務トラブルの防止に繋がる
就業規則を作成することで会社と従業員のルールが明確化し、労務トラブルを未然に防ぐことに繋がります。

➁　従業員が安心して働ける
会社独自の制度を設けたり、給与や休暇制度など会社のルールが明確化されていると従業員の会社に対する信用度も増し、安心して働けることに繋がるので、定着率も高まります。

➂　柔軟な働き方ができる
1年単位の変形労働時間制や1か月単位の変形労働時間制のように、一部の労働時間制度は就業規則に規定されていないと導入が出来ないものになっています。従業員の柔軟な働き方を実現する為にも、就業規則は必要なのです。

就業規則の届出義務

労働基準法第８９条に、「常時１０人以上の従業員を使用する企業は、就業規則を作成し、行政官庁に届け出なければいけない」という決まりがあります。また、就業規則を変更した場合も同様に、労働基準監督署に届け出なければいけません。※就業規則の作成義務又は届出義務に違反した場合は、３０万円以下の罰金が課されることがあります。
ここで言う「常時10人以上を使用」とは、正社員や契約社員、アルバイト、パートなど、雇用形態を問わず「常に雇用している従業員」が１０人以上いる状態を指します。
ちなみに従業員数は、会社単位ではなく、「事業場単位」でカウントしますので、会社全体の従業員数が１０名だったとしても、本社３名、A支店５名、B支店２名だった場合は、就業規則の作成と届出の義務はありません。

いつ頃作成するのがいいの？

就業規則がある会社とない会社、どちらが安心して働ける会社でしょうか？
もちろん、会社のルールが明確になっている就業規則がある会社だと思います。
就業規則は従業員が１０人になる前から、いつからでも作成することが可能です。むしろ、従業員にあなたの会社で安心して働いてもらう為には、創業前や創業間もない頃から作成しておくことをお勧めします。
「従業員が増えてきたから就業規則をつくる」、「労務トラブルが増えてきたから就業規則をつくる」のではなく、事前に会社のルールを明確にし、ルールに沿って従業員に働いてもらうことによって、労務トラブルを未然に防ぐことにも繋がります。

ネットにあるひな形を使って、就業規則を作成してもいいの？

よく、「ネットにあるひな形を使って、就業規則を作成してもいいですか？」と聞かれることがあります。
結論、「ダメとは言いませんが、おすすめはしません！」（自己責任でお願いします）
厚生労働省のHPにも、モデル就業規則が掲載されており、ひな形をダウンロードして、自分で就業規則を作成することが出来るようになっています。
ですが、専門知識がない状態で作成しようとすると、どこの項目を就業規則に盛り込む必要があって、どこの項目が必要でないのかを判断するのが非常に難しいと思います。結果、必要がなかった項目を入れることになってしまったり、整合性が取れない就業規則になってしまうことが多くあります。もちろん、就業規則を作成する時間と労力も費やすことになりますので、この辺も考えながら専門家に依頼をするのか、自分で作成をするのか検討していただくといいと思います。

就業規則作成の流れ（弊所の場合）

弊所で就業規則を作成する場合、大体３か月～６か月くらい掛けて作成していきます。そんなに時間が掛かるの⁉と思われるかもしれませんが、本気で会社オリジナルの就業規則を作成しようと思うと、そのくらい時間が掛かります。（簡易的に就業規則を作成してくれる事務所さんもありますので、この辺のスタンスは事務所によって様々です）

＜就業規則作成の流れ＞
➀　事前打ち合わせ（料金、スケジュール感のすり合わせ）
➁　現状のヒアリング
➂　経営理念、MVV、会社の在りたい姿を確認
④　原案の作成
⑤　原案のチェック
⑥　原案の修正、確認（２～３回程度）
⑦　労働者から意見聴取（修正依頼があれば修正を加える）
⑧　労働者代表から意見書を受領
⑨　就業規則を労働基準監督署に提出
⑩　就業規則の周知　

弊所の就業規則の特徴は、就業規則の前文に「経営理念」や「ミッション・ビジョン・バリュー」等、会社が大事にしている言葉を載せていることです。就業規則は全社員が見るものでもありますので、全社員が一体となって同じ方向を向いて進めるように、会社が大事にしているメッセージを就業規則を盛り込むようにしています。（強制ではありません）
就業規則の作成をきっかけに、経営理念を新たに作成した会社もありますし、今ある理念を見直し、アップデートされた会社もあります。就業規則を作成していく過程では、労務に関する疑問を解消しながら進めていきますので、自ずと労務知識も身に付いていきます。
就業規則を作成することは、成果物が得られるだけではなく、会社や従業員、その家族のことを考えながら作っていく過程にこそ価値があると考えています。

就業規則は作った後が大事

就業規則を作成して終わりではありません。大事なことは従業員にきちんと周知することです。従業員にしっかり周知をしていかないとせっかく作成した就業規則も意味がなく、絵に描いた餅になってしまいます。
周知の方法は、従業員の休憩場所にいつでも閲覧できるように置いておいたり、全社員がアクセスできる共有サーバーからいつでも閲覧できる状態にしておいたり、新しく社員が入社した時には就業規則を印刷して渡したりといった方法で周知していただければと思います。
そして、就業規則は一度作成して終わりではなく、会社の変化に応じて就業規則も変えていくものです。定期的に就業規則を見直し、実態に合った就業規則に改定していくことも大切です。

まとめ

以上、就業規則の必要性についてお伝えしました。就業規則は会社と従業員双方にとってメリットがあるものですし、作っていく過程にこそ、価値があるものだと思っています。
「作成と届出義務があるからとりあえずつくる」のではなく、就業規則を作成することは、会社をより良くしていく為のいい機会と捉えて取り組むことで、その効果は発揮されると思います。
従業員に安心して、長く働いていてもらえる職場環境をつくっていく為にも、就業規則の整備は必要不可欠なのです。

最後までお読みいただきありがとうございました！

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